leestijd

Intranet business case deel 1: kansen identificeren en uitwerken naar mogelijkheden

Door Meindert Jan Waardenburg

Intranet is onderdeel van de digitale werkplek, waar medewerkers hun kennis delen, met elkaar discussiëren en samenwerken aan projecten. Er zijn tal van intranet mogelijkheden beschikbaar voor jouw organisatie. Zie jij kansen voor verbetering op het vlak van interne communicatie, samenwerken of kennisdeling? Pak dit op in je intranet business case en bekijk welke functionaliteiten intranet biedt om deze kansen te grijpen.      

Kans 1: interne communicatie stroomlijnen 

Je ziet dat medewerkers overspoeld worden met corporate e-mails over projecten, borrels en bedrijfsnieuws. Zelf lees je de interne nieuwsbrieven nauwelijks, terwijl je weet dat je collega’s van de communicatieafdeling altijd veel werk hebben om de nieuwsbrief te vullen. Daarnaast zijn de e-mails voornamelijk eenrichtingsverkeer en je voelt niet de drive om daarop te reageren.   

Met een intranet heb je één centrale plek waar alle interne communicatie bij elkaar komt. Je kunt naast bedrijfsnieuws ook persoonlijk nieuws als geboorteberichten en verjaardagen met elkaar delen. Eén van de intranet mogelijkheden is dat medewerkers actief kunnen participeren. Reacties op berichten en discussies, meedoen aan polls of een eigen bijdrage schrijven; nodig ze vooral uit om mee te praten en denken.  

Door interne communicatie te stroomlijnen via een sociaal intranet krijgen medewerkers minder e-mails vanuit de organisatie, zorg je voor onderlinge samenhang en betrokkenheid bij je medewerkers. Bovendien stellen ze zelf in of en welke notificaties ze krijgen. Zo voldoet intranet aan ieders informatiebehoefte. 

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Kans 2: samenwerken verbeteren  

Uit onderzoek van het CBS blijkt dat 37% van de werkzame beroepsbevolking (incidenteel) thuiswerkt. Hoogstwaarschijnlijk is dat percentage nu nog hoger. Maar hoe voorkom je dat afdelingen langs elkaar heen werken aan projecten en dat ze de juiste informatie tot hun beschikking hebben? 

Informatie, tools en applicaties zijn gebundeld in een intranet. Daarom is intranet een ideaal platform om samenwerken te faciliteren. Ook als je medewerkers thuis of bij de klant werken. Door digitale discussiefora verminder je onnodige vergaderingen. En op teamsites zijn documenten digitaal beschikbaar, zodat medewerkers altijd met de laatste versie van een document werken.  

Bovenstaande intranet mogelijkheden stellen medewerkers in staat om samen te werken aan taken, documenten en projecten waar en wanneer zij dat willen. Informatie is niet meer versnipperd, waardoor fouten worden voorkomen en kostbare tijd wordt bespaard (tot wel vier uur per week!), omdat iedereen direct met de juiste informatie werkt.   

Kans 3: optimale kennisdeling  

Bijna elke organisatie heeft last van ‘opgesloten kennis’. Waardevolle kennis die is geïsoleerd in de hoofden van medewerkers of in persoonlijke mappen op pc’s. En omdat die kennis niet beschikbaar is, leren we niet van fouten of inzichten van eerdere projecten en niet van elkaar. Daarnaast zijn medewerkers tot wel 25% van hun werktijd kwijt aan het zoeken naar informatie 

Intranet biedt een krachtige zoekfunctie, waardoor documenten, sjablonen, berichten en collega’s gemakkelijk te vinden zijn. Actieve kennisdeling vindt plaats door inzichten en ideeën te delen in discussiegroepen rondom een thema of project. De juiste expertise in je organisatie vind je door profielen van medewerkers te doorzoeken. Zoekresultaten die je graag wilt bewaren, voeg je toe aan je favorieten. Zo creëer je je persoonlijke kennisbibliotheek.  

Er zijn dus genoeg intranet mogelijkheden om de kennis uit de hoofden van je medewerkers te halen en integraal beschikbaar te stellen. Dit bespaart je medewerkers tijd, maar draagt ook bij aan de kwaliteit van projecten en een beter onderbouwde besluitvorming.  

Conclusie  

Intranet biedt waardevolle kansen om de interne communicatie te stroomlijnen, beter samen te werken en kennis optimaal te delen. Bouw je business case op basis van de kansen die voor jouw organisatie van toepassing zijn en werk deze kansen uit naar intranet mogelijkheden 

Een sociaal intranet is vaak onderdeel van een slimme digitale werkplek. Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’.

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek