leestijd

Met deze 6 functionaliteiten haal je meer voordeel uit Microsoft Teams

Door Fabian de Bruijn

Microsoft Teams is hét online platform om teamwork mogelijk te maken. Het biedt je medewerkers - en eventuele gastgebruikers - een veilige en gebruiksvriendelijke omgeving voor samenwerking en communicatie. Veel organisaties hebben Teams versneld uitgerold vanwege corona, en dan vooral voor videobellen en online vergaderen. Maar de tool kan veel meer dan dat: Teams biedt namelijk alles wat je in een digitale omgeving nodig hebt om je werk te doen en samenwerking te stroomlijnen.

In deze blog zetten we de belangrijkste Microsoft Teams functionaliteiten in Teams voor je op een rij. Met deze  tips haal je nog meer voordeel uit het platform.

Microsoft Teams: een integraal platform voor samenwerking

Het doel van Microsoft Teams is om digitaal teamwork zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te maken. Het faciliteert een moderne, flexibele manier van werken, waarbij medewerkers op iedere locatie en op ieder apparaat kunnen (samen)werken. Teams werkt namelijk op desktops, laptops, tablets en smartphones en op vrijwel iedere besturingssysteem.

Communicatie is natuurlijk heel belangrijk bij teamwork en daarom biedt Microsoft Teams tal van handige functionaliteiten voor (video)bellen, online vergaderen, chatten en bestanden delen. Maar het allergrootste voordeel is dat je alle andere Office 365-tools en tal van third-party-apps kunt integreren. Zo heb je altijd alles binnen handbereik. Continu switchen is niet meer nodig en ook het vinden en delen van informatie gaat een stuk sneller. Dat scheelt niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat iedereen altijd met de laatste versies en updates werkt.

Met Teams heb je overal direct toegang tot:

  • Teamleden en projecten
  • Bellen, chatten en online vergaderen
  • Relevante informatie en activiteiten
  • Documenten en notities
  • Planningen en takenlijsten
  • Alle andere Office 365-tools
  • Een handige zoekfunctionaliteit

Dat maakt Microsoft Teams de kern van je digitale werkplek.

I-Experts - blog - Microsoft Teams voordelen en functionaliteiten

De belangrijkste Microsoft Teams functionaliteiten op een rij

Dus hoe profiteer je van al die handige oplossingen en voordelen die Microsoft Teams te bieden heeft? Hieronder lichten we de belangrijkste Microsoft Teamsfunctionaliteiten kort toe.

1. Teams, kanalen en tabbladen aanmaken

Binnen Microsoft Teams kun je verschillende ‘teams’ aanmaken om in samen te werken. Bijvoorbeeld voor een specifiek project of afdeling. Binnen zo’n virtueel team kun je onder meer chatten, aan documenten werken, content delen, bellen, vergaderen en planningen en taken aanmaken.

In een team kun je verschillende kanalen aanmaken voor specifieke topics. Door binnen een kanaal tabbladen toe te voegen kun je koppelingen maken naar andere Office 365-apps, third-party-oplossingen, specifieke bestanden of sites. Zo heeft je team alle relevante apps en informatie overzichtelijk bij elkaar en kun je er rechtstreeks vanuit Teams mee werken.

Met de standaardinstellingen kan iedereen in je organisatie nieuwe teams, kanalen en tabbladen aanmaken. Let er daarom op dat je binnen je organisatie geen wildgroei aan teams krijgt. Maak duidelijke afspraken over het aanmaken, inrichten en beheren van teams en kanalen en leg deze vast in een governanceplan.

 

2. Chatten en communiceren

De chatfunctie is feitelijk de basis van Microsoft Teams; het platform is oorspronkelijk ontworpen als chattool. Wat Teams bijzonder maakt is dat je meerdere chatkanalen kunt aanmaken per team of project, bijvoorbeeld voor verschillende topics of activiteiten. Dit helpt je om overzicht te bewaren.

Een voordeel van berichten posten en beantwoorden via Teams ten opzichte van mail, is dat alle reacties overzichtelijk bij elkaar staan en niet versnipperd in een mailbox. Gesprekken zijn namelijk voorzien van een thread, zodat alle teamleden ook eerdere berichten kunnen zien. En met de @-mention functie kun je individuele teamleden of je hele team attenderen op een bericht, ze ontvangen dan een notificatie. Via de zoekfunctie kun je berichten bovendien snel terugvinden.

Dit maakt Microsoft Teams veel efficiënter dan losse mails en bijlagen versturen met iedereen in de CC. Dergelijke mails worden vaak veel minder goed gelezen en opgevolgd. Bovendien kan het lastig zijn om mails en reacties op berichten snel terug te vinden, zelfs als je ze organiseert in mappen.

Daarnaast kun je via Teams snel en gemakkelijk bestanden delen door ze toe te voegen in de chat en ze vervolgens rechtstreeks in de chat of via een Teams-meeting te bespreken. Je hoeft geen bestanden meer te delen vanuit verschillende tools en oplossingen en als bijlage te versturen via de mail. Dat bespaart niet alleen tijd, maar je voorkomt ook dat je collega’s belangrijke bijlagen over het hoofd zien.

 

 

3. Online vergaderen

Heb je Microsoft Teams ingevoerd vanwege het thuiswerken? Grote kans dat je dan de vergaderfunctie al veel gebruikt voor online vergaderen. Maar wist je al dat je eigenlijk alles rondom de meeting kunt organiseren in Teams? Dat begint met het inplannen in de Outlook-kalender en het voorbereiden van de agenda en eindigt met het delen van de notulen en het bijhouden van de afgesproken actiepunten.

Je hoeft dus niet langer in aparte mails allerlei bestanden (agenda, notulen, bijlagen...) te versturen of te schakelen tussen verschillende programma’s, zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Ook tijdens het online vergaderen zelf kun je gemakkelijk documenten delen vanaf het apparaat waarop je werkt.

Dankzij de integratie met OneNote maak je tijdens de vergadering gelijk notulen die je vervolgens kunt opslaan in Teams. En via de koppeling met Planner kun je in Teams direct actiepunten aanmaken en beheren.

Voor teamleden die de vergadering hebben gemist, is de opnamefunctie een uitkomst. Zij kunnen de vergadering dan op een later moment beluisteren.

Kortom, de Microsoft Teams functionaliteiten maken vergaderen veel efficiënter en eenvoudiger!

4. Videobellen en zakelijk telefoneren

Via Microsoft Teams kun je ook voor één-op-één-gesprekken gebruik maken van videobellen. Een belafspraak werkt eigenlijk op dezelfde manier als online vergaderen met meerdere mensen.

Naast videobellen is Teams ook heel geschikt voor het afhandelen van zakelijke calls. Denk aan het in de wacht zetten, doorverbinden en weer terugnemen van telefoontjes. Met een aanvullend Microsoft-abonnement voor telefonie kun je op je eigen mobiele apparaat bellen en gebeld worden op een (vast) zakelijk nummer. Dat maakt Teams heel geschikt ter aanvulling of vervanging van je receptie, telefooncentrale of helpdesk.

>> Lees er meer over in deze blog.

I-Experts - blog- bellen met Microsoft Teams - social 1200x628

5. Documenten aanmaken, bewerken en beheren

Een groot pluspunt van Microsoft Teams is de integratie met de andere applicaties van Office 365. Denk aan Word, Excel, PowerPoint, SharePoint en OneDrive. Dat maakt het mogelijk om vanuit Teams documenten aan te maken, te bewerken, te delen en te beheren. Bovendien kun je tegelijkertijd met meerdere mensen aan een document werken. Dat scheelt tijd en vereenvoudigt het versiebeheer. Je hoeft geen verschillende versies meer te versturen via de mail of te wachten totdat iemand anders klaar is met bewerken.

Een ander voordeel is dat je via Teams gelijk kunt chatten over een document en niet hoeft te schakelen tussen verschillende programma’s. Ook hoef je bestanden niet meer apart op te slaan en te uploaden. De met jou gedeelde bestanden vind je terug bij Files / Bestanden, waar je ook verschillende mappen kunt aanmaken om je bestanden te organiseren.

NB: Om documenten te beheren in Teams zul je wel eerst SharePoint en OneDrive actief moeten integreren met Teams.

 

6. Plannen en takenlijsten maken

Samenwerking in een team vraagt doorgaans om het plannen, toewijzen en monitoren van acties en taken. Door de integratie met de Planner-app van Microsoft, biedt Teams ook de ideale oplossing voor taakmanagement.

Concreet houdt dit in dat je binnen een kanaal een of meerdere Planner-tabbladen kunt toevoegen. Met Planner kun je Kanban-borden aanmaken om taken toe te wijzen en de voortgang te bewaken. Het voordeel van de samenwerking met de andere Office 365-tools is dat je ook bestanden, foto’s en koppelingen kunt toevoegen aan taken. Zo heb je alles overzichtelijk bij elkaar. Ook kun je de taken bekijken in een agenda.

I-Experts - blog - Microsoft Teams voordelen en functionaliteiten

De voordelen van Microsoft Teams

Het mag duidelijk zijn dat Microsoft Teams communiceren en samenwerken binnen organisaties en met externen veel gemakkelijker en efficiënter maakt.

Forrester Consulting heeft in 2019 een onderzoek gepubliceerd naar de economische impact van het gebruik van Microsoft Teams. Daaruit blijkt dat een organisatiebrede implementatie van Microsoft Teams resulteert in de volgende voordelen:

  • Lagere kosten voor samenwerken door verbeterde informatiedeling en efficiënter vergaderen.
  • Snellere besluitvorming doordat alle informatie centraal op één plek staat opgeslagen.
  • Verhoging van de medewerkerstevredenheid met als resultaat minder verloop.

Kortom, allemaal goede redenen om gebruik te gaan maken van alle slimme functionaliteiten die Microsoft Teams te bieden heeft!

>> Lees meer over de voordelen van Microsoft Teams voor samenwerken.

Microsoft Teams tips: meer informatie

Wil je meer informatie en concrete tips over het gebruik van Teams? Microsoft heeft allerlei handige handleidingen, tutorials en blogs die je verder op weg helpen:

Wil je meer weten over hoe je Teams goed kunt uitrollen in je organisatie? Lees dan ook onze blog over vervolgstappen bij de implementatie van Teams.

Als Microsoft Gold Partner adviseren we je graag over de mogelijkheden van Microsoft Teams voor jouw organisatie. Benieuwd hoe wij je kunnen helpen? Neem dan vandaag nog contact met ons op.

Download het gratis whitepaper

Om maximaal succes te behalen met je digitale werkplek is een solide basis nodig die aansluit op de strategie van je organisatie. Zo’n fundament waarop je in de toekomst verder kunt bouwen leg je in zeven stappen. In ons gratis whitepaper kun je lezen hoe in je in deze zeven stappen tot een optimale digitale werkplek komt.

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek