leestijd

Intranet business case deel 2: succes meten met KPI's

Door Meindert Jan Waardenburg

Je bent bezig met het bouwen van je intranet business case. Je weet waar je naartoe wilt met je organisatie, de vereisten van eindgebruikers staan op papier en de kosten en baten zijn berekend. Waarschijnlijk heb je bepaalde bedrijfsprocessen en andere aspecten benoemd waar successen te behalen zijn. Maar wanneer weet je of het nieuwe intranet bijdraagt aan het verbeteren van die factoren? Juist daarom maak je gebruik van intranet KPI’s, zodat je exact weet waar je organisatie staat in het verbeteren van de succesfactoren.   

Wat zijn KPI’s? 

KPI staat voor Key Performance Indicator of Kritieke Prestatie Indicator. KPI’s zijn variabelen die belangrijk zijn voor jouw organisatie en waarmee je bepaalde prestaties meet. Het zijn indicatoren die je helpen om veranderingen te analyseren en meetbaar te maken. KPI’s stel je op volgens het SMART-principe en zijn dus specifiek, meetbaar en realistisch.   

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Waarom zijn intranet KPI’s van belang? 

Het ultieme doel van een intranet is waarde creëren voor je bedrijf en medewerkers. Door bedrijfsprocessen te verbeteren vergroot je medewerkerstevredenheid, stroomlijn je interne communicatie en stimuleer je samenwerkingen. Maar voordat het zover is, moet je deze successen meetbaar maken.  

Door te starten met een nulmeting ben je in staat om resultaten te vergelijken met de situatie vóór het intranetproject. Zo kun je uiteindelijk je Return on Investment (ROI) inzichtelijk maken. Met KPI’s vertaal je dus kansen en succesfactoren naar concrete en meetbare indicatoren. Die helpen je intranet optimaal te benutten en ondersteunen de besluitvorming.  

Hoe meet je KPI’s? 

Om een goed beeld te krijgen van hoe je scoort op je KPI’s, zul je resultaten en inzichten moeten verkrijgen via verschillende methodes. Je kunt kijken naar gebruikersstatistieken, medewerkers een vragenlijst laten invullen, focusgroepen organiseren en intranetgebruikers observeren bij hun dagelijkse werkzaamheden. Door zoekresultaten te monitoren, kun je de informatiebehoefte van je medewerkers bepalen en monitoren of de beschikbare informatie aansluit bij deze behoefte. Zorg in ieder geval dat je informatie verzamelt van een variëteit aan gebruikers in verschillende rollen voor een compleet beeld.  

Voorbeelden intranet KPI’s  

Er zijn tal van voorbeelden van KPI’s voor jouw intranet business case. Niet elke succesfactor en KPI zal even relevant zijn voor jouw organisatie. Focus daarom op een aantal succesfactoren met daarbij een korte, duidelijke lijst met KPI’s. Zo houd je overzicht en maak je van het meten geen project op zich. Hieronder zie je enkele voorbeelden van succesfactoren en meetbare doelstellingen (bijvoorbeeld per kwartaal).  

Succesfactoren 

Intranet KPI’s 

Samenwerken verbeteren 

  • Aantal online projectteams.  
  • Aantal gebruikers die werken aan online documenten 

Kennisdeling stimuleren 

  • Aantal nieuwe gedeelde documenten. 
  • Interactie in de discussiegroepen.   
  • Aantal reacties van andere medewerkers op vragen van collega’s.   

Interne communicatie stroomlijnen 

  • Afname van het aantal e-mails 
  • Bereik van medewerkers buiten kantoor. 

Kosten besparen 

  • Afname van reiskosten. 
  • Afname van inkt- en papierkosten. 

Productiviteit verhogen 

  • Tijdsbesteding aan projecten door teams.   
  • Tijdsbesteding aan het afhandelen van e-mails. 
  • Tijdsbesteding aan het zoeken van informatie. 
  • Monitoren van zoekwoorden. 

Betrokkenheid vergroten 

  • Aantal ideeën voor innovatie. 
  • Hoeveelheid content dat gebruikers zelf maken. 
  • Aantal reacties en likes per nieuwsbericht. 

Gebruik intranet stimuleren  

  • Aantal log-ins op intranet.  
  • Tijdsbesteding per intranetbezoek. 
  • Gebruik van de mobiele intranetapplicatie.  

Adoptie versnellen  

  • Gebruik van de chatbot bij vragen.  
  • Volgen van online lessen over het gebruik van intranet.  
  • Aantal vragen aan de IT-afdeling omtrent intranet. 
  • Gebruik van intranet voor dagelijkse taken. 

Medewerkerstevredenheid  

  • Dit onderzoek je met een vragenlijst. Onderwerpen kunnen zijn: user-interface, content, communicatie, design, zoekfunctie en efficiëntie.  

Conclusie succes meten met intranet KPI’s 

Met KPI’s krijg je inzicht in de ontwikkelingen binnen je organisatie tijdens en na de implementatie van een intranet. Meet je beginpunt, voer verbeteringen door en meet daarna nog eens. Zo krijg je eenvoudig en direct inzicht in hoe je ervoor staat en zet je direct kleine stappen vooruit. Maar onthoud: maak van meten geen doel op zich! KPI’s zijn, net als een intranet, een middel om doelstellingen te behalen. 

Een sociaal intranet is vaak onderdeel van een slimme digitale werkplek. Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek