leestijd

Duurzaam samenwerken: de succesformule voor hogere arbeidsproductiviteit en meer werkplezier

Door Meindert Jan Waardenburg

De manier waarop we werken is veranderd. Waar we voorheen veel individueel werkten, worden succes en resultaat nu vooral bepaald door teamwork. Duurzaam samenwerken is een cruciale factor geworden, want om te kunnen blijven concurreren, voldoet het werken in silo's niet meer. De hele organisatie moet betrokken zijn om het beste resultaat te kunnen leveren voor je klant.

Mede door technologische ontwikkelingen is duurzaam samenwerken gemakkelijker geworden. In 2023 wordt verwacht dat ongeveer 60% van de softwareleveranciers samenwerken faciliteert met specifieke sociale functionaliteiten in hun productportfolio. Als je samenwerken in je organisatie duurzaam vormgeeft, de juiste tools hiervoor implementeert en je medewerkers hierin goed begeleidt, verhoog je consequent de arbeidsproductiviteit en het werkplezier van je medewerkers.

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Wat is duurzaam samenwerken?

Samenwerken is georganiseerd teamwork. Je zet bepaalde processen in gang, zodat teamleden samen een goed resultaat leveren. Het ultieme doel is het beste te halen uit tijd, talent en tooling om zo waarde te creëren voor je klant. Daaraan ten grondslag ligt transparantie en communicatie tussen de teamleden, ongeacht functie, niveau of rol.

Maar wat houdt duurzaam samenwerken in? Het begrip duurzaam kennen we ook als ‘bestendig’, ‘blijvend’ en ‘degelijk’. En dat is nu juist wat je wilt bereiken als organisatie. Dat samenwerken zo is ingericht dat het een blijvende en succesvolle werkvorm is. En volledig geaccepteerd en actief onderhouden door jouw medewerkers. Duurzaam samenwerken kan namelijk in elke organisatie en levert veel voordelen op!

Waarom is duurzaam samenwerken belangrijk? 

Samenwerken is een cruciale factor om goede bedrijfsresultaten te behalen. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van nieuwe producten (R&D), het verlenen van optimale service aan je klanten (feedback, interactie en betrokkenheid) en bij sales en marketing (coördineren verkoopkansen en ontwikkelen van marketingmaterialen). Duurzaam samenwerken heeft namelijk een positieve invloed op workflow, onderlinge relaties, arbeidsproductiviteit en efficiëntie:

  • Toename arbeidsproductiviteit. Een team bestaat uit personen met diverse expertises en zienswijzen. Deze mix kan het probleemoplossend vermogen van een team bevorderen. Kansen en uitdagingen worden herkend en opgepakt. Het innovatief vermogen van het team neemt toe, versnelt het werkproces en leidt sneller tot resultaten. Medewerkers besparen tot wel 4 uur per week door samen te werken en informatie te delen.

  • Organisatiesilo’s worden doorbroken. Er zijn meerdere afdelingen betrokken bij het succesvol afronden van een project of om je klant het beste van dienst te zijn. Het doorbreken van silo’s zorgt voor transparantie en communicatie door de hele organisatie heen, zowel horizontaal als verticaal. Deze manier van communicatie vermindert wrijving en vertraging in het project en stelt de klant centraal in plaats van de bedrijfsprocessen.

  • Klanttevredenheid neemt toe. Door goed samen te werken houd je klanten tevreden. Bij een vraag of probleem kun je de klant direct aan het juiste teamlid koppelen. Deze persoon is op de hoogte van wat er bij de klant speelt en kan zo de optimale service verlenen. Klanten voelen zich gehoord, zijn tevreden met de dienstverlening en eerder geneigd om klant te blijven. Ook komen klanten steeds terug met nieuwe vraagstukken omdat die ene fijne leverancier hun uitdagingen op zo’n prettige manier oplost.

  • Medewerkers zijn tevreden. Succesvol samenwerken geeft medewerkers het gevoel van waardering. Bovendien stimuleert duurzaam samenwerken zelfontwikkeling: actief luisteren, openstaan voor nieuwe ideeën, fouten toegeven én vergeven. En tevreden medewerkers zijn loyale medewerkers! Behoud van goed personeel is juist in de huidige krappe arbeidsmarkt heel belangrijk en bespaart bovendien kosten. Aandacht voor duurzaam samenwerken met behulp van moderne tools vergroot tot slot je aantrekkelijkheid als werkgever.

I-experts duurzaam samenwerken

Duurzaam samenwerken vormgeven in je organisatie

Maar hoe geef je duurzame samenwerking vorm in jouw organisatie? Een fout die we vaak zien is dat organisaties focussen op bedrijfsprocessen en technologie wanneer ze samenwerken willen stimuleren. Het management gelooft dat medewerkers vanzelf gaan samenwerken wanneer deze twee aspecten zijn ingericht. Maar mindset, bedrijfscultuur en leiderschap zijn minstens zo belangrijk bij de implementatie van duurzaam samenwerken. En het gehele traject van samenwerken start met een visie en strategie.

Vorm een visie en strategie 

Je kunt op vele manieren geïnspireerd raken om een visie te vormen op het gebied van duurzaam samenwerken. Technologische ontwikkelingen en een blik op de toekomst kunnen daar een bijdrage aan leveren. Maar ook knelpunten in de organisatie en concurrentie kunnen een gevoel van urgentie en noodzaak geven om te veranderen. 

Een visie draait niet alleen om harde cijfers, maar ook om gevoel en intuïtie. Persoonlijk commitment vanuit de directie is heel belangrijk. Je moet zelf geloven in jouw visie en er volledig achterstaan. Deze visie vertaal je naar een strategie en een plan van aanpak om tot duurzame samenwerking te komen. Bepaal wat je wilt bereiken met samenwerken en op welke manier dat waardevol kan zijn voor je organisatie.

Bekijk daarbij wat past bij jouw bedrijfscultuur en branche. Welke vormen van samenwerking kunnen van toepassing zijn en wat zijn de eventuele beperkingen? Niet alle organisaties zijn namelijk geschikt om volledig teamgericht te zijn. Dat kan zelfs per project of afdeling verschillen. Dat is niet erg, zolang je je hiervan bewust bent. Formuleer heldere doelstellingen, stel prioriteiten, schep kaders en randvoorwaarden, voordat je met de implementatie van het nieuwe samenwerken begint. 

Bedrijfscultuur kan een struikelblok zijn

Je bedrijfscultuur bepaalt het handelen van je medewerkers, hun mindset, het succes en het falen van de werkzaamheden. Maar liefst 46% van de CIO’s geeft aan dat cultuur een barrière is bij de digitalisering van een organisatie. Vaak komt duurzaam samenwerken niet van de grond, bijvoorbeeld door hiërarchie en autoritair leiderschap. Mens en cultuur kunnen dus grote struikelblokken zijn bij de implementatie van duurzaam samenwerken.

Een vooruitstrevende en open bedrijfscultuur stimuleert verandering en succesvolle samenwerking. Communicatie speelt daarin een grote rol. Geef aan waarom de huidige werkwijze moet veranderen, wat je wilt veranderen en wat de voordelen hiervan zijn. Probeer boven water te krijgen wat je medewerkers stimuleert tot verandering en erken hun onzekerheden, bezwaren en zorgen. Ook leiderschap is een belangrijk element om jouw visie, strategie en cultuur uit te dragen.

Een andere aanpak van leiderschap

‘Lead by example’ is een mooie uitspraak, maar volledig van toepassing wanneer je op een nieuwe manier wilt gaan samenwerken. Geef zélf het goede voorbeeld. In een organisatie waar duurzaam samenwerken centraal staat, vereist leiderschap namelijk een andere aanpak.

Wees open en respectvol in je communicatie naar je medewerkers en toon enthousiasme voor nieuwe ideeën. Wees transparant in je besluitvorming, durf fouten toe te geven en vergeef anderen voor de fouten die ze maken.

Leiderschap vraagt ook durf. Delegeer taken, pas rollen en processen aan als blijkt dat dat beter is voor de efficiëntie in een team, herken frictie, los conflicten op en stuur samenwerkingsprojecten bij indien nodig. Erken de uitdagingen die komen kijken bij het invoeren van een nieuwe manier van samenwerken.

Uitdagingen bij implementatie van duurzaam samenwerken

Natuurlijk lost duurzaam samenwerken niet vanzelf alle organisatieproblemen op. Goed projectmanagement is onmisbaar en verandermanagement mag geen ondergeschoven kindje zijn. Naast voordelen zijn er genoeg uitdagingen te benoemen bij de implementatie van duurzaam samenwerken: 

  • Maar zo doen we het altijd! Zeker in organisaties met een strikte hiërarchische structuur of directief leiderschap zien we nog vaak weerstand tegen (nieuwe vormen van) samenwerken. Medewerkers vinden het lastig om te veranderen en houden graag vast aan eigen en vertrouwde werkstijlen. Je kunt deze weerstand wegnemen door bijvoorbeeld de nieuwe werkvorm in fasen in te voeren, zodat iedereen hieraan kan wennen. En door goed uit te leggen waarom de verandering wordt ingevoerd. Vaak zijn mensen namelijk best bereid om te veranderen, als de voordelen maar duidelijk zijn!

  • Elke medewerker is weer anders. Niet iedere medewerker voelt zich comfortabel om zijn of haar kennis en vaardigheden te delen in een team. Er zijn genoeg personen die liever alleen werken. Probeer daarom flexibel om te gaan met de vorm van samenwerken die past bij het team. Zorg voor een goede mix van teamleden: medewerkers die elkaar aanvullen op het gebied van expertise, maar ook persoonlijkheid.

  • Complexe besluitvorming. Soms kan samenwerken snelle besluitvorming tegenwerken. Ieder teamlid heeft namelijk wel een eigen visie op een bepaald besluit. Toon in dit geval leiderschap, wees besluitvaardig en zorg dat alle neuzen in de juiste richting blijven wijzen. Want besluitvorming kan tot wel 17,7% sneller door samen te werken.

Hoe faciliteer en stimuleer je duurzaam samenwerken? 

Kantoortuinen zijn even populair geweest binnen bedrijven om samenwerken te stimuleren. Er was meer openheid, medewerkers spraken elkaar gemakkelijker aan en ervoeren een teamgevoel. Maar kantoortuinen leidden ook tot frustraties: geluidsoverlast, een gebrek aan privacy en sneller gestoord worden in je werk.

Tegenwoordig zijn er talloze digitale tools beschikbaar die duurzaam samenwerken op een slimmere manier faciliteren en stimuleren. Met moderne tooling als Office 365 kun je een digitale werkplek inrichten voor je medewerkers. Een digitale werkplek brengt alle technologieën samen die je medewerkers gebruiken om hun werk te doen en doorbreekt silo’s. Technologie maakt het mogelijk om virtuele teams op te zetten. Met een digitale werkplek kunnen teamleden snel en gemakkelijk informatie vinden, delen, aanvullen en aanpassen op iedere locatie en via elk apparaat. Daarmee stel je medewerkers ook in staat om gemakkelijker thuis of op een andere plek samen te werken. Zo zijn ze niet langer gebonden aan die lawaaiige kantoortuin. Dat zorgt voor een betere werk-privébalans, maakt samenwerken efficiënter en effectiever en verhoogt de arbeidsproductiviteit.

Het doel van een digitale werkplek is het stimuleren van arbeidsproductieve relaties en het mogelijk maken om kennis te delen in de organisatie. Integreer nieuwe functionaliteiten in de dagelijkse werkzaamheden van je medewerkers en begeleid ze in het gebruik daarvan.

Lees ook de blog 'Van het nieuwe werken naar digitale transformatie'.

Functionaliteiten om duurzaam samen te werken 

Duurzaam samenwerken vereist, zeker in het begin, discipline om het succesvol te maken. Gelukkig zijn er veel moderne digitale tools met diverse functionaliteiten op de markt die het opbouwen en onderhouden van een samenwerking gemakkelijker maken.

Het is niet aan te bevelen om voor elke taak een andere tool aan te schaffen. Dit zorgt voor een wirwar aan applicaties die je aan elkaar moet koppelen en al je bedrijfsinformatie is alsnog versnipperd over die tools. Verdiep je daarom goed in wat je medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. En kies voor een totaaloplossing voor jouw organisatie.

Functionaliteiten die je kunt meenemen in het selectieproces voor de juiste technologie:

  • Werken in de cloud. Dit bespaart kosten, want je hoeft geen serverpark meer te onderhouden. En je medewerkers zijn productiever, want ze kunnen tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Bovendien is hun digitale werkplek beschikbaar via verschillende devices.

  • Management van werkprocessen. Tools stellen je in staat om taakgericht te werken. Voorkom knelpunten in je werkprocessen door taken toe te wijzen en te zorgen dat de juiste persoon, de juiste informatie op de juiste tijd krijgt.

  • Chatfunctie. E-mail is nog veelvuldig in gebruik, maar vergt veel tijd en draagt niet bij aan de Instant Messaging (IM) is een chatfunctie waarmee je medewerkers snel berichten kunnen sturen. Tools bieden de mogelijkheid voor een groepschat, privéchat, het aanzetten van notificaties en het doorzoeken van je gespreksgeschiedenis. Binnen Microsoft Office 365 kan dit bijvoorbeeld heel goed met Teams.

  • Gemakkelijk bestanden delen. In plaats van te zoeken in je inbox naar de meest recente versie van een document, heb je de mogelijkheid om zelfs gelijktijdig aan een bestand te werken. Je voorkomt zo vertraging en fouten in het werkproces, omdat je altijd met de laatste versie werkt. Bovendien is informatie voor elk teamlid te vinden op één plek.

  • Video- en audioconferencing. Vergaderingen kosten veel tijd en zeker als je daarvoor moet reizen. Video- en audioconferencing van goede kwaliteit zorgt dat je tot wel 18,9% per week minder tijd kwijt bent aan vergaderingen.

  • Veilig werken. Zorg dat vitale en privacygevoelige bedrijfsinformatie beschermd zijn. Richt je digitale werkprocessen zo in dat je medewerkers altijd veilig omgaan met informatie. Je kunt ook specifieke informatie en bestanden alleen toegankelijk maken voor de personen die dat nodig hebben voor hun werk.

  • Data inzichtelijk maken. Nieuwe technologie stelt je in staat om data te analyseren, te verzamelen en inzichtelijk te maken met behulp van dashboards. Zo heeft iedereen direct inzicht in de laatste informatie. Dit helpt teams om objectieve en datagedreven besluiten te nemen.

  • Gebruikersvriendelijkheid. Tooling waarmee je medewerkers op een intuïtieve manier kunnen werken, zorgt voor een snellere adoptie en groter draagvlak. De mogelijkheid om de tool te gebruiken via meerdere devices stelt medewerkers in staat om te werken zoals zij dat het liefste doen.

Adoptie en training van de digitale werkplek

Naast de juiste tooling met passende functionaliteiten is adoptie van deze nieuwe technologie van groot belang om uiteindelijk succesvol en duurzaam samen te werken. Adoptie is een niet te onderschatten uitdaging bij de invoering van een nieuwe werkvorm en bijbehorende technologie. Je vraagt je medewerkers namelijk om te veranderen. We zien vaak dat nieuwe tooling niet wordt gebruikt of alleen in de beginfase. Het kost nu eenmaal tijd om dit onder de knie te krijgen. Maar hoe versnel je de adoptie van een digitale werkplek?

  • Geef zelf het goede voorbeeld. Ook hier is leiderschap van groot belang. Wanneer medewerkers je benaderen via de ‘conventionele’ paden, gebruik dan de nieuwe technologie om te antwoorden. Wees volledig toegewijd aan het gebruik van de tooling.

  • Early adopters. Start met kleine groepen van key users en ambassadeurs voor de nieuwe tool. Vanuit de hele organisatie kunnen deze teams het voortouw nemen in het gebruik van de technologie. Zij kunnen andere medewerkers helpen met het inrichten van hun digitale werkplek en enthousiasmeren voor deze nieuwe vorm van samenwerken.

  • Train je eindgebruiker. Je kunt klassikale trainingen verzorgen die zijn toegespitst op de behoefte van de gebruikersgroep. Maar ook webinars en vragenuurtjes helpen je medewerkers op weg. Training is van groot belang: het toont je medewerkers hoe ze de tooling gebruiken, maar vooral ook waarom. Wanneer je medewerkers inzien dat hun arbeidsproductiviteit zal toenemen, zijn ze eerder geneigd om de tooling dagelijks te gaan gebruiken.

  • Luister naar de input van je medewerkers. Zeker bij het invoeren van nieuwe technologie. Als je medewerkers hun visie met je delen, zorg dan ook dat ze worden gehoord. Anders verlies je draagvlak. Dat betekent niet dat je elk verzoek of wens moet inwilligen. Je kunt bijvoorbeeld een projectgroep of stuurgroep hierover beslissingen laten nemen.

  • Communiceer! Laat de implementatie niet met stille trom voorbijgaan in de hoop dat het dan vanzelf goedkomt. Zorg dat je medewerkers begrijpen waarom deze ontwikkelingen gaande zijn. Duidelijke communicatie creëert draagvlak en neemt de weerstand om te veranderen weg. Vaak willen mensen wel veranderen, als ze maar weten welke redenen eraan ten grondslag liggen en wat de voordelen voor henzelf en de organisatie zijn.

  • Experimenteer. Zet een proefopstelling neer van de nieuwe digitale werkplek. Medewerkers kunnen op die manier alvast kennismaken met bepaalde functionaliteiten en de nieuwe manier van samenwerken. Het biedt hen een plek om te experimenteren, fouten te maken en te leren.

  • Ondersteuning vanuit tooling. Applicaties bieden zelf handvatten om medewerkers op weg te helpen. Ze kunnen voor vragen terecht op supportsites, waar meer informatie staat over hun digitale werkplek en handleidingen van veelgebruikte functionaliteiten. Ook een digitale assistent kan antwoord geven op veelgestelde vragen.

Het ADKAR-model is een goed hulpmiddel om veranderingen in organisaties te realiseren en nieuwe samenwerkingsmethodes te implementeren.

I-Experts blog - duurzaam samenwerken - ADKAR methode


Duurzaam samenwerken blijven monitoren

Het kost tijd, vertrouwen, overtuiging en inzet om duurzaam samenwerken te implementeren in je organisatie. Niet alleen de juiste technologie en functionaliteiten zijn van belang om samenwerken voor de lange termijn te faciliteren. Minstens zo belangrijk zijn mens, cultuur, communicatie en verandermanagement.

Blijf in ieder geval flexibel in je aanpak van duurzaam samenwerken. Pas rollen en processen aan als blijkt dat dat beter is voor de efficiëntie, tevredenheid en arbeidsproductiviteit van het team. Bekijk welke functionaliteit wel of niet meer van toepassing is. Processen kunnen veranderen in de tijd. Blijf daarom continu monitoren, experimenteren en innoveren. Samenwerking wordt duurzaam wanneer mens, cultuur, bedrijfsprocessen en technologie elkaar aanvullen.

Wil je meer lezen over hoe je digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’.

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek