leestijd

Inrichten SharePoint

Door Meindert Jan Waardenburg

Alhoewel SharePoint een zeer gebruiksvriendelijk platform is, behoeft het inrichten van een SharePoint omgeving de nodige aandacht. Maar waar dien je bij het inrichten van een SharePoint omgeving rekening mee te houden? Dit blog voorziet je van de belangrijkste aandachtspunten bij het inrichten van SharePoint. Uiteraard zijn het aandachtspunten, dus geen ‘recept’ voor implementatie. Het implementeren van SharePoint behoeft vaak de begeleiding van experts.

SharePoint inrichten: pre-beginfase

Er zijn twee cruciale onderdelen om als organisatie te belichten voordat je besluit SharePoint in te richten. Aan de start van een implementatieproject is een best pratice om een breed team van gebruikers samen te stellen. Door mensen uit verschillende afdelingen en disciplines bij elkaar te zetten, maak je gebruik van de grote verscheidenheid aan kennis en expertise. Dit team gaat zich oriënteren en een visie ontwikkelen.

Afdelingen zoals ICT en Communicatie mogen bij voorkeur niet ontbreken. SharePoint gaat immers door de gehele organisatie gebruikt worden. Vaak zijn afdelingen zoals HRM, Financiën en Marketing ook onderdeel van het projectteam. En vanzelfsprekend nauw betrokken afdelingen zoals een afdeling ICT. Dit maakt dat het team divers is aan disciplines en heeft daarom een brede blik.

Tip: vorm een stuurgroep stuurgroep met managers vanuit IT, commercie, informatie en eventueel HR en/of Finance 

De tweede factor voordat je kunt beginnen is het opstellen van een businesscase. Een businesscase is een haalbaarheidsonderzoek waarin verschillende zaken onderzocht worden, zoals welke kansen SharePoint biedt, welke doelen en KPI’s de organisatie vereist en uiteraard een kosten- en batenanalyse. Om het management te overtuigen dat investeren in SharePoint noodzakelijk is, kun je met de businesscase bewijslast te presenteren. Oftewel: wat het de organisatie oplevert.

 

Roadmap

In de pre-beginfase is het ‘waarom’ vanuit de visie van de organisatie vastgesteld en getoetst op haalbaarheid. Nu is het zaak de verschillende functionaliteiten, eventuele maatwerk behoeften en algemene behoeften, vast te stellen. Dat gebeurt in de roadmap, ook wel requirement analyse genoemd. Hierbij wordt ook gekeken wanneer de verschillende onderdelen van de Microsoft 365 suite worden geïmplementeerd.

Daarbij vindt prioritering plaats op basis van de behoefte vanuit de organisatie. Zo sluit de implementatie aan bij behoefte van de organisatie en biedt het perspectief. Tevens biedt het een leidraad in de “next steps” waarbij ook in de budgettering rekening kan worden gehouden.

Generieke behoeften vindt men in elke organisatie, zoals een goede zoekfunctie, een duidelijke structuur, gebruikers gemak en toegankelijkheid.

Specifieke behoeften vindt men niet in elke organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de zorgsector. Primaire processen moet goed vast gelegd zijn, hiervoor wordt een kwaliteitsmanagementsysteem ingezet. Met daarin protocollen, richtlijnen en beleid vastgelegd, welke essentieel zijn voor uitvoering van het primaire proces

Ze zijn dus omgevingsgevoelig en vormen een aanvulling op de generieke behoeften. Specifieke behoeften geven dus veel inzicht in de organisatie en dus óók in hoe SharePoint ingericht zal gaan worden. De roadmap behandelt o.a. de tijdslijn van het implementatieproces, dus wanneer je wat gaat doen.

Wanneer de behoeften in kaart zijn gebracht, kunnen deze vertaald worden in doelen. Doelen dienen SMART geformuleerd te zijn. Door deze doelen dus meetbaar te maken, houd je focus en draagt dit bij aan het succes van de implementatie. Denk hierbij aan meer samenwerking in projecten of het realiseren van minder intern e-mailverkeer.

Doelen, oftewel het ‘hoe’, worden gespecificeerd als key performance indices (KPI’s). Deze dienen gemakkelijk opgesteld te zijn. Bijvoorbeeld: binnen 6 maanden moet minimaal 80% van de medewerkers het sociaal intranet dagelijks gebruiken. Deze KPI’s zijn tevens van belang voor een goede adoptie van SharePoint in de organisatie, aangezien men de reden van toepassing en voortgang erin terug vindt.


Tip: zorg ervoor dat je bij het opstellen van doelen en KPI’s een expert laat aansluiten. Het vergt namelijk enige voorkennis van SharePoint.


Governanceplan

In het governanceplan wordt gedurende de uitrol van SharePoint intranet vastgelegd welke besluiten waarom zijn genomen. Het is dus een “levend” document. In het document worden de regels, rollen, verantwoordelijkheden en processen vastgelegd om een organisatie te helpen bij het bewaken en sturen van het gebruik en inrichten van SharePoint. Het is dus een houvast voor de gehele organisatie.

Voor het MT is het governanceplan het uitdragen van beleid. Voor de afdeling IT is het de grensbewaking m.b.t. SharePoint-gebruik. Voor de eindgebruiker is het een overzicht van regels, rollen, processen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Het governanceplan zorgt ervoor dat SharePoint beheersbaar blijft door duidelijkheid en grenzen aan te geven voor iedereen.

Adoptieplan SharePoint

Het adoptieplan voor SharePoint is essentieel om de eindgebruiker succesvol SharePoint intranet te laten gebruiken. Adoptie kan op zeer veel verschillende manieren tot stand gebracht worden, maar blijft in de praktijk maatwerk. Het hangt af van het DNA van de organisatie, demografie, persoonlijkheden en nog vele andere variabelen. Met behulp van trainingen, het aanstellen van ambassadeurs en feedbacksessies wordt de overgang naar SharePoint een vlotte transitie in jouw organisatie.

 

Vereiste techniek in kaart brengen

Door de algemene behoefte en specifieke behoeftes op te halen binnen de organisatie, kan de vereiste techniek in kaart gebracht worden. Bij specifieke behoeftes kun je denken aan speciale informatiebehoeften of bedrijfssoftware. Door in gesprek te gaan met de IT-afdeling en leveranciers, kun je inventariseren welke mogelijkheden er zijn voor de nieuwe situatie. Hierin dient het team voornamelijk in gesprek te gaan met de afdeling ICT en leveranciers om daarbij een aantal onderwerpen aan te snijden. Denk hierbij aan:

  1. eigen servers of in de cloud werken?

    ‘’Tip: ICT afdelingen zijn van oudsher gewend alles in eigen beheer te houden. Laat dit niet leidend zijn in de gesprekken en sta open voor cloud-oplossingen’’

  2. breng de status quo wat betreft huidige ICT behoefte-voorzieningen in kaart. Is bijvoorbeeld Microsoft Exchange momenteel on-premise of wordt dit verzorgd door een leverancier? Hoe is het bewerken en de opslag van bestanden vormgegeven? Welke koppelingen met achterliggende bedrijfssoftware is nodig?

    ‘’Tip: probeer in elke keuze de complexiteit te minimaliseren. Kies dus zoveel mogelijk voor standaard oplossingen. Daarmee beheers niet je enkel de risico’s, maar ook de kosten’’


Standaardoplossingen bieden vele voordelen. Denk aan updates. Wanneer er regelmatig updates plaatsvinden, kan dit problemen opleveren bij toegepaste maatwerkoplossingen binnen het SharePoint Intranet. Tevens brengt maatwerk vaak extra kosten met zich mee qua realisatie en updates. Maar ook qua onderhoud en beheer.

Ook door zoveel mogelijk aan de lay-out van SharePoint vast te houden en deze binnen de mogelijkheden aan te passen qua huisstijl, voorkom je extra kosten. Houdt het simpel wanneer mogelijk en pas maatwerk toe wanneer het echt benodigd is.


‘’Tip: laat in deze fase een externe (i)-expert aanschuiven. Zo garandeer je dat er focus blijft op de ‘must-haves’ i.p.v. de ‘nice to haves’. De mogelijkheden zijn immers zeer groot en verleiding ligt al snel op de loer.’’

