leestijd

Zakelijk bellen met Microsoft Teams: dé oplossing voor je receptie of telefooncentrale

Door Fabian de Bruijn

Plotseling moesten we door COVID-19 zoveel mogelijk thuiswerken. Inmiddels hebben we aardig onze draai gevonden. Ook op zolder, aan de keukentafel of zelfs op de bank blijken we best goed ons werk te kunnen doen. We zijn prima bereikbaar via onze laptop en onze smartphone en we chatten, vergaderen en videobellen heel wat af met Microsoft Teams. Maar hoe zit het met de centrale telefonische bereikbaarheid, bijvoorbeeld via je helpdesk, klantenservice of telefooncentrale? Wat veel mensen niet weten, is dat Teams ook daarvoor de ideale oplossing heeft. En dat gaat verder dan gewoon even bellen met Microsoft Teams.

Bereid je voor op structureel remote werken

Thuiswerken werd aan het begin van de coronacrisis vooral gezien als een tijdelijke noodoplossing. Maar het is nog onzeker hoe lang deze situatie nog gaat voortduren. En wat blijkt? Veel organisaties en werknemers hebben inmiddels ook de voordelen van thuiswerken ontdekt. Het kan een positieve impact hebben productiviteit, flexibiliteit en werkplezier en je bespaart op reistijd en reiskosten. Niet zo verwonderlijk dus dat veel Nederlanders ook na de crisis in elk geval gedeeltelijk willen blijven thuiswerken.

Lees ook: 'De volgende stappen na een snelle uitrol van Microsoft Teams'.

Telefonische bereikbaarheid verbeteren is essentieel

Een goede reden om op afstand werken als de nieuwe realiteit te zien en dit zo goed mogelijk te organiseren voor jouw bedrijf. Een professionele telefonische bereikbaarheid van je werknemers is dan ontzettend belangrijk. Maar hoe regel je de calls van je klantenservice, de receptie van je (hoofd)kantoor, een informatielijn of helpdesk? Het klassieke proces van telefoontjes aannemen, doorverbinden en weer teruggeven… Dat hebben de meeste organisaties nog niet goed voor elkaar als het gaat om remote werken.

Wellicht heb je het zelf ook ervaren: als je nu een bedrijf belt op een vast nummer, dan is het lastig om snel en eenvoudig de juiste persoon aan de lijn te krijgen. Als je al iemand aan de lijn krijgt. Doorverbinden gaat moeizaam en dat kost frustratie, tijd en geld. Niet alleen van de beller maar ook van de gebelde organisatie…

Wat kost een gemist telefoontje?

Er worden allerlei tips gedeeld over thuiswerken tijdens corona, maar het slim afhandelen van telefoontjes heeft nog niet de aandacht gekregen die het verdient. Terwijl een goede telefonische bereikbaarheid van je bedrijf van belang is voor alle andere processen in je organisatie. Want wat kost één gemist telefoontje of een ontevreden klant? Welke opdracht, bestelling of samenwerking gaat aan jouw neus voorbij?

Microsoft Teams heeft ook daarvoor de oplossing.

Download nu: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Professionaliseer zakelijk bellen met Microsoft Teams

De afgelopen periode heeft het gebruik van Microsoft Teams een hoge vlucht genomen. De meeste organisaties hebben al een Office 365 licentie van Microsoft en daarmee ook automatisch toegang tot Teams. Dat maakt MS Teams de meest voor de hand liggende thuiswerkoplossing voor online vergaderen, bellen, chatten en documenten delen. Ideaal om contact te onderhouden en samen te werken met collega’s en zakelijke relaties…

Wat veel mensen nog niet weten is dat Microsoft Teams (met een aanvullend abonnement) ook een uitstekende tool is om de telefonische bereikbaarheid van je werknemers professioneel en centraal te regelen. Misschien denk je nu: bellen met Microsoft Teams, dat doen we al. Waarschijnlijk gebruik je de applicatie inderdaad om te bellen met collega’s of andere contacten in Teams. Maar Teams biedt nog veel meer mogelijkheden.

I-Experts - bellen met Microsoft Teams

Hoe werkt bellen met Microsoft Teams?

Via Microsoft Teams kun je een vast kantoornummer koppelen aan de Microsoft-accounts van je medewerkers. Telefoontjes van externen die dit nummer bellen, worden vervolgens doorverbonden met de juiste medewerkers. Ongeacht waar zij op dat moment aan het werk zijn. De beller krijgt dus de service die hij of zij gewend is. En als je met je eigen mobiel via de Microsoft Teams App een extern telefoontje pleegt, dan krijgt de ontvanger dit telefoonnummer van kantoor te zien. Zo is jouw eigen nummer niet zichtbaar voor de persoon die je gaat bellen. Belt diegene je terug? Ook dat verloopt via het zakelijke nummer.

Enkele andere voordelen van bellen met Microsoft Teams:

  • Bij afwezigheid van een medewerker kun je calls automatisch laten doorschakelen naar een andere persoon of afdeling, of naar een (centrale) voicemail.
  • Via aan- of afmelden in Teams kunnen medewerkers hun eigen telefonische bereikbaarheid instellen. En je kunt een belplan instellen, waarbij medewerkers bijvoorbeeld alleen tijdens kantooruren bereikbaar zijn.
  • Ben je via Teams in gesprek of vergadering? Dan wordt de call automatisch doorgeschakeld.
  • Liever calls laten afhandelen via een telefonist(e) - bijvoorbeeld voor doorverbinden, in de wacht zetten en terugnemen? Ook dat kan eenvoudig via Teams.

Microsoft Teams als aanvulling of vervanging van je telefooncentrale

Deze mogelijkheden maken dat MS Teams een uitstekende cloudoplossing is ter vervanging van - of ter aanvulling op - je telefooncentrale. Externe en interne calls worden weer professioneel afgehandeld en je kunt de telefonische bereikbaarheid flink verbeteren. Je hoeft alleen maar de Teams app te downloaden op de devices van je medewerkers, een aanvullend abonnement af te sluiten en alles goed in te richten.

Bij I-Experts gebruiken we deze oplossing ook voor onze eigen organisatie, onder het motto ‘begin bij jezelf’. En als Microsoft Gold Partner regelen we dit natuurlijk ook graag voor jouw bedrijf.

Meer weten over zakelijk bellen met Microsoft Teams? Neem dan contact op met onze collega Ard van Winden op zijn Teams-nummer: 055 799 8204. Hij helpt je graag direct op weg! Of vul ons contactformulier in en dan nemen we contact op met jou.