leestijd

Verbeter je interne communicatie met effectieve Microsoft-tools

Door Meindert Jan Waardenburg

Over de functies van interne communicatie zijn vele boeken geschreven. Huib Koeleman geeft aan dat effectieve interne communicatie werkprocessen faciliteert, het gebruik van de aanwezige kennis optimaliseert, medewerkers verbindt en de organisatie richting geeft. Dit zijn de vier basisfuncties van interne communicatie.

Tegenwoordig zijn er allerlei digitale tools die het leven van de communicatiemanager een stuk gemakkelijker maken. Tools die van top-down-communicatie een dialoog maken en van de organisatie een communicatienetwerk. In dit blogartikel bekijken we hoe Office 365, SharePoint en Teams naadloos aansluiten bij de vier hoofdfuncties van interne communicatie. Zo kun je Microsoft gebruiken om je interne communicatie te verbeteren.

Functie 1: Interne communicatie faciliteert werkprocessen

Een organisatie bestaat uit wel duizenden werkprocessen. Van het opnemen van de telefoon bij de klantenservice en het maken van gespreksnotities tot een teamvergadering over de status van een project. Dit kunnen kleine werkprocessen zijn, maar ook omvangrijke. Maar allemaal zijn ze belangrijk om als organisatie succesvol te zijn. Om al die taken en werkprocessen gestructureerd te laten verlopen, is onderlinge afstemming en coördinatie nodig. En daar komt interne communicatie bij kijken.

Microsoft SharePoint en Teams zijn volledig ingericht om teamwork te bevorderen en faciliteren die onderlinge afstemming en coördinatie optimaal. Met Microsoft Teams kun je onder meer real-time samen aan bestanden werken, maar ook chatten, (video-)vergaderen en bellen.

Op teamsites in SharePoint beheer je alle projectdocumenten, taakinformatie, instructies en procedures. En met werkstromen in SharePoint automatiseer je werkprocessen. Als je tegen deadlines aanloopt, bouw je voor die specifieke momenten waarschuwingen in. En om verder te gaan in het proces is af en toe goedkeuring nodig. Ook dat kan automatisch worden toegewezen. Dit scheelt medewerkers veel tijd in afstemming en coördinatie. Zeker bij terugkerende taken en administratieve processen.

Functie 2: Interne communicatie maakt kennismanagement mogelijk

Om je werk te doen, heb je kennis en informatie nodig. Vaak is die informatie al vastgelegd in documenten, maar er is ook veel ‘verborgen’ kennis in organisaties. Namelijk in de hoofden van medewerkers. Door in teams te werken met de juiste mix van medewerkers ontsluit je die ‘verborgen’ kennis. Maar teams blijven alsnog kenniseilandjes. Hoe zorg je nu dat de aanwezige informatie in jouw organisatie beschikbaar wordt voor iedereen? Effectieve interne communicatie en het gebruik van slimme tools helpen bij het ontwikkelen, delen en toepassen van kennis en expertise.

Microsoft SharePoint biedt diverse functionaliteiten om interne kennis op een centrale plek vast te leggen en optimaal te gebruiken. Informatie als procedures, contracten en werkinstructies vind je snel terug in documentenbibliotheken. En doordat iedere medewerker een persoonlijk profiel creëert, is het direct duidelijk wie welke ervaring en expertise heeft. Zo stel je de beste teams samen voor verschillende projecten, maar kun je ook even snel een vraag stellen aan diegene met de juiste kennis. Ook biedt het je een slimme zoekfunctie, zodat je minder tijd kwijt bent aan het vinden van de juiste informatie om je werkzaamheden uit te voeren.

Functie 3: Effectieve interne communicatie motiveert en verbindt medewerkers

Ontwikkelingen in technologie maken andere werkvormen mogelijk. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld locatieonafhankelijk werken: bij de klant of thuis. Vaak worden één of twee kantoordagen ingepland om elkaar in persoon te ontmoeten. Maar is dat genoeg om de onderlinge samenhang te behouden en betrokken te blijven bij de organisatie? Interne communicatie speelt hierin een belangrijke rol, net als mindset, cultuur en de tools die beschikbaar zijn om met elkaar te communiceren en in contact te blijven.

Een digitale werkplek met Office 365 representeert de kantooromgeving, maar dan online. Met Microsoft Teams vergader je met teamleden door te videobellen. Bovendien kun je gemakkelijk één-op-één of in een groep chatten met elkaar. In SharePoint maak je een aantrekkelijk sociaal intranet voor je medewerkers. Hier vinden ze al het bedrijfsnieuws, maar ook persoonlijk nieuws als geboortes en verjaardagen. Medewerkers delen eigen content via het intranet en reageren op anderen. Voor collega’s die elkaar niet dagelijks zien, houden Teams en SharePoint het sociale aspect van de kantooromgeving in stand.

Functie 4. Interne communicatie maakt beleidsontwikkeling transparant

De langetermijndoelstellingen en het beleid van de organisatie worden vastgesteld door het managementteam. Als medewerker word je hier top-down over geïnformeerd en hoe de organisatie ervoor staat, lees je in het jaarverslag, toch? Tegenwoordig worden medewerkers juist betrokken bij het vaststellen van het organisatiebeleid. Het zijn namelijk gezamenlijke doelen waar je met z’n allen aan werkt. Iedereen kan en mag meedenken over wat beter kan in de organisatie. En interne communicatie kan die openheid en participatie faciliteren.

Het sociale karakter van intranet en zakelijke sociale media bevorderen de dialoog. Meepraten over het organisatiebeleid is mogelijk via online discussiefora op SharePoint. En betrokkenen blijven op de hoogte door bepaalde ontwikkelingen of genomen besluiten intern te communiceren via intranet. De bijbehorende documenten vinden medewerkers in de documentenbibliotheken. Effectieve interne communicatie maakt van beleidsvorming een transparant proces en creëert betrokkenheid en draagvlak.

Digitale tools ondersteunen de 4 basisfuncties van interne communicatie

Geen enkele organisatie of communicatiemanager kan meer zonder digitale tools als Office 365, SharePoint of Teams voor hun informatievoorziening. Niet voor niets zijn deze online platformen gericht op de wensen en behoeften van medewerkers. Werkzaamheden worden beter uitgevoerd, besluitvorming verloopt sneller, kennis wordt gedeeld, iedereen kan participeren in beleidsontwikkeling en er ontstaat een wij-gevoel. Effectieve interne communicatie is ook nu nog steeds relevant voor een succesvolle organisatie!

Een sociaal intranet op basis van Microsoft SharePoint en Teams ondersteunt je interne communicatie optimaal. In je intranet business case kun je de intranet doelen, mogelijkheden, kosten en baten en kpi's uitwerken. Zo schrijf je de winnende intranet business case

Een sociaal intranet is een onmisbaar onderdeel van een slimme digitale werkplek. Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons gratis whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek