leestijd

Microsoft Power BI: Any data, any day, anywhere

Door Meindert Jan Waardenburg

Business intelligence is het fundament om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren en de organisatie effectiever en efficiënter te laten werken. Geen aannames, maar solide gevisualiseerde data, zorgt voor een datagestuurde bedrijfscultuur. Microsoft Power BI is hiervoor een uitermate geschikte tool om dit te realiseren.


Wat is Microsoft Power BI?

Microsoft Power BI is een interactieve tool van Microsoft waarmee data verzameld, gekoppeld, gerapporteerd en gevisualiseerd kan worden. Microsoft Power BI biedt koppelingen met veelgebruikte zakelijke software, platformen en lokale bestanden. Microsoft Power BI kan deze data importeren, aggregreren, bewerken, visualiseren en integreren binnen de bedrijfsprocessen in je organisatie. Hierdoor presenteer je niet alleen data op één centrale plek, maar voeg je ook waarde toe aan de data door deze te verwerken en te analyseren, waardoor nieuwe inzichten ontstaan.

De data kun je op tal van manieren visualiseren met tabellen, grafieken en diagrammen. Zo realiseer je een helder dashboard waarmee je in één oogopslag een overzicht hebt van je belangrijkste KPI’s. De data-rapporten geven aan iedereen binnen de organisatie inzicht op basis waarvan vervolgens doeltreffend en efficiënt gehandeld kan worden.

Of het nu gaat om inzicht op strategisch, tactisch of operationeel niveau, de rapportages zijn binnen ieder onderdeel van de organisatie in te zetten. Op directie- en managementniveau kan eenvoudig abstract worden gekeken of (tussentijdse) doelen worden behaald. Denk hierbij aan inzicht in de beoogde omzetgroei, daling van ziekteverzuim of toename van klanttevredenheid. Microsoft Power BI biedt daarmee het inzicht waarop tijdig gehandeld kan worden.

De data binnen Microsoft Power BI is dynamisch; oftewel de data uit de gekoppelde bronnen kan automatisch worden ververst. Dit bespaart in de praktijk veel tijd en voorkomt meerdere versies van het rapport, omdat je statische rapportages niet iedere keer opnieuw hoeft te maken. Hierdoor beschik je altijd over de meest actuele cijfers en gebruikt iedereen dezelfde uitgangspunten. Door middel van datum selecties en filters kunnen gebruikers het rapport nog beter afstemmen op de gewenste weergaven. De Microsoft Power BI applicatie maakt het mogelijk om op elk device, waar je ook bent, toegang te krijgen tot actuele en betrouwbare gegevens van jouw bedrijf. Dit alles binnen een eigen beveiligde omgeving.


Breng data uit vele bronnen samen

Power BI is compatibel met veel zakelijke software toepassingen en databronnen. Denk hierbij niet alleen aan Afas, Excel, SaaS applicaties zoals Salesforce, SQL databases, Azure, enzovoort, maar ook aan koppelingen met Google Analytics en LinkedIn.

Met Power BI koppel je het rapport bij het ontwikkelen eenmalig, stel je de data import eenmalig in en presenteer en visualiseer je de data uit meerdere bronnen op één plek in Microsoft Power BI. Voor de gebruikers van het rapport is hierdoor de koppeling al ingesteld en is de data actueel als zij het rapport gaan bekijken.


Data opschonen en transformeren

Het klaarstomen van data voor analyse is vaak een grote klus. Het opschonen, samenstellen en transformeren van de benodigde data gaat soepel met de intuïtieve interface van de Power BI software.

Met een overzichtelijke Query Editor tool kunnen query's worden opgesteld zodat bepaalde informatie kan worden opgehaald. Dit is een efficiënte manier van zoeken of filteren waarmee data verder opgeschoond kan worden. Als alle data gekoppeld is en de datastructuur is opgezet, kun je het automatische verversen van de data instellen.


Rapportages maken met Power BI

Microsoft Power BI biedt zeer geavanceerde mogelijkheden voor rapportages en dashboarding. Op een dashboard staan vaak meerdere rapporten weergegeven in de vorm van tegels. Als je op een tegel klikt, kom je uit op het onderliggende rapport dat gebaseerd is op een gegevensset. Er kunnen talloze visualisaties worden gebruikt voor rapporten. Zo kun je altijd voor een weergave kiezen die het beste de gegevens presenteert. De visuele elementen binnen Microsoft Power BI zijn interactief. Je kunt onder andere filteren op kenmerken of variërende datum ranges gebruiken om zo de gewenste gegevens samenstelling te krijgen.

Er zijn meer dan honderd community-build templates voor rapportages te vinden. Daarnaast zijn er talloze opties voor de vormgeving en het personaliseren van rapporten. Ook thema’s kunnen gemakkelijk aangepast worden aan jouw wensen. Bijvoorbeeld door de huisstijl van jouw organisatie in het rapport te gebruiken. Het visualiseren van data is simpel. Met behulp van pre-built interfaces kunnen visuele elementen eenvoudig worden opgesteld en ingericht.

Door middel van interactieve elementen is de informatie toegankelijker en gemakkelijker te begrijpen voor de ontvanger. Aanvullende functies zoals informatie, help, bookmark en Q&A zijn hier voorbeelden van. Q&A is ook een feature waarmee lezers een vraag kunnen stellen aan jouw rapport. Deze zal vanuit het rapport beantwoord worden met de bijbehorende informatie. Door de AI functie is het mogelijk om deze feature te laten leren. Zo kan je termen en afkortingen toevoegen waarvan je weet dat medewerkers in je organisatie die vaak gebruiken. Zo vinden ze wat ze zoeken en kunnen ze laagdrempelig en snel de data tot zich nemen.

Microsoft Power BI Dashboard inrichten

Binnen Power BI kan naast het bekijken van rapportages een canvas, ook wel dashboard genoemd, ingericht worden met daarin de voor jou belangrijkste gevisualiseerde data uit alle onderliggende rapportages. Dashboards kunnen op zowel lokaal als mobiele apparaten gedeeld én weergegeven worden, zodat medewerkers van jouw organisatie altijd in één oogopslag goed overzicht hebben van actuele data.

De zogenaamde tegels op het dashboard zijn afkomstig uit onderliggende rapporten en gegevenssets. Als data ververst wordt, veranderen de visualisaties op het dashboard ook. Vaak werken meerdere mensen binnen hetzelfde Microsoft Power BI Dashboard. Binnen Microsoft Power BI kun je zien welke dashboards het meeste worden bekeken en wie bedrijfsbreed content bekijkt, deelt of verwijdert.

Datagestuurde bedrijfscultuur met business intelligence

Data bronnen kunnen met Microsoft Power BI met elkaar worden geïntegreerd. Je kunt betrouwbare analyses uitvoeren van geaggregeerde en samengestelde data uit meerdere bronnen. Dit geldt zowel voor lokale als externe data en gestructureerde en ongestructureerde data. Zelfs afbeeldingen kunnen worden omgezet tot inzichten in Microsoft Power BI. Een volledig overzicht van mogelijk databronnen voor Microsoft Power BI vind je hier.

Door gebruik te maken van de Big Data functies binnen Power BI, kun je grote hoeveelheden gestructureerde en ongestructureerde data aan elkaar koppelen. Dit kan op zijn beurt weer getransformeerd en georganiseerd worden met behulp van AI (artificial intelligence) functies en Power Query. Modellen, grafieken en andere visualisaties zijn op deze manier gemakkelijk te maken.

Zo kun je een visueel en interactief rapport opstellen, waarin verschillende inzichten naar wens duidelijk worden gepresenteerd. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld klant sentimenten analyseren. Een voorbeeld is het analyseren van klant sentimenten waarvoor je bronnen zoals social media, review pagina’s en discussieforums kunt gebruiken. Door Power BI wordt het opsporen en classificeren van negatief en positief sentiment makkelijk gemaakt en komen er duidelijke inzichten naar voren.

Excel & Microsoft Power BI

Excel is wereldwijd de meest gebruikte data en analytics tool. Het biedt de basis van data analyse en is gemakkelijk om ad-hoc mee te werken. Power BI verbindt niet alleen met Excel maar is er ook op ingericht om te integreren met de kernfuncties van Excel.

Beide applicaties delen een aantal fundamentele aspecten, hetgeen betekent dat je gemakkelijk data van Excel naar Power BI kan omzetten en vice versa. Zo werken bijvoorbeeld Power Query en Power Pivot in beide applicaties exact hetzelfde, waardoor je moeiteloos kan wisselen tussen de twee programma’s.

Ook heb je voor het gebruik van Power BI geen aanvullende kennis nodig ten aanzien van data analyses. Dit komt door de toegankelijke interface en de intuïtieve tools in Power BI. Data en visuals kunnen direct vanuit Excel geëxporteerd worden, waardoor er in het dashboard een duidelijk overzicht is van alle informatie.

Verwerking van data vereist soms het nodige rekenwerk. Standaardfuncties in Excel kunnen hier natuurlijk voor worden gebruikt. Echter biedt Power BI geavanceerdere mogelijkheden. Deze formuletaal genaamd DAX (Data Analysis Expressions) is een functionele taal. Dit houdt in dat informatie via wiskundige functies wordt verwerkt. DAX maakt het mogelijk om complexere datastructuren te gebruiken en te analyseren. Hierdoor kunnen betere inzichten uit de data herleid worden wat weer zorgt voor verfijndere sturing van de organisatie.

Overzicht in de organisatie met Power BI

Rapporten en dashboards maken data delen binnen organisaties toegankelijker. Door de visualisaties op de dashboards, worden de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten duidelijk gemaakt. Met het onderliggende rapport is het mogelijk om de uitgebreide informatie over de desbetreffende gegevensset snel én gedetailleerder te bekijken.

Vanuit het dashboard en de rapportages kunnen gebruikers geïnformeerd worden over de ontwikkelingen en de stand van zaken. Op welk apparaat dan ook.

Power BI is een tool van Microsoft. Hierdoor zijn de dashboard en rapportages goed te integreren binnen andere applicaties van Microsoft. Rapportages kunnen gepubliceerd worden binnen een eigen intranet of andere applicaties zoals Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams of Dynamics Business Central. Medewerkers kunnen aantekeningen en/of opmerkingen koppelen aan een rapport. Op deze manier kan informatie overal binnen de organisatie toegankelijk gemaakt worden.

Voorspellingen doen op basis van de data uit rapporten is ook een interessante mogelijkheid. Door de beschikbare AI technologie wordt het projecteren en voorspellen van data zelfs automatisch voor je gedaan. Aan de hand van deze voorspellingen kan er snel ingespeeld worden op potentiële kansen of problemen.

Beveiliging van Power BI data

Het is natuurlijk cruciaal dat de data in Power BI goed beveiligd is. Er wordt gebruik gemaakt van end-to-end-databeveiliging. De service-architectuur van Power BI is gebaseerd op twee clusters die zorgen voor verificatie en verbinding met de service. Ook verwerkt het na verificatie alle gebruikersinteracties. Er wordt gebruik gemaakt van Azure Active Directory voor de opslag van gebruikers-id’s. De opslag van gegevens wordt gefaciliteerd door Azure Blob en Azure SQL Database. Aan het gebruikers-id kunnen rechten worden gekoppeld waardoor ook gebruikers de voor hen bestemde informatie kunnen inzien.

Beheerders kunnen monitoren op welke apparaten de inhoud wordt bekeken én of het gedeeld of gedownload wordt. Met Power BI Premium wordt ook het delen van dashboards buiten je organisatie mogelijk gemaakt.

Power BI kan afhankelijk zijn van lokale gegevensbronnen en gegevensbronnen in de cloud. Deze gegevens worden verwerkt in rapporten die worden weergegeven binnen de dashboards. Of deze gedeeld of gedownload kunnen worden, bepaalt in eerste instantie de beheerder binnen de organisatie. Maar ook kan degene die de rapporten heeft gemaakt, bijvoorbeeld instellen dat deze alleen intern gedeeld mogen worden.

Ook persoonlijke apparaten kunnen worden geblokkeerd, aangezien dit een risicovolle situatie kan opleveren met betrekking tot een datalek. Deze instellingen kunnen van tevoren worden ingesteld door de beheerder of security administrator. Zelfs het exporteren van rapporten vanuit Power BI naar bestandsvormen zoals Excel, PowerPoint of PDF kan worden voorkomen.

Security admins kunnen alle activiteit rondom het rapport volgen, dus ook wie er wanneer het rapport probeert in te zien of probeert te downloaden. Ook verdacht gedrag, zoals het delen van rapporten, kan Power BI ontdekken waardoor security breaches kunnen worden voorkomen.

Microsoft Power BI licenties

De kosten van Power BI hangt af van het type licentie en de functionaliteiten die jij voor jouw organisatie wilt gebruiken. Power BI Desktop is een gratis versie waarmee je gegevenssets kunt transformeren naar dashboards en rapporten. De rapportages en dashboards zijn dan voor eigen gebruik gratis.

Zodra je de rapportages wilt gaan delen met andere gebruikers binnen of buiten de organisatie dan kom je uit bij Power BI Pro. Self Service staat hierbij centraal, je betaalt per maand per gebruiker. Deze licentie maakt het mogelijk om met Big Data te werken, dashboards in realtime weer te geven en gegevens automatisch up-to-date te houden. Ook samenwerken met gedeelde gegevens is met deze licentie mogelijk. Daarbij kan de beheerder van de applicatie controleren wie er toegang heeft tot de gegevens en rapporten. En is er inzage of deze bewerkt of gedeeld worden.

Power BI Premium heeft voornamelijk voordelen voor grote ondernemingen doordat het elke gebruiker toestaat om de inhoud van rapporten en dashboards te gebruiken. Hierdoor zijn aparte Power BI pro licenties voor individuele gebruikers niet nodig. De licentie is dan ook niet per gebruiker, maar op basis van de toegewezen reken- en opslagcapaciteit in de cloud.

Verder kan er makkelijk verbinding gemaakt worden met geavanceerde besturingssystemen voor implementatie en beheer zoals Microsoft Azure en het Microsoft 365-beheercentrum. Big data- analytics, cloud- en on-premises rapportages zijn daarnaast ook mogelijk. Tot slot heeft Power BI Premium meer capaciteit en hogere limieten. Zonder impact op de performance.

Rapport licenties
Wil je rapporten wél delen maar daar niet per gebruiker een licentie voor nodig hebben? Met Power BI Embedded en Premium kunnen rapporten gelicenseerd worden. Hiermee toon je rapporten op op basis van door jou ingekochte resources. Zo hoeven niet alle gebruikers van het rapport een licentie te hebben en voorkom je hoge kosten wanneer het rapport met veel mensen wordt gedeeld.

Microsoft Power BI implementeren

We zien in de praktijk dat organisaties graag op weg geholpen worden met Microsoft Power BI. Uitrol binnen de organisatie, training in Power BI en coaching bij het gebruik. I-Experts helpt organisaties bij de succesvolle implementatie van Microsoft Power BI en ondersteunt bij het opzetten van datawarehouses, koppelen van databronnen, instellen van rapportages en consultancy voor kennisontwikkeling binnen de organisatie.

In het bijzonder het goed opzetten van datawarehouses, vergt expertise en een gedegen plan van aanpak. Vertrouw hiervoor op een ervaren en kundig Power BI Consultant voor een goed resultaat.

Neem contact op met onze Microsoft Power BI specialisten voor meer info.