De basis op orde

Sociaal intranet van SharePoint kent vele mogelijkheden. Je kunt medewerkers #hashtaggen en een smoelenboek aanmaken. En natuurlijk de zoekfunctie! Vaak is dit het vertrekpunt voor de gebruikers, zodat ze snel bij de gewenste informatie komen. Een aanbeveling is daarom om goed naar de verschillende zoek strategieën te kijken.

Maak dus:
een goede zoekmachine aan waarin medewerkers met keywords kunnen zoeken; hiërarchisch zoeken mogelijk. Denk hierbij aan een mappenstructuur waarbij je als gebruiker eenvoudig productinformatie kunt opzoeken.

Thematisch zoeken. Thematisch zoeken houdt in dat HR-bestanden de hashtags #HR krijgen. Zodoende kan een medewerker de meest relevante documenten per thema gemakkelijk vinden.

Het is goed om voorafgaand aan de overgang naar SharePoint intranet kritisch te kijken naar de informatie die wordt aangeboden. Scheidt het kaf van de koren zodat het nieuwe SharePoint een fris startpunt is met actuele informatie.

Alle informatie migreren is wel gemakkelijk, maar dit is een uitgelezen kans je informatiehuishouding op te schonen! Tevens is dit een vereiste om succesvol het hiërarchisch en thematisch zoeken te implementeren. En daarnaast te voldoen aan compliancy wetgeving zoal de AV


Functioneel inrichten SharePoint

Het devies: ‘beperk de complexiteit’ geldt ook in deze fase. Houd het leuk voor jezelf en voor je medewerkers. Kies enkel datgene wat binnen de visie van de organisatie past en de werkelijk benodigde functionaliteiten.

Pak het inrichten van SharePoint dus pragmatisch aan. De zoekfuncties dienen als eerste goed te werken. Of men direct of na 6 maanden sociaal intranet gaat gebruiken met #hashtags, micro-blogs en uitgebreide profielpagina’s is minder van belang. Erken dat sociaal intranet een ontplooiende omgeving is. Niets staat vast tot in de eeuwigheid. Menselijk gedrag verandert en SharePoint verandert mee.

Een aantal zaken komen bij bijna elke organisatie terug en kunnen redelijk vroegtijdig en generiek aangepakt worden.

  1. Nieuws m.b.t. de organisatie en afdelingen
  2. Smoelenboek / People search / collega's zoeken
  3. Applicaties / Links / Sites

Wanneer SharePoint is ingericht, is het aan te raden dat voor de livegang eerst een pilot wordt gedraaid. Stel een zo divers mogelijke groep samen en laat deze een aantal weken het nieuwe SharePoint ontdekken. Leer van de feedback en maak de laatste nodige aanpassingen.

De migratie naar SharePoint

Migreren is vaak het onderdeel waarbij het meeste geduld en doorzettingsvermogen is vereist. Organisaties ervaren dit doorgaans als een zwaar onderdeel van de inrichting. Je kunt er dus voor kiezen om dit uit te besteden. Ga je het toch migreren naar SharePoint , dan dien je een aantal keuzes in ogenschouw te nemen zodat de voorbereiding goed is.

Met betrekking tot de content migratie:

  1. is het inzetten van een migratietool nodig? Dit kan veel tijd schelen ten opzichte van een handmatige migratie. De investering staat vaak in niet in verhouding tot de tijdswinst die het oplevert.
  2. handmatig migreren of niet. Handmatig migreren zorgt voor veel sturing, maar is ook weer tijdrovend.

 

Conclusie

Het inrichten van SharePoint vergt veel standaard oplossingen, keuzes en hopelijk beperkte maatwerkoplossingen. Houdt altijd de visie in ogenschouw, zet de mens centraal en maak pragmatische keuzes. Het is gemakkelijk om door de bomen het bos niet meer te zien. Gelukkig heeft I-Experts veel ervaring in alle behandelde stappen in dit blog en gaan we graag in gesprek zodat ook jouw organisatie op een fijne manier SharePoint kan inrichten en gebruiken.