leestijd

Microsoft Teams: wat zijn de volgende stappen na een snelle invoering?

Door Fabian de Bruijn

Door COVID-19 is het gebruik van Microsoft Teams explosief gegroeid. Organisaties hebben Teams in sneltreinvaart geïmplementeerd om het thuiswerken te vergemakkelijken. Hartstikke mooi natuurlijk. Maar zo’n versnelde invoering brengt ook risico’s met zich mee. Governance, beveiliging/ security en gebruikersadoptie leken ineens een stuk minder urgent; en is er nauwelijks nagedacht over het gebruik op de lange termijn. In deze blog vertellen we op basis van best practices hoe je Teams op een veilige en toekomstbestendige manier kunt uitrollen.

De risico’s van versnelde invoering van Teams

Opeens moesten we zo veel mogelijk thuiswerken en daardoor is het nut van een online samenwerkings- en communicatieplatform als Teams in één klap duidelijk geworden. Voorheen was het concept van de moderne, digitale werkplek voor velen nog een abstract begrip. Nu, enkele maanden later, weten we haast niet beter en werken we op afstand zo goed mogelijk samen. Ieder op zijn of haar eigen desktop, laptop, smartphone of tablet. Aan de keukentafel, op de bank of onderweg. Beeldbellen, chatten en virtueel samenwerken is inmiddels heel gewoon geworden.

Om de continuïteit van het werk te borgen en de productiviteit van medewerkers op peil te houden, hebben werkgevers binnen enkele dagen Microsoft Teams en andere digitale oplossingen geïntroduceerd. Implementaties waar normaal gesproken allerlei afwegingen, kosten- en batenanalyses en gedegen plannen aan voorafgaan…

Het is natuurlijk prachtig dat deze digitale middelen direct beschikbaar waren, maar zo’n snelle invoering heeft ook een keerzijde: er is niet of nauwelijks nagedacht over de inrichting en er zijn geen duidelijke spelregels opgesteld. Belangrijke zaken als governance, beveiliging en gebruikersadoptie stonden vrijwel niet op de agenda. Maar nu het stof is neergedaald en flexibel en remote werken het nieuwe normaal lijkt te worden, is het tijd om het fundament te leggen voor de toekomst.

Maak jouw Microsoft Teams omgeving toekomstproof

Dus hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie klaar is voor deze nieuwe, flexibele en online manier van werken? En dat jouw Microsoft Teams-omgeving toekomstproof is? Nu is het moment om pas op de plaats te maken en na te denken over de noodzakelijke vervolgstappen om Teams goed in te richten. Op een manier die past bij jouw IT-omgeving, bedrijfsbeleid, organisatiedoelen en de behoeften van je medewerkers.

Dat betekent dat je zult moeten nadenken over de volgende zaken:

Bepaal welke functionaliteiten je wilt gaan gebruiken

De kans is groot dat jouw organisatie Microsoft Teams even snel heeft ingericht als noodoplossing om digitaal te communiceren met collega’s, klanten en partners. En dat je de applicatie vooral gebruikt voor chatten, beeldbellen en online meetings. Logisch natuurlijk dat je bij zo’n snelle introductie niet alle functionaliteiten meteen gebruikt; maar Teams heeft veel meer te bieden om het werk gemakkelijker en eenvoudiger te maken. Zonde dus om deze mogelijkheden niet te benutten!

Microsoft heeft Teams ontworpen als de spil van je Office 365-omgeving of digitale werkplek: het is hét samenwerkings- en communicatieplatform waarin alles samenkomt. Met MS Teams hebben individuele werknemers, afdelingen en teams alles wat ze nodig hebben binnen handbereik. Je hoeft niet langer allerlei losse applicaties te openen, want alles is geïntegreerd. Dat geldt niet alleen voor alle andere applicaties van Office 365, maar ook voor een groot aantal third-party-applicaties.

>> Ontdek de voordelen van Microsoft Teams voor slim en veilig samenwerken.

Integratie met Office 365 en andere applicaties

Behalve communiceren, is de meest gebruikte functionaliteit in Teams het delen, beheren en real-time samenwerken in documenten. Een logische vervolgstap is dus om deze bestanden vanaf een netwerkschijf of een on-premise versie van SharePoint te migreren naar Teams of vanuit SharePoint Online te koppelen met Teams. Zo heb je alles online in de cloud en op een centrale plek beschikbaar.

Maar er zijn nog veel meer manieren waarop je Office 365-tools kunt integreren. Via Teams kun je bijvoorbeeld:

  • Rechtstreeks afspraken inplannen in je Outlook-kalender
  • Planningen en takenlijsten maken met Planner
  • Notities van OneNote opnemen
  • Video’s maken en delen met Stream
  • Formulieren aanmaken en integreren met Forms
  • Bedrijfsprocessen automatiseren en toegankelijk maken met Power Apps
  • Resultaten monitoren en rapporteren met Power BI

Mits goed ingericht, kunnen je medewerkers dankzij Teams veel efficiënter en productiever hun werk doen. En daarmee bespaar je dus tijd en kosten.

Download nu: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Welke functionaliteiten ga je gebruiken?

Om als werkgever profijt te hebben van de vele mogelijkheden van Microsoft Teams, is een doordachte strategie, uniforme werkwijze en een goede inrichting essentieel. Daarvoor is het zinvol om eerst in kaart te brengen hoe Teams op dit moment wordt gebruikt. En met welk doel je Teams zou willen gaan inzetten.

Blijf je het vooral gebruiken voor chatten en videobellen en -vergaderen? Of ook om samen in documenten te werken, planningen aan te maken en bestanden te delen met externen? Of misschien zelfs als je nieuwe intranet-platform en als een nieuwe oplossing voor zakelijk telefoneren?

Kortom, denk na over waar in je organisatie behoefte aan is, welke functionaliteiten je daarvoor nodig hebt en hoe je deze het beste kunt inrichten.

Voor medewerkers is het heel erg belangrijk dat ze de technologie tot hun beschikking hebben waarmee ze goed hun werk kunnen doen. Zo blijven ze productief en gemotiveerd. Alles moet gewoon goed en efficiënt werken, zonder allerlei onnodige handelingen, omslachtige bedrijfsprocessen en frustraties. Betrek je medewerkers daarom in een vroeg stadium bij het bepalen van de functionaliteiten en tools die je wilt benutten en de manier waarop.

>> Met deze 6 functionaliteiten haal je meer voordeel uit Microsoft Teams.

Regel je governance voor Microsoft Teams

Met alleen het selecteren van de juiste functionaliteiten ben je er natuurlijk nog niet. Een belangrijk aandachtspunt bij het gebruik van (nieuwe) applicaties is governance: de regels, afspraken, richtlijnen en procedures rondom het gebruik ervan.

Microsoft Teams invoeren zonder duidelijke richtlijnen geeft je medewerkers ‘carte blanche’ om de app naar eigen inzicht te gebruiken. Met de standaardinstellingen heeft iedereen in je organisatie het recht om allerlei teams, kanalen, chats, taken en bestanden aan te maken en te beheren. En dat ook nog eens op verschillende manieren. En het wordt nog ingewikkelder als ook externe gastgebruikers van alles kunnen en mogen doen.

We zien dat bij een spoed-introductie van Teams meestal geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over het gebruik ervan. Daar kom je in het begin misschien nog mee weg; maar naarmate je organisatie het platform vaker en intensiever gebruikt, ga je vroeg of laat tegen problemen aanlopen.

De risico’s bij gebrek aan governance

Het ontbreken van een eenduidige aanpak en duidelijke richtlijnen heeft allerlei nadelige consequenties:

  • Er wordt geëxperimenteerd met de honderden mogelijkheden en apps in Teams en functionaliteiten worden niet goed benut of op verschillende manier toegepast.
  • Medewerkers maken op verschillende manieren teams en kanalen aan, waardoor structuur ontbreekt en een wildgroei aan teams en content ontstaat.
  • Chats zijn niet overzichtelijk omdat er geen threads worden gebruikt, of niet op een consistente manier.
  • Medewerkers maken op verschillende plekken documenten aan: binnen Microsoft Teams chats en kanalen, in OneDrive, in klassieke SharePoint-sites of op een (verouderde) netwerkschijf.
  • Er is onduidelijkheid over rechten, rollen, processen en eigenaarschap: wie mag wat, wie doet wat en met welk doel, en wie is eindverantwoordelijk?
  • Iedereen kan toegang krijgen en informatie delen, inclusief externen. Daardoor neemt het risico op datalekken toe.
  • Informatie wordt niet beheerd, gedeeld en beveiligd conform bedrijfsbeleid en wet- en regelgeving.
  • Bewaartermijnen en archiveringsprocedures worden niet in acht genomen.
  • Door gebrek aan structuur en overzicht is informatie niet gemakkelijk terug te vinden, waardoor dit een tijdrovende klus wordt.

Kortom, er is geen enkele supervisie of controle, grip ontbreekt en medewerkers raken de weg kwijt in de grote hoeveelheid teams, chats, documenten en andere content. Met als uiteindelijk resultaat: teleurgestelde en gefrustreerde gebruikers, verlies van productiviteit en een mislukte toepassing van Teams.

Een goed governancebeleid voorkomt dit soort situaties. Het biedt structuur en duidelijkheid voor je medewerkers én voor je IT-afdeling.

Microsoft Teams en beveiliging / security

Een gebrek aan governance rondom Teams heeft ook grote gevolgen voor de beveiliging van je digitale werkomgeving en je data.

Als je geen grip hebt op het aanmaken van accounts, de manier waarop gebruikers zich aanmelden en hoe bedrijfsinformatie en gegevens zijn beschermd en opgeslagen, dan loop je als organisatie een enorm risico. Je bent dan heel kwetsbaar voor phishing mails, cyberaanvallen, datalekken en compliancy-breaches.

Microsoft heeft security hoog in het vaandel. Alle producten van Microsoft staan bekend om hun uitmuntende gegevensbeveiliging. Dat maakt Teams het veiligste en meest betrouwbare online communicatieplatform in de markt. Dat neemt niet weg dat je zelf verantwoordelijk bent voor de configuratie en beveiliging van je Office 365-omgeving, de manier waarop je een applicatie gebruikt en data opslaat, en de opvolging van gesignaleerde dreigingen. Het is daarom ontzettend belangrijk dat je Teams op de juiste wijze inricht en goede werkafspraken maakt.

Best practices voor een goede beveiliging

Voor een goede beveiliging van Microsoft Teams zul je minimaal aandacht moeten hebben voor de volgende zaken:

  • Hoe ga je om met het aanmaken van een nieuwe gebruikersaccounts?
  • Vanaf welke apparaten hebben gebruikers toegang?
  • Hoe zijn je gebruikersaccounts beveiligd en hoe loggen mensen in?
  • Welke rechten en rollen hebben gebruikers?
  • Wie heeft toegang tot welke informatie (interne en externe gebruikers)?
  • Waar mag informatie worden opgeslagen?
  • Hoe classificeer en beveilig je de content?

Iets wat je zo snel mogelijk goed wilt regelen, is de manier waarop je medewerkers en externe gastgebruikers toegang hebben tot MS Teams en vanaf welke apparaten. Juist in deze tijd liggen hackers op de loer. En iemand die zich ongeautoriseerd toegang verschaft tot jouw Teams-omgeving heeft al snel de beschikking over de mailadressen van al je medewerkers.

Alleen een gebruikersnaam en wachtwoord zijn tegenwoordig niet meer voldoende. Een goede beveiliging van de gebruikersaccounts met een meervoudige verificatie is onmisbaar. Een gebruiker moet dan naast het invoeren van een wachtwoord een tweede stap doorlopen bij het inloggen, zoals het invoeren van een code of een andere vorm van herkenning.

Gebruikersadoptie: vergeet de menselijke factor niet

Met een goede governance en zorgvuldige beveiliging/ security ben je al een heel eind op de goede weg. Maar vergeet ook de menselijke factor niet. Veel zaken zijn weliswaar technisch in te regelen, maar menselijk gedrag blijft belangrijk. Je medewerkers moeten kennis hebben van de afspraken, richtlijnen en processen; en ze dienen zich bewust te zijn van de impact van hun eigen handelen op databeveiliging.

Effectief, productief en veilig samenwerken lukt alleen als je medewerkers op de juiste manier met Teams gaan werken. Dat maakt gebruikersadoptie de derde pijler voor het toekomstbestendig implementeren van Microsoft Teams.

De introductie van nieuwe technologieën en applicaties betekent doorgaans een verandering in werkwijze. En verandering is altijd een leerproces. Zorg dus dat je medewerkers de juiste begeleiding en ondersteuning biedt. Denk aan voorlichting, training, het delen van best practices en begeleiding op de werkvloer. En stel ambassadeurs aan die andere medewerkers kunnen helpen en motiveren.

Kortom, stel zo snel mogelijk een adoptieplan op. Zodat je medewerkers de juiste vaardigheden aanleren, op de hoogte zijn van richtlijnen en procedures en weten welke mogelijkheden er zijn. Zo voorkom je in een later stadium problemen. Het is gemakkelijker om handelingen meteen goed aan te leren, dan verkeerde werkwijzen af te leren!

Lees ook: '9 Tips voor een succesvolle Microsoft Teams gebruikersadoptie'

Maak een plan voor governance, security en adoptie

We realiseren ons dat het veel tijd om energie kost om alles in één keer aan te pakken. Maar het begint met de bewustwording dat een goede inrichting essentieel is om effectief en veilig met Teams te kunnen werken.

Maak daarom een gedegen plan van aanpak op voor de uitrol van nieuwe Teams-functionaliteiten, je beleid rondom governance en security, en de gebruikersadoptie. In een roadmap leg je vervolgens de prioriteiten en planning vast. Zie het als een groeipad om het gebruik van Teams (en je andere Office 365-applicaties) in je organisatie de komende jaren te blijven verbeteren.

Wees je ervan bewust dat zo’n roadmap nooit klaar is. De ontwikkelingen op IT-gebied gaan razendsnel en Microsoft komt voortdurend met nieuwe features en productinnovaties. Bijna dagelijks worden updates uitgevoerd en kom je nieuwe functionaliteiten tegen. Zorg er daarom voor dat iemand in je organisatie deze vernieuwingen volgt en dat de roadmap continu wordt bijgewerkt.

Aan de slag met de implementatie van Microsoft Teams

Met deze tips kun je zelf aan de slag met het verder uitrollen van Teams. Kom je tijd tekort om dit zelf goed in te richten, of wil je advies over de benodigde vervolgstappen?

Als Microsoft Gold Partner adviseren we je natuurlijk graag over een goede inrichting en veilige implementatie van Microsoft Teams. Daarnaast bieden we ondersteuning bij het implementeren van Teams. Onze kracht is dat we niet alleen kijken wat er nu mogelijk is, maar ook naar wat jouw organisatie in de nabije toekomst nodig zal hebben.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan vandaag nog contact met ons op.

Download het gratis whitepaper

Om maximaal succes te behalen met je digitale werkplek is een solide basis nodig die aansluit op de strategie van je organisatie. Zo’n fundament waarop je in de toekomst verder kunt bouwen leg je in zeven stappen. In ons gratis whitepaper kun je lezen hoe in je in deze zeven stappen tot een optimale digitale werkplek komt.

 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek