leestijd

Wat is Microsoft SharePoint?

Door Meindert Jan Waardenburg

Werk je binnen jouw bedrijf of organisatie met Microsoft oplossingen? Dan is de kans groot dat er ook gebruik wordt gemaakt van SharePoint. Wereldwijd gebruiken meer dan 200.000 organisatie en 190 miljoen mensen SharePoint. SharePoint is een platform van Microsoft waarmee je binnen jouw bedrijf of organisatie een website kunt inrichten om optimaal online samen te kunnen werken.

Met aspecten als document management, procesmanagement en innovatieve manieren om online samen te werken, voorziet het organisaties van een totaaloplossing. Het is toegankelijk, flexibel en een betaalbare oplossing.

De schaalgrootte speelt ook een rol in de keuze van veel organisaties voor SharePoint. Door de wereldwijde toepassing is het een krachtig platform waarvoor Microsoft veel inspanning levert om deze continue door te ontwikkelen met innovatieve toepassingen.


Hoe werkt SharePoint?

SharePoint is ingericht op basis van zogenaamde bibliotheken; een onderverdeling binnen het platform. Binnen deze bibliotheken worden documenten en bestanden opgeslagen. Ieder digitaal bestand is geschikt, waarbij ook versiebeheer beschikbaar is. Zeker wanneer meerdere mensen in een team werken in dezelfde bestanden, bewaak je met versiebeheer dat iedereen altijd over het actuele en juiste bestand beschikt.

Informatie uitwisseling met SharePoint gebeurt vaak in de vorm van een SharePoint intranet. Een interne website waarop bestanden, informatie en berichten worden gedeeld. Een centrale plek voor informatievoorziening die gemakkelijk toegankelijk is voor alle medewerkers. SharePoint is daarmee een krachtig en flexibel platform dat verregaand afgestemd kan worden op de wensen van een organisatie. Voordelen van SharePoint Intranet.

Een voorbeeld van hoe je SharePoint op maat kan maken, is het gebruik van metadata voor bestanden. Bekende metadata velden zijn bijvoorbeeld bestandsformaat, auteur, gemaakt door. Of de status van een document (concept, definitief, ed.). Daarnaast kun je op maat eigen metadata velden bepalen. Bijvoorbeeld een metadata veld met een locatie kenmerk, wanneer bestanden enkel relevant zijn voor bepaalde locaties van een organisatie.

Wat kan ik met SharePoint?

De mogelijkheden van SharePoint zijn zeer uitgebreid. De wensen en invulling van de organisatie staan aan de basis van een succesvolle implementatie op maat. De praktijk leert dat het belangrijk is om voor jouw organisatie uitgangspunten te benoemen. Eventueel begeleid door een ervaren SharePoint consultant.

Wat kun je met SharePoint:
  • Documenten en bestanden zijn op één plek te beheren en zichtbaar voor iedereen.
  • Samenwerken in hetzelfde document.
  • Documenten kun je delen binnen, ook buiten je organisatie.
  • Met het Content Management Systeem een website inrichten als Intranet, voor bijvoorbeeld het informeren van medewerkers.
  • Gebruik maken van automatisch versiebeheer.
  • Informatie verzamelen ten behoeve van Business Intelligence.
  • Naadloze integratie met andere Microsoft oplossingen.
  • Meer betrokkenheid bij de organisatie door een snelle en relevante informatievoorziening.
  • Optimale kennisdeling en ontsluiting van informatie binnen de organisatie.
  • Werkprocessen automatiseren met behulp van workflows.
  • Projectsites, afdelingssites en andere samenwerkingssites inrichten.
Dit is een greep uit de mogelijkheden. Lees onze SharePoint usercases voor meer praktijkvoorbeelden.


SharePoint Online Cloud Oplossing

Tegenwoordig wordt SharePoint meestal ingezet in de vorm van een cloudoplossing. Voordat de cloud gemeengoed werd, draaide SharePoint lokaal op een server (on-premises). Dat de cloudoplossing - genaamd SharePoint Online - de voorkeur geniet is niet zo verwonderlijk gezien alle voordelen.

  • SharePoint Online is gemakkelijk toegankelijk voor thuiswerkende gebruikers.
  • Documenten zijn overal toegankelijk.
  • In de cloud beschik je altijd over de meest actuele SharePoint versie.
  • De cloud is redundant opgezet; mocht bij een datacenter / server iets gebeuren, dan is op een andere locatie alle data beschikbaar zonder dat je als gebruiker hier iets van merkt.
  • De beveiliging is altijd up-to-date. Bij on-premises servers moeten updates uitgevoerd worden. Binnen SharePoint online worden deze automatisch uitgerold door Microsoft.
  • Delen van bestanden met mensen buiten de organisatie is mogelijk en eenvoudig.
  • Optimale mobiele toegankelijkheid.
Technisch beheer kan steeds verder worden geautomatiseerd, waardoor er vaak meer aandacht is voor het ontwikkelen van aanvullende functionaliteiten om de business te ondersteunen.

SharePoint Online is geïntegreerd in de Enterprise-edities van Office 365. Zeker binnen grotere organisatie op meerdere locaties, geniet een SharePoint Online implementatie vaak de voorkeur.

Hybride Cloud oplossing

Naast de cloud oplossing en on premises (op locatie) variant, is het ook mogelijk om te kiezen voor een hybride cloud oplossing. Hierbij wordt on-premises gecombineerd met SharePoint Online. Dit kan een overweging zijn wanneer je maximale controle wilt houden over je data. Of wanneer, vanwege de huidige IT infrastructuur, het nog niet mogelijk is om in één keer de transformatie naar de cloud te maken. Bijvoorbeeld wanneer sommige cruciale applicaties nog niet geschikt zijn voor de cloud.

Microsoft Teams en SharePoint

Een deel van het succes van Microsoft Teams is te danken aan het samenwerken in documenten dat wordt gefaciliteerd vanuit SharePoint. SharePoint vormt de basis voor het document- en versiebeheer dat het gemak van Microsoft Teams kenmerkt. Maak je een nieuw Team aan in Microsoft Teams? Dan vertaalt dit zich op de achtergrond door naar SharePoint waar de documenten worden opgeslagen. Deze naadloze integratie tussen Microsoft Teams en SharePoint draagt bij aan het gebruiksgemak dat Microsoft Teams gebruikers ervaren.

SharePoint inrichten

De uitgebreide mogelijkheden van SharePoint geeft sommige organisaties ook de nodige uitdagingen. Hoe richt je nu SharePoint optimaal in op organisatie, afdeling, functie en vestigingsniveau? Wat zijn de behoeften, waar moet je aan denken? Wat zijn best practices? En hoe garandeer je maximale beveiliging?

Vaak zien we dat er vooral focus is op het vullen van SharePoint omgevingen met bestanden en niet op het beheersbaar houden van de informatie door een logische indeling en archivering. En daarnaast na te denken over bewaartermijnen, security en compliance. Wanneer daar niet over wordt nagedacht, dan ontstaat na verloopt van tijd vaan een onoverzichtelijke en niet optimaal werkbare situatie.

Het loont om een ervaren SharePoint consultant in te schakelen. Zij hebben ervaring met allerlei implementatie casussen, kennen SharePoint door en door en zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Ook bij het inzetten van een externe professional, is het zaak om duidelijk te hebben welke doelen je wilt bereiken met de implementatie van SharePoint.

Bedrijfsprocessen optimaliseren

SharePoint is een centraal platform binnen de organisatie. Dit betekent dat er veel data beschikbaar is over processen en het gebruik. Vaak waardevolle management informatie. Zulke informatie is optimaal te benutten met Microsoft PowerApps. De applicatie van Microsoft waarmee je met weinig programmeerkennis apps kunt bouwen om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Repeterende processen kun je met Microsoft Power Automate automatiseren middels het inrichten van workflows.

Gebruikersadoptie

Uiteindelijk bepalen de gebruikers het succes van de implementatie. Worden ze goed in staat gesteld om hun werk optimaal te doen met behulp van SharePoint?

Gebruikersadoptie is een hygiëne factor voor een succesvolle implementatie. Belangrijk daarbij is om te benoemen hoe het voor gebruikers beter wordt. Wat levert het hen op? Minder mail bijvoorbeeld, geen verwarring over de versie van een bestand waar je geacht wordt naar te kijken. En altijd belangrijke en actuele bedrijfsinformatie op de startpagina van het SharePoint intranet.

In de praktijk werkt het ook goed om - na het trainen van de gebruikers - enkele ambassadeurs binnen je organisatie op te leiden. Bijvoorbeeld op je afdeling. Zo kunnen collega’s laagdrempelig om ondersteuning vragen.

Lees over de  9 tips voor een succesvolle gebruikersadoptie voor Microsoft 365.


Apps voor SharePoint

Naast de naadloze integratie met apps uit de Microsoft 365 familie, zoals Word, PowerPoint, Excel, Access, zijn er tal van andere apps toe te voegen aan SharePoint. Deze zijn te vinden in de Microsoft SharePoint Marketplace. Van time tracking oplossingen tot helpdesk functionaliteit. Een breed spectrum aan apps om SharePoint maximaal af te stemmen op de behoeftes van de gebruikers.

Koppelingen en integraties

Dat SharePoint een platform is met schaalgrootte, biedt nog een voordeel. De koppelingen met andere systemen zoals ERP of CRM systemen zijn legio. Denk aan Microsoft Dynamics, SAP, Exact. Daarnaast kunnen eenvoudig koppelingen worden ontwikkeld met behulp van de goed gedocumenteerde integratie laag.

Aanvullende oplossingen van I-Experts

De developers van I-Experts zijn volledig thuis en getraind in de Microsoft 365 oplossingen zoals SharePoint. Vanuit deze kerncompetentie hebben zij drie aanvullingen op SharePoint ontwikkeld die naadloos aansluiten op het platform.

  1. Windows Verkenner is voor veel gebruikers een zeer vertrouwde omgeving. Het bestandsbeheer van SharePoint ziet er dan toch nog net iets anders uit. Met FileExplorer is een schil gemaakt voor SharePoint waardoor de gebruikers in SharePoint gebruik kunnen maken van de bekende Windows Verkenner interface voor bestandsbeheer.

  2. In de praktijk zagen we dat het opslaan van e-mailbijlagen naar SharePoint en het toevoegen van e-mailbijlagen uit SharePoint, niet altijd even optimaal ging. Daar hebben de SharePoint specialisten van I-Experts iets voor ontwikkeld: EasyMail. Deze oplossing maakt het eenvoudiger om e-mailbijlagen op te slaan in SharePoint of vanuit SharePoint toe te voegen als e-mailbijlage.

  3. Ter ondersteuning van de ICT-afdeling hebben wij een digitale assistent ontwikkeld; de ChatBot. Allerlei vragen over de digitale werkplek en Microsoft 365 apps, kan de digitale assistent snel en adequaat beantwoorden. Zo worden werkprocessen minimaal verstoord, is de gebruiker snel geholpen en wordt de ICT afdeling zo min mogelijk belast.

Meer weten? Kom in contact met één van onze SharePoint consultants.