leestijd

Hoe kan ik kosten besparen door slimmer te werken?

Door Meindert Jan Waardenburg

Onlangs deden we een IT inventarisatie bij één van onze partners. Uit de inventarisatie bleek dat er acht verschillende applicaties werden gebruikt. Alle acht konden vervangen worden door één applicatie, namelijk Office 365. Daar zaten ze alle acht standaard in.

Bij I-Experts zeggen we altijd: je kunt hard of slim werken. Echter, met slim werken creëer je het beoogde resultaat en bespaar je kosten. Met het bovenstaande voorbeeld laten we zien dat het belangrijk is om je applicatielandschap lean en mean (slank en doelgericht) in te richten. Niet alleen voor de gebruikers, maar ook voor de IT’er en voor jouw organisatie als geheel. Wanneer je het overzichtelijk en behapbaar houdt, hoeven er minder applicaties te worden onderhouden, een systeemwijziging hoeft in minder applicaties doorgevoerd te worden en je bespaart op IT-kosten.

We geven drie voorbeelden van slimmer werken.

Automatiseer bedrijfsprocessen

Het automatiseren van bepaalde processen is een must als je slimmer wilt werken. Denk hierbij aan het automatiseren van papierstromen en routinematige werkzaamheden. Met Microsoft Power Automate kun je van alles automatiseren - van eenvoudige pushmeldingen en content management tot en met complexe bedrijfsprocessen.

Organiseer informatie slim

Bij IT inventarisaties zien we óók regelmatig dat informatie is versnipperd over verschillende systemen. Door op een wat slimmere manier te kijken naar IT, kun je dit ook organiseren met applicaties zoals MS Teams of het sociaal intranet. Hiermee zijn jouw medewerkers minder tijd kwijt aan het vinden van informatie. Tegelijkertijd verminder je de kans dat iemand verouderde of foutieve informatie gebruikt.

Slim samenwerken

Wij moedigen onze partners altijd aan om zowel intern slim samen te werken als met klanten en/of leveranciers. Dat kan met een moderne digitale werkplek en sociaal intranet. Een digitale werkplek ondersteunt het primaire werkproces van de organisatie. Je kunt al tijd besparen door tegelijkertijd in hetzelfde bestand te werken. Je hoeft dan niet meer heen en weer mailen, maar een ieder heeft altijd en overal toegang tot de laatste versie. Sociaal intranet helpt individuen om met elkaar in contact te komen, bijvoorbeeld middels een chatfunctie.

Tel je winst op

Het grootste voordeel van een digitale werkplek is dat werkprocessen vloeiender verlopen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld met Teams vliegensvlug en super makkelijk bestanden uitwisselen waardoor men slimmer samenwerkt. Tel je winst op: als iedere medewerker door slim te werken een uurtje per dag bespaart, is dat 52 uur per jaar. Met 50 medewerkers heb je al gauw een ton per jaar bespaard. Dit tikt aan.

Slim samenwerken met Microsoft

De producten van Microsoft zijn ontworpen om digitaal samenwerken zo gemakkelijk mogelijk te maken. Als Microsoft Gold Partner ondersteunen wij je graag bij een succesvolle inrichting en implementatie van jouw moderne werkplek. Werk je al met Office 365, maar vraag je je af of de vele mogelijkheden optimaal worden benut? Dan kan je ook bij ons terecht. Bij I-Experts helpen we je om met de nieuwste Microsoft-technologieën slim te werken.

Heb je interesse in een vrijblijvend oriënterend gesprek? Neem contact op door te mailen naar info@i-experts.nl of te bellen naar 0557998170