leestijd

Dit zijn de Microsoft Teams voordelen voor slim en veilig samenwerken

Door Meindert Jan Waardenburg

Microsoft heeft Teams zo’n drie jaar geleden geïntroduceerd als chattool, voornamelijk als alternatief voor apps als Slack. Inmiddels is het uitgegroeid tot een volwaardig onderdeel van Office 365. Sterker nog, Teams is hét platform geworden waar alles samenkomt om je werk te kunnen doen en te communiceren met collega’s en samenwerkingspartners. En daarmee zijn er enorm veel Microsoft Teams voordelen voor samenwerking in je organisatie.  

Teams is onderdeel van de Office 365-suite van Microsoft. Dat betekent dat de applicatie met de meeste licenties direct te gebruiken is. Als jouw organisatie al met Office 365 werkt, dan is het dus een voor de hand liggende stap om ook Teams te gaan gebruiken. In deze blog vertellen we waarom samenwerken in Teams zo’n slimme keuze is.  

De grootste Microsoft Teams voordelen op een rij 

1. Microsoft Teams organiseert de samenwerking 

Microsoft Teams biedt eigenlijk alles om de (digitale) samenwerking in je bedrijf te organiseren - tussen medewerkers maar ook met externe partijen zoals klanten en leveranciers. Of het nu gaat om videobellen, zakelijke telefoontjes afhandelen, vergaderen, berichten uitwisselen of samenwerken in documenten: Teams brengt al deze vormen van communicatie en overleg samen in één overzichtelijk en gebruiksvriendelijk platform. En natuurlijk heeft vrijwel iedereen al de voordelen ontdekt van het op afstand organiseren van online meetings.  

2. Alles wat je nodig hebt voor digitale teams 

Zoals de naam aangeeft, vormt het samenwerken in groepen de kern van de applicatie. Je kunt binnen Microsoft Teams verschillende ‘teams’ aanmaken, bijvoorbeeld voor specifieke projecten of afdelingen. Binnen zo’n virtueel team kunnen interne en externe teamleden chatten, aan documenten werken, informatie delen, bellen en vergaderen - maar ook planningen, taken en gedeelde kalenders aanmaken. Kortom, Teams biedt alles wat je nodig hebt om op afstand samen te werken. Dankzij de vele functionaliteiten, is ieder virtueel team zo in te richten dat het volledig aansluit bij de specifieke behoeften van de betreffende groep collega’s of afdeling. En het mooiste is, dat gebruikers alles direct binnen handbereik hebben.  

>> Ontdek de basisfunctionaliteiten in Microsoft Teams. 

3. Microsoft Teams integreert naadloos met Office 365 

Een groot voordeel is dat binnen Teams alles naadloos samenwerkt met alle andere Microsoft-toepassingen. Teams en medewerkers kunnen naar eigen behoefte Office 365-apps integreren in de Teams-omgeving. Denk aan OneDrive, Planner, Bookings, Lists en PowerApps. Ook zijn er koppelingen mogelijk met applicaties van andere leveranciers. Als je bent ingelogd in Teams, dan hoef je geen aparte wachtwoorden meer in te voeren als je met deze apps wilt werken. Medewerkers hoeven dus niet meer te schakelen tussen allerlei losse programma’s en apps.  

I-Experts - blog - Microsoft Teams nieuwe functies - applicaties vastpinnen

4. Handige features die samenwerken gemakkelijker maken 

Verder heeft Microsoft Teams allerlei handige functies die het samenwerken binnen en buiten je organisatie een stuk eenvoudiger en efficiënter maken. Bijvoorbeeld: 

  • Favoriete apps en kanalen vastpinnen voor een snelle toegang. 
  • Hetzelfde bericht tegelijkertijd posten in verschillende teams en kanalen, dit bespaart een hoop tijd. 
  • Dankzij de integratie met OneNote tijdens de vergadering gelijk notulen maken die je vervolgens opslaat in Teams.  
  • Video-meetings opnemen en later beluisteren. 
  • Tijdens een call direct presentaties, video’s, foto’s en andere bestanden delen vanaf het apparaat waarop je werkt. 
  • Tijdens een vergadering concepten en ideeën op een visuele manier uitwerken met Whiteboard.  

 Dit zijn maar enkele voorbeelden van de slimme features die Microsoft Teams te bieden heeft. Microsoft brengt bovendien vrijwel dagelijks nieuwe functies en updates uit, dus het is de moeite om dit in de gaten te houden.  

I-Experts - blog - Microsoft Teams nieuwe functies - whiteboard

5. Gebruikersgemak in een persoonlijke omgeving 

Gebruikersgemak staat voorop bij Teams. Microsoft luistert heel goed naar de wensen van de community en komt aan de hand daarvan voortdurend met nieuwe updates en verbeteringen. En als jouw organisatie al met andere programma’s van Microsoft werkt, dan zal Teams optimaal aansluiten bij de bestaande digitale werkomgeving. Medewerkers zullen dan snel gewend zijn aan de interface en de intuïtieve werkwijze van Teams. De omgeving van Teams is bovendien volledig aan te passen aan de behoeften en wensen van een team of individuele medewerker. Natuurlijk kunnen beheerders wel restricties stellen aan de toegestane mate van personalisering.  

6. Alles staat online in de cloud 

Evenals de andere Office 365-toepassingen, is Teams volledig beschikbaar in de cloud. Dat biedt je organisatie verschillende voordelen. Je beschikt altijd over de laatste updates, versies van bestanden worden automatisch gesynchroniseerd en IT-beheer is veel eenvoudiger. Medewerkers zijn bovendien niet langer tijd kwijt aan installeren, bijwerken of synchroniseren.  

Omdat de omgeving online beschikbaar is, hebben medewerkers via een inlog altijd en overal toegang tot Teams. Daarbij maakt het niet uit vanaf welk apparaat je inlogt. Teams werkt dus op de traditionele desktop, maar ook op laptop, tablet en mobiel. Hiervoor kunnen medewerkers de speciale Teams app downloaden. Bovendien is Teams beschikbaar voor vrijwel ieder besturingssysteem. 

7. Informatie is centraal verzameld en beschikbaar 

Omdat medewerkers overal toegang hebben tot Teams, werken zij altijd binnen één digitale omgeving. Dat houdt alles overzichtelijk. Bovendien is alle informatie centraal toegankelijk en altijd up-to-date. Enkele voordelen van Microsoft Teams: 

  • De kanalen binnen teams zorgen voor een gestructureerd overzicht van alle communicatie. 
  • Alle informatie binnen teams - chats, kanalen en bestanden - wordt bewaard en er gaat dus geen informatie verloren.  
  • Binnen teams kun je alle typen bestanden bewerken, opslaan, delen en terugvinden.  
  • De koppeling met SharePoint maakt eenvoudig document- en versiebeheer mogelijk.  
  • Via een handige zoekfunctie is alle informatie snel terug te vinden.  

Om een wildgroei aan content te voorkomen, is het wel heel belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt over werken met Teams. Daarnaast is een goede gebruikersadoptie onmisbaar, iets wat nog vaak wordt onderschat!

I-Experts - blog - Microsoft Teams functionaliteiten - website

8. Security en informatiebeveiliging 

Alle Microsoft producten staan bekend om hun uitmuntende veiligheid. Dat is ook het geval bij Microsoft Teams, dat hele goede mogelijkheden biedt op het gebied van gegevensbeveiliging. Klantgegevens en bedrijfsinformatie zijn daarmee altijd en overal maximaal beschermd.  

Office 365 beschikt over geavanceerde technieken die datalekken voorkomen en waarmee je gemakkelijker allerlei compliance-voorschriften kunt naleven. Informatie met financiële gegevens of het woord ‘vertrouwelijk’ erin kun je bijvoorbeeld automatisch beschermen door delen, printen of opslaan te beperken. Het biedt ook uitstekende mogelijkheden voor de preventie van gegevensverlies, gegevensherstel (ook bij een ransomware-aanval) en bewaarbeleid.  

Al deze oplossingen maken het beheer eenvoudiger en overzichtelijker, en ook dat draagt weer bij aan de veiligheid. Let daarbij wel op dat je Teams op de juiste wijze inricht 

Microsoft Teams versus andere aanbieders 

De basisfunctionaliteiten die Microsoft Teams te bieden heeft, zijn natuurlijk niet uniek. Via een tool als Slack kun je bijvoorbeeld prima chatten; en Zoom wordt nog steeds veel gebruikt om te videovergaderen. Kortom, er zijn allerlei alternatieven beschikbaar voor de functies van Teams. Het grote nadeel is dat deze apps niet met elkaar samenwerken; je loopt daarmee het risico dat communicatie en informatie versnipperd raakt. Bovendien betaal je voor allerlei losse licenties. Ook zijn deze apps lang niet allemaal even veilig of gebruiksvriendelijk. Zoom is bijvoorbeeld herhaaldelijk negatief in het nieuws gekomen vanwege problemen met privacy en gegevensbeveiliging. 

Hoe benut je de Microsoft Teams voordelen optimaal? 

Voor bedrijven die al gebruik maken van Office 365, is Teams dus de meest logische, kostenefficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing om digitaal samenwerken te faciliteren. 

Om de vele voordelen maximaal te benutten is het erg belangrijk dat je Teams op een goede manier inricht en implementeert in je organisatie. Je zult keuzes moeten maken in de manier waarop je de app gaat gebruiken en duidelijke afspraken maken over het gebruik ervan. Aspecten als governance, security en gebruikersadoptie zijn daarbij heel belangrijk. 

>> In deze blog vertellen we waar je zoal rekening mee moet houden.  

Meer weten? 

Heb je vragen over het gebruik van Microsoft Teams en hoe je de applicatie het beste kunt uitrollen in je bedrijf? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder op weg!

Microsoft Teams is goed in te zetten als de spil van een digitale werkplek. Om maximaal succes te behalen met zo'n digitale werkplek is een solide basis nodig die aansluit op de strategie van je organisatie. Een fundament waarop je in de toekomst verder kunt bouwen leg je in zeven stappen. In ons gratis whitepaper kun je lezen hoe in je in deze zeven stappen tot een optimale digitale werkplek komt.

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek