leestijd

Sociaal intranet op SharePoint: waarom, hoe en wat?

Door Meindert Jan Waardenburg

‘’Een sociaal intranet is een virtueel platform dat voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk is. Het is dynamisch en volledig gericht op interactie. De informatiebehoeften van de gebruiker staan centraal in een social intranet, want ze bepalen zelf welke informatie voor hen nuttig is.’’ 

Waarom een sociaal intranet? En hoe verwezenlijk je een sociaal intranet? En wat is een sociaal intranet als eindproduct? De gouden cirkel van Simon Sinek (Youtube)begint met ‘waarom’? The Big Why. Dat is de missie van een bedrijf. Vervolgens behandelen we het ‘hoe’. Hoe verwezenlijken we onze missie, namelijk sociaal intranet implementeren? En uiteindelijk belanden we aan bij ‘wat’. Wat we doen. Met andere woorden: wat is sociaal intranet op SharePoint als operationeel eindproduct?


Why: Sociaal intranet als verbindende factor

Waarom een sociaal intranet via SharePoint? Organisaties die hun ‘waarom’ prioriteren, goed verwoorden en van daaruit werken onderscheiden zich. Hierdoor zijn ze vaak ook capabel in hun ‘hoe’ en ‘wat’.

Moderne bedrijven hebben daarom tegenwoordig een visie waarin het management niet meer via eenrichtingsverkeer, top-down, informatie zendt. Deze manier van hiërarchisch werken is passé en krijgt steeds minder draagvlak onder werknemers. Er is dan namelijk geen interactie, geen ideeënuitwisseling of zelfs samenwerking mogelijk. Succesvolle bedrijven hebben een visie waarin hun medewerkers verbonden, op de hoogte en trots ideeën delen. Dit draagt bij aan meer werkplezier, dynamiek en een hogere efficiëntie.


Waarom kiezen we voor een sociaal intranet
op SharePoint?

Organisaties willen betrokken medewerkers. Een sociaal intranet op SharePoint bevordert betrokkenheid en onderlinge interactie doordat iedereen nieuws kan aanmaken, delen en kan reageren. Dat brengt ons bij de tweede reden: communicatie. Open communicatie is key binnen organisaties. Een sociaal intranet op SharePoint jaagt aan dat ‘bubbels’ worden doorbroken. Door de open en sociale structuur raken medewerkers eerder naar buiten gericht en blijven afdelingen minder gauw ‘eilandjes’ binnen een organisatie. Beide redenen zorgen ervoor dat medewerkers op een transparante manier met elkaar in contact kunnen komen. Hierdoor wordt informatie meer gedeeld en problemen kunnen gemakkelijker worden gesignaleerd en opgelost.

Betrokkenheid en open communicatie zijn basisvoorwaarden om tot samenwerking te komen. Pas dan kun je echt een team worden. Een sociaal intranet met SharePoint draagt bij aan een betere samenwerking en teamvorming. De inrichting van het sociaal intranet in de vorm van gedeelde ruimtes helpt teamleden om gestructureerd hun dagelijkse taken en projecten op te kunnen pakken.

 

Thuiswerken en de rol van intranet

Nu medewerkers meer thuis zijn gaan werken, is een sociaal intranet nóg relevanter geworden. Waar eerder bij de koffieautomaat nog nieuwtjes met elkaar werden gedeeld, werkt nu (bijna) iedereen vanuit huis. Sociaal intranet zorgt ervoor dat alle belangrijke informatie ook vanuit je eigen huis beschikbaar is. Hierdoor heeft je organisatie een groter bereik gekregen en kunnen medewerkers snel schakelen. En speelt er iets acuuts? Dan helpen de interne chatdiensten, bijvoorbeeld Microsoft Teams, om snel zaken met elkaar af te stemmen.

Externe relaties, ook niet onbelangrijk. Een sociaal intranet op SharePoint is niet enkel de optelsom van de interacties van je medewerkers, ook belangrijke klanten en samenwerkingspartners hebben een belangrijke rol. Zij zijn namelijk ook nauw betrokken bij de werkprocessen van jouw organisatie. Daarom is het belangrijk dat externe relaties ook toegang hebben tot jouw sociale intranet, zodat relaties kunnen verduurzamen.

 

Hoe verwezenlijken we een sociaal intranet op SharePoint?

Het ‘waarom’ is nu duidelijk. Een sociaal intranet op SharePoint bemoedigt: betrokken medewerkers, open communicatie, teamvorming, de mogelijkheid tot effectief thuiswerken en duurzamere externe relaties. Belangrijke redenen die vaak onderdeel van de visie van een succesvolle organisatie zijn. Maar hoe gaan we dit bereiken? Dat is vervolgens de hamvraag natuurlijk. Een visie is leuk, maar zonder duidelijke uitrol van deze visie blijft het bij slechts mooie woorden.

 

Hoe? Het uitrollen van een sociaal intranet op SharePoint

Er zijn 3 cruciale documenten voor de uitrol van een nieuw sociaal intranet op SharePoint. Ten eerste beginnen we bij de roadmap, oftewel de routekaart. Hierin staat omschreven hoe de invoering van het sociale intranet gaat verlopen. Aspecten die daarin naar voren dienen te komen zijn:

  1. Wanneer ga je wat doen in het implementatieproces?
  2. Welke functionaliteiten hebben prioriteit?
  3. Hoe ziet de tijdslijn eruit? Met andere woorden, hierin wordt het wanneer, hoe, wat en welke duidelijk in uiteengezet zodat de visie (het waarom) verwezenlijkt kan worden.

Een zeer belangrijk aspect bij het opstellen van de roadmap is het gegeven dat het team dat het document opstelt, daadwerkelijk uit alle lagen van de organisatie input haalt. Een sociaal intranet op SharePoint is namelijk van iedereen en raakt iedere medewerker, afdeling en proces. Haal daarom de behoeften op van zowel de IT-manager, de CEO als de administratief medewerker. Allen gaan namelijk dagelijks werken met het nieuwe sociale intranet op SharePoint en hebben allemaal belang bij een optimaal ingerichte omgeving. Enkel als eenieder die is aangesloten bij werkprocessen daadwerkelijk zaandachtspunten terugziet in het nieuwe sociaal intranet kan het zijn potentie waarmaken.  

Het tweede cruciale document is het governanceplan. In het governanceplan leg je gedurende de uitrol van het sociaal intranet op SharePoint uit welke besluiten je waarom hebt genomen. Aangezien iedereen input leverde betreffende het nieuwe sociale intranet op SharePoint is het van fundamenteel belang dat het governanceplan goed wordt bijgehouden. Het is immers een dynamisch document. Het resultaat zal zijn dat toekomstige/mogelijke verschillen van inzicht omtrent beheerskaders, rollen en verantwoordelijkheden, gegevensclassificatie en informatiearchitectuur in goede harmonie geslecht zullen worden.

Het derde doorslaggevende document om het sociaal intranet op SharePoint succesvol te implementeren is het adoptieplanHet adoptieplan richt zich op het daadwerkelijk glansrijk invoeren van het sociaal intranet op SharePoint. Dus, al het voorwerk is gedaan en nu moeten de doelen behaald worden. Enkele aspecten en tips omtrent deze laatste fase zullen kort behandeld worden. 

  • De doelen die zijn opgesteld dienen SMART te zijn. Dus niet: kennis delen. Dat is te abstract. Vertaal een doel naar functionaliteit en acties. Zoals, klantvragen dienen via een sociaal intranet op SharePoint doorgezet te worden naar de tweede lijn-medewerkers.’ Zodoende kun je medewerkers concreet instrueren hoe een nieuw werkproces eruitziet en wordt het voor de medewerker tastbaar. 

  • Werk met key performance indicators (KPI’s)). Zo kun je meten of de doelen van het nieuwe sociaal intranet op SharePoint worden behaaldDenk hierbij voornamelijk aan het meten van gebruikersactiviteiten. Een doel heeft vaak meerdere KPI’s. Denk bijvoorbeeld aan het doel: minder tijd kwijt zijn aan informatie zoeken. Dat kun je meten aan de volgende KPI’saantal mailtjes (KPI 1) en aantal telefoontje (KPI 2) over onderwerp X naar andere collega’s, de reactietijd voor het beantwoorden (KPI 3) en het aantal beantwoorde vragen (KPI 4).  

  • Betrek en enthousiasmeer mensen. Dit is zeer context afhankelijk. Sommige afdelingen of profielen zullen echt meegenomen moeten worden in bijvoorbeeld de cultuuromslag van transparantie en naar buiten gericht zijn die een sociaal intranet op SharePoint stimuleert. Denk aan introverte mensen als voorbeeld. Zij kunnen mogelijk wel de functionaliteiten omarmen en toepassen van het nieuwe intranet, maar dienen meer gestimuleerd te worden qua cultuurverandering. Daarvoor zijn ambassadeurs zeer geschikt. Maak enthousiaste, hulpvaardige voortrekkers ambassadeur. Goed voorbeeld doet volgen. 

 

Wat is sociaal intranet op SharePoint?

De visie (waarom) is geprioriteerd en geformuleerd. Vervolgens is die visie uitgerold (hoe) via de roadmap, governanceplan en adoptieplan. Maar wat hebben we uiteindelijk? Het eindproduct, een sociaal intranet op SharePoint, zal nu toegelicht worden.

Wat: het eindproduct.

  • Smoelenboek
  • De newsfeed
  • Gepersonaliseerde startpagina
  • Relevante informatie
  • Liken, #hashtags, @mentions en volgen
  • Activiteitenstroom
  • Een eigen bedrijfs-app van I-Experts
  • Onboarding tool van I-Experts

De eerste sociale functie die eruit springt is het smoelenboek op het sociaal intranet van SharePoint. Met het befaamde smoelenboek beschikt iedereen over een mooi overzicht van zijn/haar collega’s. Het smoelenboek is meer dan enkel wat foto’s. Het geeft ook informatie over medewerkers. Op het profiel van de medewerker kunnen ze bijvoorbeeld hun expertise aangeven. Zodoende wordt het voor anderen gemakkelijker de juiste specialist te vinden.

Dat brengt ons bij de tweede sociale functie van sociaal intranet op SharePoint: de newsfeed per medewerker. Elke medewerker heeft een persoonlijke newsfeed. Ook deze functie doet sterk refereren aan Facebook. En over Facebook gesproken, medewerkers kunnen ook persoonlijke status-updates publiceren op hun profielpagina’s. En wat dacht je van likes? Door persoonlijke nieuwsberichten te ‘liken’ toont men op een sociale manier betrokkenheid.

Een andere optie is dat met behulp van een activiteiten-stroom je breed inzicht kunt krijgen in de activiteiten van alle medewerkers. Alle activiteiten van medewerkers binnen de organisatie kunnen namelijk inzichtelijk worden gemaakt (of worden gefilterd) op basis van onderwerpen die een medewerker volgt. Hierdoor wordt zichtbaar waar je collega’s op dat moment mee bezig zijn.


Tip: ‘’I-experts heeft een eigen sociaal intranet inclusief onboarding tool en een app. Zo haal je het meeste uit het sociaal intranet.’’


Naast veel Facebookovereenkomsten zijn er ook Twitterovereenkomsten. Denk hierbij aan @mentions en #hashtags gebruik in de activiteiten-stroom. Door het gebruik daarvan kunnen medewerkers elkaar snel vinden en betrekken bij elkaars werk. Ook kunnen medewerkers #hashtags volgen en notificaties ontvangen wanneer er nieuwe content gepubliceerd is. Zo kun je op een gepersonaliseerde manier relevante content aanbieden aan je collega’s. Naast het volgen van collega’s is het ook mogelijk onderwerpen en documenten te volgen binnen sociaal intranet van SharePoint.