leestijd

Microsoft beëindigt SharePoint 2010 workflows: wat kun je doen?

Door Meindert Jan Waardenburg

Microsoft heeft onlangs aangekondigd dat SharePoint 2010 workflows per 1 november 2020 niet langer worden ondersteund. Als je in SharePoint Online gebruikmaakt van dit type werkstromen voor geautomatiseerde bedrijfsprocessen, dan zul je dus moeten overstappen naar een alternatief. Wat betekent het besluit van Microsoft en wat kun je het beste doen?

Automatiseren van processen in workflows

Het moderniseren van bedrijfsprocessen is een belangrijke component binnen het Microsoft 365-platform. Door processen zoveel mogelijk te automatiseren in werkstromen, wordt je organisatie namelijk een stuk productiever en bespaar je kosten. Denk bijvoorbeeld aan het goedkeuren van aanvragen van medewerkers, het aanmelden nieuwe medewerkers, geautomatiseerde meldingen bij acties op documenten, et cetera... Power Automate is al geruime tijd de oplossing van Microsoft om dit soort workflows in te richten. Voorheen konden via SharePoint workflows worden aangemaakt.

Workflows in SharePoint 2010 en 2013

In het verleden bood Microsoft binnen SharePoint 2010 de workflow functionaliteit aan in de vorm van de SharePoint 2010 workflow engine. Toen SharePoint 2013 uitkwam, vernieuwde Microsoft ook de workflow engine. Daardoor kon je naast de SharePoint 2010 workflow engine ook die van SharePoint 2013 gebruiken. In latere versies, waaronder SharePoint Online, waren beide versies van de workflow engine beschikbaar. Later kwam daar voor Office 365 Microsoft Flow bij, dat vervolgens werd omgedoopt tot Power Automate.

Support voor SharePoint 2010 workflows stopt

Microsoft heeft nu besloten om alleen nog te investeren in Power Automate als universele oplossing voor het automatiseren van zakelijke processen. Dit is de reden dat de support voor SharePoint-workflows wordt afgebouwd. Dit geldt vooralsnog alleen voor SharePoint Online. Organisaties die ‘on-premise’ op een server werken met SharePoint 2010, kunnen de workflows nog blijven gebruiken tot 2026.

De besluiten op een rij

Concreet heeft Microsoft het volgende gecommuniceerd:

  • Per 1 augustus 2020 zijn in SharePoint Online geen SharePoint 2010 workflow mogelijkheden meer beschikbaar in nieuw aan te maken Office 365-omgevingen.
  • Per 1 november 2020 zullen de SharePoint 2010 workflows in bestaande Office 365-omgevingen niet langer aangemaakt, aangepast of uitgevoerd kunnen worden. Deze workflows stoppen dus met werken.
  • Per november 2020 zullen de SharePoint 2013 workflow mogelijkheden standaard zijn uitgeschakeld in nieuw aan te maken Office 365-omgevingen. Met een PowerShell script zijn deze workflows echter nog wel te activeren.
  • In bestaande Office 365-omgevingen worden SharePoint 2013 workflows nog wel ondersteund, maar er vinden geen software-updates meer plaats (Microsoft komt nog wel met security-patches).
  • SharePoint 2010- en SharePoint 2013-workflows worden ‘on premise’ nog tot 2026 ondersteund op SharePoint 2016 en SharePoint 2019 servers.

Je kunt het bericht van Microsoft onder andere nalezen in hun blogomgeving.

Alternatieven voor SharePoint 2010 workflows

Als je al een tijd werkt met een online SharePoint-oplossing, dan is het heel goed mogelijk dat jouw omgeving SharePoint 2010 workflows bevat. Als dat het geval is, dan kun je twee dingen doen:

  • Overstappen naar Power Automate (aanbevolen keuze)
  • Overstappen naar SharePoint 2013 workflows 

Welke keuze het beste is, hangt af van de processen waarvoor je de werkstromen hebt ingericht en de manier waarop. En van het aantal workflows dat je gebruikt.

Power Automate of SharePoint 2013

Microsoft adviseert SharePoint Online gebruikers over te stappen naar Power Automate. Het voordeel van dit platform is dat het enorm veel mogelijkheden biedt om eenvoudig terugkerende, handmatige teamtaken en processen te automatiseren in intelligente workflows. Van het configureren van waarschuwingen en goedkeuringen, tot het maken van complexe processen met meerdere fasen. Deze geautomatiseerde werkstromen werken bovendien naadloos samen met alle andere Microsoft 365-applicaties.

In principe heeft iedereen met een Microsoft 365-licentie ook toegang tot Power Automate. De licenties rondom Power Automate zijn echter best complex, dus het is mogelijk dat je alsnog bepaalde ‘premium features’ nodig zult hebben. Ook blijkt uit reacties van gebruikers op de aankondiging van Microsoft dat ze bepaalde functionaliteiten missen in Power Automate, zoals het automatisch beheren van rechten. Daarvoor kun je echter terugvallen op Azure Logic Apps.

Maar vooralsnog blijft het dus ook mogelijk om workflows aan te maken in SharePoint 2013. Hoewel de software niet verder wordt ontwikkeld, heeft Microsoft nog geen tijdslimiet gesteld aan de ondersteuning van deze workflows. Deze nieuwere versie van de SharePoint workflow engine kan voorlopig dus nog een alternatief zijn voor je 2010 workflows.

Hoe pak je dat aan?

Voordat je een beslissing neemt, zul je eerst inzicht moeten hebben in het aantal SharePoint 2010 workflows in jouw omgeving. Dat kan gelukkig geautomatiseerd, bijvoorbeeld met de SharePoint modernization scanner van Microsoft. Uiteraard helpen we je hier graag bij. Vervolgens kunnen we dan per workflow de mogelijke alternatieven bekijken in de vorm van een SharePoint 2013 workflow of Power Automate en je hierover adviseren. Natuurlijk letten we daarbij niet alleen op de technische aspecten, maar ook op de impact voor jouw medewerkers. Tot slot kunnen we de bestaande workflows voor je omzetten naar het gekozen alternatief.

Ben je benieuwd naar de alternatieven en hoe wij je kunnen helpen? Neem dan vandaag nog contact op met onze collega Ard van Winden op telefoonnummer +31 55 799 8204‬ of a.van.winden@i-experts.nl. Of vul ons kennismakingsformulier in.

 

Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons gratis whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek