leestijd

Microsoft Teams: voor dé digitale werkplek

Door Meindert Jan Waardenburg

Thuiswerken heeft een enorme groei doorgemaakt. Veel bedrijven en organisaties vertrouwen voor hun digitale werkplekken op Microsoft Teams. Microsoft Teams is een begrip als het gaat om online communiceren, samenwerken en documentbeheer. Wat kun je er zoal mee, wat zijn de voordelen en hoe zet je het optimaal in? Lees erover in dit blog.

Ontwikkeling van Microsoft Teams

Het platform is geïnspireerd op de samenwerkingsmogelijkheden vanuit Skype. De applicatie begon als een alternatief voor overleg via e-mail maar voegde hier al snel een online chatdienst aan toe. Sinds de lancering is Teams het snelst groeiende platform van Microsoft geworden.

Microsoft Teams maakt onderdeel uit van Microsoft 365. Ook zonder deze licentie kun je gebruik maken van de basisfuncties van Teams. Het enige wat je dan nodig hebt is een Microsoft-account. Deze mogelijkheid zie je in bedrijfssituaties vrij weinig, omdat juist de uitgebreide mogelijkheden van Teams gemak en efficiëntie opleveren.


Voordelen van Microsoft Teams

Wat zijn concreet de voordelen van Teams en waarom zou je voor deze Microsoft applicatie kiezen? Het voornaamste voordeel is de veelzijdigheid van het platform. Ten opzichte van mogelijke concurrenten heeft Microsoft Teams vele malen meer functionaliteiten dan bijvoorbeeld alleen video vergaderen of chats. Het is een integrale benadering voor samenwerken en communiceren waarbij verschillende vormen van communicatie en samenwerken op één plek te vinden zijn. Meer over de voordelen voor slim en veilig samenwerken in Microsoft Teams

Efficiënter communiceren en samenwerken

Efficiëntie is een belangrijk thema bij veel bedrijven en organisaties. Microsoft speelt daar slim op in door in 2017 Microsoft Teams te lanceren. Deze applicatie sluit slim aan op de rest van het Office 365 pakket. Deze uitbreiding maakt het mogelijk om online te communiceren, samen te werken en te vergaderen. Voorheen werd er voornamelijk via e-mail gecommuniceerd wat leidde tot late reacties en in de praktijk een overvloed aan e-mails, versies van bestanden, grote bijlages en uitgebreide conversaties via e-mail. Een hele taak om dan de juiste en actuele informatie boven tafel te krijgen.

Microsoft Teams bracht hier verandering in. Alleen al door minder te mailen en meer te chatten blijkt in de praktijk dat er zo’n 50% minder mails wordt verstuurd.

Niet alleen de communicatie gaat erop vooruit wanneer Teams wordt geïmplementeerd. Ook de samenwerking gaat een heel stuk vlotter. Door naadloze integratie met andere Microsoft applicaties zoals Word, PowerPoint, Excel, OneNote worden de functionaliteiten van Teams optimaal benut.

Je hebt niet meer te maken met verschillende versies van bestanden. Teamleden kunnen in hetzelfde bestand werken, wijzigingen aanbrengen en deze accepteren.

Ook extern eenvoudig samenwerken

Microsoft Teams is goed beveiligd tegen oneigenlijk gebruik buiten de organisatie. Maar dat betekent niet dat extern samenwerken uitgesloten is. Mensen buiten de organisatie kun je uitnodigen in je Team om te communiceren en bestanden te delen. Zo kun je ook met personen buiten jouw organisatie efficiënt binnen projecten samenwerken.

Verder is het naast video calls met externe partijen ook mogelijk om Teams in te zetten als applicatie voor zakelijk bellen. Met een aanvullend abonnement kan de applicatie worden ingezet als telefonie oplossing voor individuele medewerkers, afdelingen, klantenservice of helpdesk. Met directe nummers zijn medewerkers snel te contacten en kunnen zij vanuit iedere locatie vanaf uiteenlopende devices bellen en gebeld worden.

Slagvaardige organisatie

Gebleken is dat Microsoft Teams bijdraagt aan snellere besluitvorming binnen organisaties. Hoe? Het blijkt dat mensen beter op de hoogte zijn van wat er binnen de organisatie en in projecten gaande is.

Dit komt door de actuele en overzichtelijke informatie, minder versies van bestanden die worden rondgemaild (minder overkill aan informatie) en een betere interactie en samenwerking. Alle relevante informatie wordt binnen een Team gedeeld, je hebt alle informatie voor een project of onderwerp op één plek. Daarnaast heb je op kantoor, thuis of onderweg altijd toegang tot dezelfde (actuele) informatie.

Directe, effectieve communicatie, snellere besluitvorming en meer overzicht. Zelfs komt naar voren dat de inzet van het Microsoft Teams platform een positieve bijdrage heeft op de medewerkerstevredenheid.

Wat kan Microsoft Teams?

Wat kun je zoal met Microsoft Teams? Een ding is duidelijk. Microsoft Teams biedt een uitgebreid pallet aan functionaliteiten die jouw digitale werkplek overzichtelijk, efficiënt, maar bovenal dynamisch maken.

Teams is meer dan alleen een communicatiemiddel voor organisaties. Natuurlijk zijn chatten en videobellen één van de belangrijkste functionaliteiten van het platform. Voor elk onderwerp of project kun je een Teams / chatkanaal aanmaken. Zo houd je projecten of onderwerpen van elkaar gescheiden, is informatie geclusterd en bewaar je het overzicht. De bijbehorende bestanden zijn binnen het Team te vinden, te delen en samen te bewerken. Deze bestanden staan feitelijk in een SharePoint omgeving, en zijn volledig te ontsluiten binnen Microsoft Teams.

De belangrijkste functies van Microsoft Teams

Nieuwe functies

De schaalgrootte van het platform draagt eraan bij dat innovaties en verbeteringen continu en snel worden doorgevoerd. Feedback vanuit gebruikers en vraag vanuit de markt vormen belangrijke input voor doorontwikkeling.

Zo is de capaciteit voor online vergaderen tijdens de Corona lockdowns verhoogd naar 300 personen en zijn er zogenaamde break-out rooms toegevoegd. Dit laatste geeft mogelijkheid tot het opsplitsen in kleinere groepen. Wat bijvoorbeeld handig is in het onderwijs wanneer er groepsopdrachten gedaan moeten worden.

Met de nieuwe together-modus worden alle deelnemers uit de vergadering visueel bij elkaar in één ruimte geplaatst. Net alsof je met z’n allen aan de vergadertafel zit.

Ook staan er weer nieuwe features in de startblokken. Zo wordt er een weergave toegevoegd waarin contacten, belgeschiedenis en voicemail gezamenlijk worden weergegeven.

De nieuwste features van Teams

Integratie met andere applicaties

De integratie met het Microsoft 365 platform maakt de beschikbare functionaliteit al zeer uitgebreid. Denk aan de naadloze integratie met SharePoint waardoor bestanden (opgeslagen in SharePoint) binnen Microsoft Teams bewerkt en gedeeld kunnen worden.

Daarnaast kan Microsoft Teams ook geïntegreerd worden met applicaties buiten het Microsoft 365 ecosysteem. Dit doe je door apps te installeren vanuit de Teams Store. Trello of integraties met CRM systemen zijn veelgebruikt binnen Microsoft Teams. Op deze manier kan een Team volledig op maat worden ingericht naar eigen behoefte en inzicht.

Je kunt Tabs, Connectors en bots koppelingen toevoegen aan jouw team.

  • Tabs zijn apps die in een eigen tabblad op Teams worden weergegeven. De app hoeft dan niet apart geopend te worden.
  • Connectors leggen een link tussen de externe app en Teams. De app kan meldingen in de vorm van chatberichten rechtstreeks in een kanaal sturen.
  • Bots zijn een aparte categorie en moet je zien als een stukje Artificial Intelligence die jouw team assisteert met bepaalde taken. Via de chat kun je de bot vragen stellen en opdrachten geven.


Geslaagde gebruikersadoptie van Microsoft Teams

Hoe gebruiksvriendelijk Microsoft Teams ook is, een succesvolle uitrol van het platform binnen organisaties, scholen en bedrijven staat of valt met een goede gebruikersadoptie.

Niet iedereen maakt zich wisselingen in de digitale werkplek snel eigen. Daarom is een goed plan voor uitrol in de praktijk de basis voor een succesvolle transitie.

Goed om rekening mee te houden:

  • Wat zijn de veranderingen voor gebruikers?
  • Welke eventuele trainingen hebben medewerkers nodig?
  • Wat zijn de voordelen die de gebruikers gaan ervaren?
  • Hoe zorg je voor draagvlak?
  • Waar kunnen mensen terecht bij vragen?
  • Hoeveel tijd gaat het proces vergen?
  • Welke functionaliteiten zijn nodig?
  • Hoe kan Microsoft Teams optimaal afgestemd worden op de behoefte van de gebruiker?
  • Welke vernieuwing is er mogelijk waarmee eventuele latente behoeftes worden vervuld?

Het is zaak het platform op zo’n manier in te richten dat het optimaal afgestemd is op de behoefte van de organisatie. Dit houdt in het kiezen van functionaliteiten, indelen van het platform maar ook afspraken over het gebruik van Teams binnen de organisatie. Verder is integratie met andere Microsoft applicaties een aandachtspunt om maximaal voordeel te behalen.

Lees ook over de volgende stappen na een snelle invoering.

Ga je voor een succesvolle totaalaanpak? Met een duidelijk plan en op basis van ervaring? Onze specialisten maken de uitrol binnen jouw organisatie overzichtelijk en succesvol. Contact één van onze specialisten.