leestijd

Hoe SharePoint succesvol te gebruiken met 6 tips 

Door Meindert Jan Waardenburg

Wanneer de implementatie van SharePoint achter de rug is en alle technische aspecten van de SharePoint implementatie zijn afgerond, is de gebruikersadoptie cruciaal voor het succes. En dat begint met een goede uitleg hoe SharePoint werkt. Het ‘waarom’ is dus de eerste stap.

Medewerkers willen immers graag weten waarom er (gedrags)verandering van ze verlangd wordt. Dit komt overeen met de eerste stap van het 
ADKAR-model van Prosci. Hierin staat de A voor Awareness.   

Het werken met SharePoint gaat dus vooraf door een uitleg van SharePoint en waarom het nodig is. In dat opzicht is het net als autorijden. SharePoint is de auto, nu moet de bestuurder, lees gebruiker, nog goede uitleg/les hebben en daarbij inzien dat de auto hem/haar vele voordelen biedt.  

Tip: ambassadeurs kunnen het gesprek op de werkvloer sturen. En dat is nodig, want negatieve sentimenten worden sneller gedeeld dan positieve. 

1. Een SharePoint ambassadeur

Dit is een bottom-up vertegenwoordiger van SharePoint. Hierdoor heeft SharePoint een positieve woordvoerder binnen de organisatie. En dat is nodig omdat niet iedereen altijd enthousiast reageert op innovatieve ontwikkelingen.

Daar ligt ook direct de kracht van ambassadeurs. Een ambassadeur staat midden op de werkvloer, is gewoon onderdeel van een team, en signaleert dus als eerste hoe medewerkers met SharePoint werken. En of de uitleg van SharePoint wordt opgepakt en of werken met SharePoint als een verrijking en positief ervaart. Met andere woorden, ambassadeurs creëren en verhogen de awareness. 
 

Ambassadeurs kunnen door vroeg te signaleren de sentimenten sturen door daar tijdig en pro-actief op in te spelen. De ambassadeurs kunnen medewerkers namelijk al helpen met de uitleg en werking van SharePoint voordat iemand een negatief oordeel ontwikkelt.

Het is dus belangrijk dat ambassadeurs positieve, sociale en gemotiveerde mensen zijn die anderen op sleeptouw kunnen nemen. Ambassadeurs moeten medewerkers kunnen laten zien hoe SharePoint werkt en daardoor collega’s overtuigen van de meerwaarde ervan.
"What's in it for them?"

Tip: Brede verandering vindt enkel plaats wanneer er een kopgroep is, een groep met aanzien die het lef toont verandering te omarmen en uit te dragen. 

Heb je verdere interesse in het vergroten of creëren van awareness binnen je organisatie? Onze adapotieconsulenten zijn Prosci gecertificeerd 

 

2. Draagvlak bij stakeholder 

Dit verhoogt de kans op succes bij bijna elke organisatorische verandering. Draagvlak bij stakeholders betekent in dit geval dat medewerkers niet alleen het ‘waarom’ begrijpen, maar ook over willen gaan tot gedragsverandering. Deze fase heet Decision in het ADKAR-model. Dit kan een organisatie bewerkstellingen doordat het management een duidelijke top-down visie heeft hoe de organisatie SharePoint gaat gebruiken.

Het is van belang dat het management commitment uitstraalt. En dat de hele organisatie ervan overtuigd is dat dit nieuwe werken belangrijk is voor de organisatie. We zien in de praktijk dat betrokken en consistent communiceren veel positieve impact heeft. Vertel medewerkers hoe de organisatie SharePoint gaat gebruiken, welke visie erachter schuilt en waarom dit tevens van grote meerwaarde is voor medewerkers.

Een argument zou kunnen zijn: iedereen kan altijd en overal toegang hebben tot betrouwbare informatie. Dat kan de samenwerking tussen jou en jouw collega’s en klanten een stuk vruchtbaarder maken.
 

Tip: argumenten overtuigen zelden, oplossingen en resultaten wel. 

3. Quick wins SharePoint adoptie

Oftewel snelle en concrete successen presenteren aan de SharePoint gebruikers werkt erg goed. Het voorbeeld wat je aan de gebruikers van SharePoint laat zien, is bij voorkeur een aspect dat aan de behoefte voldoet die bij de gebruiker speelt. Het advies is om dit eerst goed na te gaan, zodat je zo goed mogelijk aansluit bij de wensen van de SharePoint gebruiker.  

Een veelvoorkomend aandachtspunt binnen organisaties is het documentbeheer. Denk hierbij aan versiebeheer en versie-geschiedenis van documenten. Wanneer collega’s nog bestanden delen via bijvoorbeeld mail, is doorgaans niet zeker hoeveel versies van één document er bestaan en welke versie actueel is. Werken met SharePoint lost dit probleem op. Er is dan altijd één versie die een gebruiker kan bewerken. Wanneer je laat zien aan het team hoe gemakkelijk en overzichtelijk dit is, heb je vaak al een overtuigende case.  

 Tip: zet kleine stapjes: ze zorgen dat de organisatie in beweging komt. Bij kleine stappen is de kans op succes groot en het risico op mislukking heel klein. 

 

4. SharePoint Trainingen en instructies

Zorgen voor bekendheid met SharePoint. De instructies en trainingen kun je focussen op processen die medewerkers doorlopen. Deze tip komt overeen met fase 3 van het ADKAR-model, namelijk Knowledge. De medewerker heeft immers kennis en handvaten nodig zodat hij in staat is SharePoint daadwerkelijk goed te gebruiken.

Daarbij kun je als organisatie het beste het zwaartepunt leggen op de werkzaamheden van de medewerkers en minder op de functionaliteiten. Zodoende zijn ze sneller overtuigd van het nut van de training en instructie. Zo ervaren ze de meerwaarde van het werken met SharePoint. Vaak zijn de gebruikers minder geïnteresseerd in de technische mogelijkheden in het algemeen.
 

Key users zijn verantwoordelijk voor het gebruik en beheer van sites binnen SharePoint. Zij verdienen extra aandacht om zo goed getraind te zijn. Ze functioneren vaak als eerste vraagbaak voor de rest van de gebruikers. Leer de key users alle tips & tricks en neem hen mee in wat wel en niet binnen het platform past.  
 
Voor de ‘gewone’ gebruiker werkt een chatbot vaak heel goed. Een chatbot is een virtuele assistent en kan de meest voorkomende vragen van gebruikers gemakkelijk beantwoorden. Het grootste voordeel daarbij voor medewerkers is dat de chatbot altijd beschikbaar is voor iedereen tegelijk. 

Voor de organisatie kan een chatbot tevens een kostenreductie betekenen. Immers, de chatbot neemt de gemakkelijkere vragen over zodat medewerkers zich kunnen focussen op complexere issues. I-experts kan jouw organisatie goed ondersteunen 
bij deze automatisering.     

 

5. Kleine stapjes

Zijn ook stapjes. Medewerkers staan nu in de actie-stand, ze gaan daadwerkelijk SharePoint gebruiken. Uiteraard is het wenselijk om een visie over het werken met SharePoint te hebben, een stip op de horizon. Echter, te grote verwachtingen kunnen soms weerstand opwekken en medewerkers zien die potentieel als een ‘drempel’. Zo raakt voor een organisatie het doel uit zicht.  

Begin daarom klein, begin met de basis-functionaliteiten zoals het SharePoint documentbeheer. Wanneer medewerkers hun training goed hebben doorlopen en beschikken over hulpmiddelen zoals een chatbot/ kunnen ze nu etaleren dat ze in staat zijn tot daadwerkelijke gedragsverandering.

Dit komt overeen met de 4
e fase van het ADKAR-model, namelijk Ability. Zo bevestig je de meesten van de meerwaarde van het gebruik van SharePoint en staan ze open voor een verdere adoptie van SharePoint. 

Met kleine stapjes komen medewerkers dus het verst. Denk groot, acteer klein, maar het allerbelangrijkste is: doe. De ICT afdeling heeft vaak veel affiniteit en wil grote stappen zetten, maar de business-zijde vindt het nieuwe werken met SharePoint vaak spannend.

Voeg daarom geleidelijk aan functionaliteiten toe aan SharePoint. “Slow and steady wins the race.” Laat je medewerkers geleidelijk aan SharePoint in toenemende mate gebruiken.
 


Tip: heldere communicatie en nazorg versterken betrokkenheid en eigenaarschap bij de gebruiker
 

6. Heldere communicatie

is in alle organisaties van levensbelang om betrokkenheid van je medewerkers te krijgen en te behouden. Wees helder en transparant naar de business toe. Blijf het doel herhalen. Geef mensen updates van de successen en welke veranderingen hebben plaatsgevonden. Doe dit niet enkel via de mail.

Bezoek afdelingen en overleg fysiek wanneer mogelijk. Zichtbaarheid versterkt je communicatie. Voor mensen die heel veel moeite hebben met hoe SharePoint werkt, is een 1-op-1 gesprek nog waardevoller. Iedereen die je aandacht geeft staat sneller open voor de veranderingen die het werken met SharePoint met zich mee bracht.   
 

Heldere communicatie speelt ook een belangrijke rol na de adoptie-fase van SharePoint. Ook na de ingebruikname van SharePoint dient de organisatie betrokkenheid uit te stralen over het werken met SharePoint. Dit heet nazorg en komt overeen met de laatste fase van het ADKAR-model, namelijk Reinforcement.

Gedragsverandering van medewerkers is positief, maar voorkom dat de organisatie in oud gedrag vervalt. Blijf daarom zichtbaar om kinderziektes op te lossen, plaats een FAQ-document op de landingspagina en organiseer feedback-momenten.   
 

 

Tip: het proces is leidend, niet de techniek 

 

Heldere communicatie en nazorg, draagvlak, quick wins, trainingen en instructies, kleine stapjes en ambassadeurs. Ze hebben alle 6 iets gemeen met elkaar. De business, de mens, de gebruiker staan centraal. SharePoint is een platform dat de organisatie van A naar B kan brengen.

Maar het is uiteindelijk aan de medewerker. Net als met een auto en z’n bestuurder. En die gebruiker moet eerst een uitleg hebben over hoe SharePoint werkt voordat hij wil en kan werken met SharePoint.

Transparantie, kleine concrete stapjes, begeleiding en het zien van de voordelen van werken met SharePoint zorgen daarbij voor een grote kans op een succesvolle SharePoint adoptie.  

 

Wil je meer lezen over hoe je hoe je SharePoint intranet onderdeel maakt van je digitale werkplek? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’.

 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek