Wanneer kantoortuinen samenwerken ondermijnen

Gepost door Meindert Jan Waardenburg on 29 - 4 - 2020
Meindert Jan Waardenburg
Volg mij op:

Niet alleen software en online technologie stimuleren samenwerken, ook de inrichting van je kantoor speelt hierin een rol. Sinds de jaren ‘90 zijn kantoortuinen erg populair bij organisaties: een groot open kantoor met flexibele werkplekken. Het is een slimme manier om met kantoorruimte om te gaan en kostenbesparend. Bovendien zou een kantoortuin de productiviteit en onderlinge interactie stimuleren. Toch blijkt uit onderzoek dat een open kantoor juist zorgt voor overlast, stress en ontevredenheid, en dat medewerkers juist minder goed gaan samenwerken. Even googelen op ‘kantoortuin stress’ levert tal van artikelen en nieuwsberichten op over de nadelige effecten van kantoortuinen.   

Het negatieve effect van de kantoortuin op productiviteit

In een kantoortuin werken meerdere medewerkers naast elkaar. Dus de aanname van veel organisaties is, dat gezamenlijk overleg in een kantoortuin gemakkelijker en sneller plaatsvindt. En dus dat mensen effectiever werken. In de praktijk blijkt er wel degelijk interactie te zijn, maar die is lang niet altijd werkgerelateerd. Uit verschillende onderzoeken blijkt bovendien dat kantoortuinen voor veel overlast zorgen. Medewerkers zijn daardoor sneller afgeleid en kunnen zich minder goed concentreren

Uit onderzoek van de Harvard Business School blijkt dat de persoonlijke interactie tussen medewerkers en hun samenwerking juist met 70% afnam in een open kantoor. Door gebrek aan privacy kiezen medewerkers er al snel voor om geen lange of diepgaande gesprekken aan te gaan. Of om telefoongesprekken te voeren. Ook sparren over nieuwe ideeën gebeurt veel minder in een open ruimte.

In een open kantoor zijn bovendien bepaalde gedragsregels ontstaan. Wanneer het lijkt alsof een medewerker hard aan het werk is, dan stoor je hem of haar niet. En wanneer je een collega aanspreekt en iemand anders kijkt je geërgerd aan, dan zul je dat de volgende keer ook wel uit je hoofd laten. Medewerkers willen tenslotte geen andere collega’s storen in hun werkzaamheden.

Dit is de reden dat medewerkers veel vaker hun toevlucht zoeken in elektronische communicatie. In bovenstaand onderzoek van de Harvard Business School werden meer e-mails en chatberichten verstuurd wanneer collega’s bezig of in gesprek waren. De kans is dan groot dat mensen berichten niet direct zien of lezen. Met als mogelijk gevolg dat medewerkers niet verder kunnen met hun werk of zonder overleg beslissingen gaan nemen.

Elektronische communicatiemiddelen zijn natuurlijk bedoeld om het werk te ondersteunen en gemakkelijker te maken. Maar persoonlijk contact is minstens zo belangrijk. Het gaat erom dat je in de juiste situatie het juiste communicatiemiddel kiest. In een open kantoortuin kiezen medewerkers vaker voor e-mail, ook wanneer dat minder effectief is. Door slechte concentratie én de toename in ineffectieve elektronische communicatie zorgt een kantoortuin er dus voor dat medewerkers minder productief zijn.

Stimuleer de gewenste interacties en communicatie

Als je duurzaam samenwerken wilt aanmoedigen, moet je de gewenste interacties stimuleren en minder effectieve communicatie ontmoedigen. Dat betekent dat je inzicht moet hebben in de interactiepatronen van je organisatie en een visie hoe je die wilt veranderen. Door het verzamelen en analyseren van deze data, kun je gaan experimenteren met je kantoorinrichting.

Door inzicht te creëren in interactiepatronen ontdekte een groot softwarebedrijf dat 90% van alle persoonlijke interactie zich voordeed aan het bureau van hun medewerkers. Het initiële plan was om meer gemeenschappelijke ruimten te maken om de samenwerking te bevorderen. Na dit onderzoek realiseerde het bedrijf zich dat dit een negatieve impact zou hebben op hun teaminteractie en het plan was van de baan.

Wat is een alternatief voor kantoortuinen?

Het is misschien niet praktisch om voor iedere medewerker een eigen kantoor in te richten, maar deze inzichten in onderlinge interactie zijn wel heel waardevol. Met de juiste faciliteiten kun je het welzijn van je medewerkers bevorderen, maar ook de samenwerking, productiviteit en kwaliteit.

Je kunt bijvoorbeeld voor elk team een eigen ruimte inrichten, zodat ze daar samen aan hun projecten kunnen werken. Dat kan geconcentreerd en in stilte, maar er kan ook werkoverleg plaatsvinden zonder andere teams te storen. Het team werkt tenslotte met haar projectleden in een eigen kantoor.  Mocht je écht geen alternatief kunnen realiseren voor de kantoortuin, zorg dan in ieder geval voor enkele aparte overlegruimten. Ook noise cancelling koptelefoons kunnen een uitkomst zijn. Zo wordt de rest van de medewerkers in de kantoortuin niet gestoord en blijven zij productief.

Kijk tot slot of het bij jouw organisatie past om medewerkers de gelegenheid te bieden om af en toe elders te werken, bijvoorbeeld vanuit huis. Werknemers stellen deze flexibiliteit vaak op prijs en bovendien kan dit de productiviteit aanzienlijk bevorderen. Dat vraagt dan wel om goede online samenwerkingsmogelijkheden. Bij voorkeur in de vorm van een digitale werkplek, zodat mensen altijd en overal kunnen (samen)werken.

Benieuwd hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’.

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek

Recente berichten

Tips ontvangen over slimmer samenwerken?