leestijd

Power BI: tips & tricks

Door Meindert Jan Waardenburg

Power BI is een interactieve tool van Microsoft en ontworpen voor het visualiseren van data. Microsoft Power BI heeft daarbij een heleboel features waardoor jouw organisatie slimmer en efficiënter data kan verzamelen, visualiseren, inzichtelijk maken en samenwerken. Al die mogelijkheden zijn naast de kracht van Power BI soms ook een valkuil voor haar gebruikers. En precies om die reden hebben wij van I-Experts, een erkende Microsoft Gold Partner, de 7 belangrijkste tips & tricks opgesteld zodat ook jouw medewerkers Power BI optimaal kunnen gebruiken.

Maar eerst, wat is een Power BI Dashboard?


Een Power BI Dashboard bestaat uit één pagina. Aan de hand van visualisaties wordt een verhaal verteld in dit dashboard. Omdat het slechts één pagina betreft wordt de ontwerper gedwongen enkel de meest relevante punten voor de eindgebruiker weer te geven. Vanuit een Power BI Rapportage wordt het dashboard opgebouwd. De weergegeven visualisaties in het dashboard worden tegels genoemd.

Power BI: keep it simple

 ''als je het niet simpel kunt uitleggen, begrijp je het zelf niet goed genoeg’’ 

Houd je dashboards in Power BI simpel. Simpele dashboard ontwerpen impliceert dat de gebruiker het ook goed kan begrijpen en vervolgens tot actie overgaat. Zaken begrijpelijk vormgeven kan zeer uitdagend zijn. Immers, voordat je relevante informatie op een begrijpelijke manier weergeeft voor jouw gebruikers, dien je eerst zelf zeer scherp te hebben welke data in welke vorm nodig is.

Wanneer je data gaat visualiseren in Power BI dashboards zijn er twee cruciale tips die je helpen het doelmatig en simpel te houden. De eerste is: het dashboard moet begrijpelijk zijn. De eindgebruiker moet in één oogopslag begrijpen waar hij naar kijkt. Alle data, categorieën en visualisaties moeten direct helder en logisch zijn.

De tweede tip die je in het voorhoofd houdt tijdens het ontwerpen van een simpel Power BI dashboard is: het dashboard roept op tot actie. De medewerker begrijpt dus niet alleen wat er staat, maar z’n aandacht wordt door het dashboard gegrepen en hijzelf wordt aangezet tot actie.

Voorbeeld:
Een salesorganisatie geeft een aantal KPI’s weer in het Power BI dashboard. Deze KPI’s zijn er niet alleen maar om het meten zelf, maar om de gebruiker zowel te informeren als aan te sporen tot actie. Zo wordt bijvoorbeeld weergeven in het dashboard hoeveel ondertekende offertes (KPI) zijn geregistreerd deze maand. Dat is informatief voor de salesafdeling, maar kan, mits visueel goed weergegeven, tevens oproepen tot meer actie. Immers, wanneer de afdeling ziet dat de doelstelling achterblijft voelt men zich genoodzaakt om bij te schakelen.

I-Experts heeft de service dashboard in één dag, waarbij erkende experts langskomen om samen met jou een dashboard te ontwerpen die begrijpelijk is en aanzet tot actie. Daarbij zullen ook alle relevante stappen omtrent KPI-vorming en visualisatie van het Power BI dashboard voorbijkomen.

De Layout: focus enkel op belangrijke KPI’s

Wanneer je een dashboard ontwerpt is de volgende spreuk waar: less is more. In dit verband betekent dat jouw medewerkers enkel de belangrijkste KPI’s te zien krijgen. Deze KPI’s worden vervolgens voorzien van context die de huidige stand van zaken omtrent de belangrijkste KPI verklaart.

Voorbeeld:
Een salesorganisatie zit halverwege september pas op 50% van de begrootte jaaromzet die ze moet realiseren. Op het Power BI dashboard wordt dit mooi weergegeven met een ‘toerenteller’. Daarnaast staat een toerenteller met hoe de stand van zaken zou moeten zijn. Daaromheen ziet men vervolgens verklarende indicatoren, zoals de cumulatieve opbouw van de gerealiseerde omzet per product uitgesplitst.

Wat niet moet gebeuren is dat allerlei KPI’s inzichtelijk zijn voor de salesmedewerker die niet tot de kern van zijn werkzaamheden en doelstellingen behoren. Denk hierbij aan dashboards die aantonen dat de binnendienst ook wat heeft verkocht, of dat de afdeling contractbeheer iets vertraagd is in haar verwerkingsproces. Dat leidt alleen maar af.

Tooltips

Tooltips zijn een elegante manier om meer contextuele informatie weer te geven op je dashboard zonder daarbij je dashboard onnodig te vervuilen. Het is dus een mooie optie die aansluit bij de twee voorgaande tips, te weten ‘’keep it simple’’ en ‘’de layout’’. Het biedt namelijk de mogelijkheid om meer informatie en context te verschaffen zonder dat dit afbreuk doet van de kern van het Power BI dashboard.

Tooltips is wellicht de populairste feature van Power BI. I-Experts consultants laten jou graag zien hoe je dit zelf kunt ontwerpen. Na deze uitleg kun je zelf tooltips aanmaken. Het resultaat is dat wanneer je met je muis ‘zweeft’ over een grafiek in een dashboard, dat er complementerende en/of verdiepende informatie wordt vertoond. Je koppelt de tooltip dus aan een visual.

Verschillen verklaren

Verschillen verklaren met Power BI is een zeer waardevolle trick. En daarvoor gaan we terug naar het voorbeeld van de salesorganisatie ter illustratie. Stel je dus voor dat de hoeveelheid getekende offertes (KPI) deze maand achterblijft op prognose. Dan is het zeer fijn dat je Power BI kunt vragen de data te analyseren en de oorzaak aan jou inzichtelijk te maken!

Voorheen moest je namelijk zelf de data induiken en op zoek gaan naar mogelijke verklaringen waarom de verwachte prognoses niet behaald werden. Dat vergde veel tijd, inspanning en expertise. Nu kun je echter vertrouwen op de inzichten van Power BI. En die zijn niet gering. Power BI meet dus niet alleen, maar analyseert en verklaart ook. Op deze manier kunnen managers en medewerkers hun vervolgstappen dus baseren op goed onderbouwde inzichten.

Power BI storytelling

Storytelling, oftewel het vertellen van een verhaal, betekent dat Power BI verder gaat dan het tonen van data. Power BI bouwt een verhaal rond een gegevens-set die betekenis aanbrengt. Storytelling brengt betekenis aan op een krachtige en boeiende manier zodat Power BI de gebruiker als een gids door de data en analyse leidt.

Hoe bereik je dit? Er zijn natuurlijk vele vaardigheden voor nodig binnen Power BI, maar de tip die essentieel is: benadruk de elementen die er echt toe doen. Daarbij is het van belang dat je niet overdrijft in de opmaak van de lay-out. De lay-out mag dus absoluut niet afleiden van het verhaal, maar dient deze te ondersteunen. Met andere woorden: blijf bij je hoofddoel. En je hoofddoel bij storytelling is dat de gebruiker wordt begeleid tijdens de analyse en zo tot de juiste conclusies komt.

Integreer Power BI met Teams

Alle oplossingen van Microsoft integreren naadloos met elkaar. Dat geldt dus ook voor Power BI. Wanneer Power BI wordt geïntegreerd met Teams haal je nog meer uit de beschikbare technologie en data. De voornaamste voorwaarde om dit te realiseren is dat jouw gebruikers een Power BI Pro- of Premium Per User-licentie hebben of het rapport is opgenomen in een Power BI Premium-capaciteit (EM of P SKU) met een Power BI-licentie.

Enkele voordelen van integratie zijn dat je met het tabblad Power BI voor Microsoft Teams interactieve rapporten kunt insluiten in Microsoft Teams-kanalen en -chats. Maar ook kun je gebruik maken van de chatfunctie in Teams wanneer medewerkers rapporten en dashboards in de Power BI-service bekijken.

Wat als?

Ben je benieuwd naar het effect van verschillende scenario’s? Gebruik dan Power BI om de scenario’s uit te werken. Laten we ter illustratie weer teruggaan naar het voorbeeld van de salesorganisatie. Wat zou het met de tegenvallende maandcijfers doen m.b.t. afgesloten offertes wanneer de verkoopprijs daalt met 15%? En wat doet dat met de omzet? En de winst? Dat zijn interessante ‘wat als’ scenario’s!

De I-Experts aanpak

Wij geloven in samenwerking. Daarom willen wij graag samen met jou, als partner, Power BI dusdanig inrichten zodat jouw organisatie ook gemakkelijk data verzamelt, dashboards inricht en rapportages maakt. We ondersteunen je dus graag tijdens de adoptie en toepassing van Power BI.

Daarbij, als Microsoft Gold Partner zijn we altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en kansen. Zo weet je zeker dat je samen met ons het maximale uit Power BI haalt.

Interesse naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op voor een oriënterend gesprek. Mail naar info@i-experts.nl of bel: 0557998170