leestijd

Wat is een sociaal intranet? Dit zijn de 8 musthaves!

Door Meindert Jan Waardenburg

Een praatje maken bij de koffiemachine, luisteren en reageren op elkaars verhalen en even samen zitten om te werken aan een document. Heel gewoon tijdens een ‘normale’ werkdag. Maar hoe doe je dat als je thuis, onderweg of bij de klant bent? Intranet is een digitale tool om interacties tot stand te brengen en te stimuleren. Om medewerkers samen te brengen wanneer dat nodig is voor hun werk, ongeacht op welke locatie zij zich bevinden. Maar wat maakt nou een intranet een sociaal intranet? En kan intranet ook asociaal zijn?

Wat is een sociaal intranet?

Intranet is de interne website die medewerkers helpt om hun werkzaamheden uit te voeren en taken gedaan te krijgen. De plek waar je alle relevante kennis en informatie deelt met je collega’s en zelf benodigde documenten kunt vinden. Via intranet blijf je op de hoogte van al het bedrijfsnieuws. En sociaal zijn, is met anderen omgaan: samenwerken, betrokken zijn en relaties opbouwen. Als we dat samenbrengen, wordt intranet een sociaal platform en online ontmoetingspunt voor medewerkers.

Wanneer is een intranet asociaal?

Een intranet is ‘asociaal’ wanneer geen rekening wordt gehouden met anderen. Het intranet wordt in dit geval gebruikt als een nieuwsplatform waar alleen maar eenrichtingscommunicatie plaatsvindt. Zo’n intranet is meestal een zendkanaal van interne communicatie. Het biedt medewerkers geen mogelijkheden om samen te werken aan documenten, zelf berichten te plaatsen, te reageren op anderen, of te personaliseren naar hun behoefte.

Wat zijn de 8 musthaves van een sociaal intranet?

Welke functionaliteiten en eigenschappen maken van een intranet een sociaal intranet? Dit zijn de musthaves:

  1. Iedereen kan een bijdrage leveren aan een sociaal intranet. Bijvoorbeeld in de vorm van documenten, nieuwsberichten, blogs of discussiefora.  
  2. Een sociaal intranet biedt je de mogelijkheid om connecties aan te gaan met diegenen die content maken en delen. 
  3. Je kunt zien van wie de bijdrage is via persoonlijke profielen.
  4. Je bent in staat om privé en openbare (team)sites te creëren, gebaseerd op need-to-know, projecten en inhoud. 
  5. Je kunt zoeken op rol, functie en andere profielvelden. Dit helpt je om sneller collega’s te vinden die je kunnen helpen bij werkzaamheden.
  6. Je kunt samen en tegelijkertijd aan projecten en documenten werken.
  7. Via het sociaal intranet deel je kennis en informatie, draag je actief bij door deel te nemen aan discussies en geef je antwoord op vragen van collega’s. 
  8. Je kunt reageren op interne berichten met comments, likes, mentions en tags. Net zoals bij sociale media.  

Het sociaal intranet als community

Met een intranet kun je veel meer dan alleen documenten beheren en informatie zenden. Een sociaal intranet ‘leeft’ en verbindt je medewerkers dwars door de organisatie heen, buiten de silo’s en hiërarchie om. Een asociaal intranet biedt niet de mogelijkheid tot sociale interacties en er vindt alleen top-down communicatie plaats. Wanneer je je intranet zo sociaal mogelijk inricht, naar behoefte van de gebruikers, dan worden kennisdeling, betrokkenheid en medewerkerstevredenheid gestimuleerd. En de productiviteit van je medewerkers stijgt zelfs met 20% tot 25%. Jouw sociaal intranet wordt uiteindelijk een community, waar zowel de organisatie, je medewerkers als jouw klanten profijt van hebben.

In je intranet business case kun je de intranet doelen, mogelijkheden, kosten en baten en kpi's uitwerken. Zo schrijf je de winnende intranet business case

Een sociaal intranet is een onmisbaar onderdeel van een slimme digitale werkplek. Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons gratis whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek