leestijd

Intranet businesscase deel 3: een kosten- en batenanalyse maken

Door Meindert Jan Waardenburg

Een belangrijk onderdeel van jouw intranet business case is inzicht verkrijgen in de kosten en baten van de oplossing voor je organisatieprobleem. Wanneer een nieuw intranet de beste oplossing is, vereist dat een investering. Uiteraard wenst het management een gedegen inschatting van de opbrengsten en kosten van intranet voor de organisatie, van zowel ‘harde’ (statistische) als ‘zachte’ (menselijke) aspecten. We zetten voor je uiteen welke elementen aan bod komen in een intranet kosten- en batenanalyse.

Scenario’s creëren

De eerste stap in het kiezen van een passende oplossing is het definiëren van scenario’s. Als er geen nieuw intranet komt en de situatie blijft zoals hij is, dan zal dat op korte termijn geen geld kosten. Maar hoe zit het met de productiviteit van medewerkers op de lange termijn? Voldoet de huidige situatie dan nog wel?

Wanneer je kiest voor een intranetoplossing, dan vraagt dat een investering op korte termijn. Maar wat levert een intranet op als je een aantal jaren vooruitkijkt? Met de juiste keuzes zijn de baten mogelijk veel groter dan de intranet kosten. En kies je dan voor een standaardoplossing of maatwerk? Of een combinatie van beide? Genoeg om uit te zoeken dus!

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Eenmalige kosten intranet

De kosten van intranet kun je specificeren in eenmalige en periodieke kosten. Als we kijken naar eenmalige intranet kosten, dan zijn die vooral van toepassing vóór en tijdens de implementatie van het intranet. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor:

  • Advies. Voordat je start met het intranetproject heb je meerdere strategische sessies met je leverancier, zodat de oplossing aansluit bij jouw wensen, eisen en ambities.
  • De ontwikkeling van het intranet of enkele modules ervan, toegespitst op jouw organisatie.
  • Configuratie. Specifiek gericht op de gewenste functionaliteiten.
  • Implementatie en uitrol. Tijdens de implementatie worden functionaliteiten getest en aangepast aan jouw wensen.
  • Gebruikersadoptie- en training. Al tijdens de implementatie zul je medewerkers geleidelijk moeten laten wennen aan het gebruik van het nieuwe intranet.

Periodieke kosten intranet

Periodieke intranet kosten komen regelmatig terug wanneer je als organisatie gebruikmaakt van een intranetoplossing. Deze kosten heb je vooral nadat het intranet operationeel is. Voorbeelden van periodieke kosten zijn:

  • Hosting. Aanschaf van servers is allang niet meer nodig. Tegenwoordig vindt hosting meestal plaats in de cloud. Hier zijn uiteraard wel kosten aan verbonden.
  • Servicelevel agreements (SLA’s). Je sluit een contract af met je leverancier voor een bepaald servicelevel. Dat kan verschillen van incidentbeheer en back-ups maken tot actieve monitoring van het platform.
  • Onderhoud, beheer en doorontwikkeling. Jouw digitale intranetomgeving moet worden onderhouden om de continuïteit te waarborgen. Je kunt dit uitbesteden aan je intranetleverancier of intern beleggen bij je IT-afdeling. Bovendien is het belangrijk om je intranet aan te laten sluiten bij veranderende organisatiebehoeften.
  • Licenties. Per intranetgebruiker schaf je een licentie aan. Licentiekosten hangen af van de functionaliteiten, implementatie (in de cloud of on-premise) en hosting (fysiek of in de cloud). Kies de juiste licenties, dat bespaart je namelijk geld:

Een klant maakte gebruik van Microsoft 365 E3-licenties van €19,70 per gebruiker per maand. Terwijl 80% van de medewerkers volledig online werkt. Deze klant kon dus overstappen naar een andere licentievorm. Deze E1-licentie kost €6,70 per gebruiker per maand. Op 1.000 gebruikers is dat een aanzienlijke besparing van €13.000,00 per maand!

Intranet kosten verschillen per organisatie

Hoe hoog jouw kosten voor een intranet uiteindelijk worden, hangt af van verschillende factoren:

  • Organisatiegrootte. Hoeveel licenties heb je nodig?
  • Doelstellingen van intranet. Is het intranet beschikbaar voor een gedeelte van de organisatie of onderga je een algehele digitale transformatie?
  • Vereiste functionaliteiten. Kies je voor de uitgebreide of basisoplossing?
  • Type intranet. Wil je een standaard- of maatwerkoplossing of een combinatie?
  • Interfaces. Ga je achterliggende IT-systemen koppelen aan intranet?
  • Gebruikersadoptie. Pakken je medewerkers de nieuwe software gemakkelijk op of hebben ze meer training nodig?

Kosten intranet afzetten tegen baten

De hamvraag is natuurlijk: wat levert een nieuw intranet onze organisatie op? Op korte termijn boek je al snel kleine winsten, maar vooral op lange termijn zie je de Return on Investment (ROI). De opbrengsten kun je onderverdelen in ‘harde’ en ‘zachte’ resultaten:

  • ‘Harde’ resultaten. Statistische data geven je informatie over intranetgebruik, kostenbesparing en hulpvragen aan de IT-afdeling.
  • ‘Zachte’ resultaten. Deze resultaten draaien om je medewerkers: medewerkersbetrokkenheid, samenwerken en gebruikersgemak. Hoe beleven zij de intranetoplossing?

In het onderzoek van Forrester naar The Total Economic Impact Of Microsoft Office 365 worden nog meer opbrengsten genoemd van een intranet:

  • De productiviteit van medewerkers neemt toe. Gebruikers van o.a. een intranet besparen tot een kwartier tijd per dag. Nadat medewerkers gewend zijn aan de nieuwe werkwijze kan dit oplopen tot een besparing van één uur per dag.
  • De sociale interactie neemt toe. Medewerkers zetten via intranet community’s op en deze onderlinge binding zorgt voor een prettigere werksfeer en betere prestaties.
  • Bespaar op hardware. Doordat het intranet beschikbaar is in de cloud hoef je geen fysieke servers aan te schaffen en te onderhouden.
  • Bespaar op interne kosten. Omdat je in de cloud werkt, in plaats van on-premise, scheelt je dat tot 40% aan inzet van interne en externe medewerkers.
  • Snellere besluitvorming. Ook besluitvormers worden productiever en zijn in staat om sneller beslissingen te nemen door o.a. het gebruik van een intranet.

Door het opstellen van kpi’s kun je goed de resultaten meten. En een modern intranet biedt heel veel mogelijkheden om data te verzamelen, zodat je een goed inzicht krijgt in het intranetgebruik en de informatiebehoeften van je medewerkers.

Conclusie kosten- en batenanalyse van intranet

Een intranetproject begint met het bouwen van een business case. Het management zal geïnteresseerd zijn in de kosten, opbrengsten en ROI van de oplossing. Veranderen kost nu eenmaal geld. Hoewel je de kosten vooraf goed kunt inschatten, is het lastig om exact de opbrengsten te bepalen van een nieuw intranet. Want digitalisering heeft impact op uiteenlopende onderdelen van je organisatie. Uiteindelijk wil je waarde creëren voor je organisatie, medewerkers en klanten. En je bereikt dat door betere interne communicatie, slimmer samenwerken en kennis te ontsluiten. Een kosten- en batenanalyse helpt je op weg om een goed onderbouwde business case te presenteren.

Een intranet is een onmisbaar onderdeel van een slimme digitale werkplek. Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons gratis whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek