leestijd

Van SharePoint naar Microsoft Teams

Door Meindert Jan Waardenburg

Zowel SharePoint als Microsoft Teams maken onderdeel uit van de Microsoft 365 cloud oplossing. Wist je dat een groot deel van de SharePoint functionaliteit te vinden is binnen Microsoft Teams? Zo kun je via Microsoft Teams eenvoudig bestanden delen, bewerken en wijzigingen bijhouden. In Teams Meetings deel je snel dat relevante bestand of voer je samen real time wijzigingen door. Waarbij SharePoint en Microsoft Teams op de ‘achtergrond’ samenwerken.


Waar wordt SharePoint voor gebruikt?

SharePoint wordt binnen bedrijven en organisatie met name ingezet om informatie uit te wisselen, bestanden te delen en werkprocessen te managen. Vaak als intranet en/of document management systeem, waarbij informatie overzichtelijk te groeperen is en er een duidelijke manier (systeem) van werken is bepaald.

Het is als cloud-based-intranet de centrale plek voor werknemers om documenten te delen en te communiceren. Opslaan van bestanden gaat in zogenaamde bibliotheken waar rechten voor toegang voor te bepalen zijn. Zo kun je bijvoorbeeld iedereen binnen de organisatie toegang verlenen tot de beeldbank met foto’s of het huisstijlhandboek. Afdelingsspecifieke informatie kun je enkel beschikbaar maken voor die betreffende collega's.


Waar wordt Microsoft Teams voor gebruikt?

Door de plotselinge en grote toename van thuiswerken, heeft het gebruik van Microsoft Teams een vlucht genomen. Een Teams meeting is een veelgebruikt begrip en collega’s weten elkaar gemakkelijk online te vinden voor overleg en het delen van bestanden.

Microsoft Teams is ontwikkeld vanuit de gedachte om mensen optimaal online te laten communiceren en samenwerken. Zo kun je met elkaar videobellen en vergaderen, afspraken inplannen en chatten (direct met collega’s, externe contacten of in chatgroepen).

Natuurlijk wil je altijd werken in de laatste versie van een bestand. Hoe gemakkelijk is het dan dat je online samenwerkt en altijd over actuele bestanden beschikt. Je kunt zien wat collega’s hebben bewerkt of suggesties doen voor bewerking. Alles vanuit één centrale plek zodat je een zo goed mogelijk overzicht hebt.

Deze benadering voor online samenwerken zorgt ook voor aanzienlijk minder mailverkeer tussen collega’s. Geen bewerkte bestanden meer rondmailen of uitgebreide e-mailconversaties waarin je gemakkelijk het spoor bijster raakt of zaken over het hoofd ziet. Vragen stel je eenvoudig in een één-op-één chat of in de groeps chat. Bestanden bewerk je tegelijkertijd online waarbij je altijd werkt in de actuele versie.

Een communicatieplatform waarin je effectief samen kunt werken op kantoor, onderweg of vanuit huis. Jouw digitale werkplek heb je altijd bij de hand!


Integratie Microsoft Teams & SharePoint

Met Microsoft Teams kun je de voordelen van SharePoint optimaal benutten. Beide maken onderdeel uit van de Microsoft 365 groep van jouw organisatie of bedrijf en zijn geïntegreerd. Voeg je een nieuw team toe in Microsoft Teams? Dan wordt in SharePoint automatisch een groep, kalender, planner en teamsite aangemaakt.

Maak je in Microsoft Teams dus een teamsite aan? Dan is dit feitelijk een SharePoint teamsite die wordt aangemaakt. Bestanden worden daarbij in SharePoint opgeslagen en worden overzichtelijk aan jou gepresenteerd binnen Microsoft Teams.

Met het voordeel dat je met Microsoft Teams vanuit één plek kunt samenwerken, vergaderen, chatten en bestanden kunt bewerken en delen. Waarbij Microsoft Teams in de praktijk als overzichtelijker en gebruiksvriendelijker ervaren wordt.

Teams maakt voor een deel gebruik van de functionaliteit van SharePoint. De veelgestelde vraag “Moet ik kiezen voor SharePoint of Microsoft Teams?” is dan ook niet geheel correct.

Voor efficiënt samenwerken en project en documentbeheer kunt je met Microsoft Teams prima uit de voeten. Niet alle functies die SharePoint biedt, vind je hierin terug. En dat is ook logisch, SharePoint heeft als een ander doel en daarbij behorende functionaliteiten. Voor online samenwerken en efficiënt communiceren, beschik je binnen Microsoft Teams echter over alles wat je nodig hebt.

E-mail bijlagen opslaan in Microsoft Teams en SharePoint

Vanuit de behoefte van eindgebruikers heeft I-Experts een welkome aanvulling op Microsoft Teams en SharePoint gerealiseerd: EasyMail.

Met Easymail kun je eenvoudig meerdere afzonderlijke bijlagen en volledige mailberichten direct opslaan in SharePoint en Microsoft Team. En andersom; bijlagen vanuit deze applicaties kun je eenvoudig toevoegen aan een mailbericht. Zo kun je sneller bestanden vanuit je mail opslaan of via je mail verzenden en voorkomt het vaak tussentijds op je computer opslaan. Sneller, maar dus ook veiliger. 

FileExplorer voor Microsoft Teams en SharePoint

Iedereen kent Windows Verkenner, een vertrouwde manier om bestanden te beheren. De online omgevingen van Microsoft Teams en SharePoint voor het beheren van bestanden is vaak erg wennen voor Windows gebruikers. I-Experts heeft daarvoor een oplossing; FileExplorer.

Met FileExplorer hebben wij een schil gemaakt om de nieuwe online werkomgeving en geeft deze weer als het vertrouwde Windows verkenner.

Jouw digitale werkplek met Microsoft Teams

De digitale werkplek is snel volwassen geworden en is dé toekomst voor efficiënt en flexibel werken. Op kantoor, thuis of onderweg. Microsoft Teams is leidend in het landschap van geïntegreerde online oplossingen voor samenwerken en communiceren.

Maar hoe richt je Microsoft Teams goed in? Voorkom je beginnersfouten en zorg je dat je data en werkplekken veilig zijn? Kies voor een professionele implementatie met het daadkrachtige team consultants van I-Experts.

Als Microsoft Gold Partner kennen wij de oplossingen van Microsoft als geen ander. Zo zorgen wij ervoor dat jouw organisatie of bedrijf de oplossing krijgt die het beste aansluit voor nu én de toekomst. Of het nu Microsoft Teams is, SharePoint of de andere apps uit de Microsoft 365 omgeving.

Wij richten het voor jou in en leiden jouw collega’s op om er optimaal gebruik van te maken. Oftewel een succesvolle gebruikersadoptie. Online samenwerken was nog nooit zo gemakkelijk!