leestijd

Succesvol digitaal samenwerken? Zorg eerst dat de basis op orde is!

Door Meindert Jan Waardenburg

Veel organisaties bieden hun medewerkers de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk samen te werken. Nieuwe technologieën en tools als Microsoft Office 365, Microsoft Teams en SharePoint bieden volop kansen om digitaal samenwerken te faciliteren. Zo is informatie niet meer versnipperd, maar samengebracht op één plek. Medewerkers zijn productiever en hebben snel en gemakkelijk toegang tot actuele informatie via elk device. Maar om deze voordelen te behalen, is meer nodig dan alleen de aankoop en implementatie van nieuwe technologie. Zorg in ieder geval dat de basis op orde is, zodat jouw tools om online samen te werken optimaal worden benut! 

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Visie en strategie voor digitaal samenwerken 

Technologische ontwikkelingen inspireren om de duurzame samenwerking in je organisatie te verbeteren. Jouw visie op het nieuwe samenwerken, vertaal je naar een strategie waarin je de inzet van mensen en middelen bepaalt om je doelstellingen te behalen. Hoe verloopt de huidige samenwerking in je bedrijf, waar liggen kansen ter verbetering, wat heeft prioriteit en welke tooling voldoet aan jouw wensen en behoeften? Kijk niet alleen naar de interne samenwerkingsverbanden, maar ook die met externe partijen. Jouw visie en strategie vormen het fundament voor succesvol online samenwerken 

I-experts blog digitaal samenwerken

Roadmap voor online samenwerken

Implementatie van nieuwe technologie voor online samenwerking kost tijd en vergt aandacht. Daarom is het handig om een roadmap op te stellen voor de invoering van de tooling. In de roadmap leg je je plan vast in deelprocessen, activiteiten en een tijdslijn. Start met een kleine groep key users. Bekijk met hen de inrichting van werkprocessen op basis van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per afdeling of team. En de bijbehorende functionaliteit van de tools. De online samenwerking tussen marketing en sales wordt bijvoorbeeld bevorderd door informatie samen te brengen in dashboards (zoals met Microsoft Power BI). Kortom, met een gedegen plan en roadmap maak je voor iedereen inzichtelijk wanneer wat moet gebeuren en hoe de tooling moet worden ingericht. 

Adoptie van nieuwe technologie is het grootste struikelblok  

Betrek je medewerkers al vroeg in het project. Zo creëer je voldoende draagvlak voor de nieuwe manier van digitaal samenwerken. Er zijn meerdere manieren om dadoptie te stimuleren. Allereerst, geef zelf het goede voorbeeld. Als jij de nieuwe tools niet gebruikt, waarom zouden jouw medewerkers dat dan wel doen? Daarnaast is het belangrijk om medewerkers de nieuwe tooling te laten ervaren en ze de gelegenheid te geven er vertrouwd mee te raken. Zorg daarom voor goede communicatie, begeleiding en training. Vergeet ook de early adopters in het bedrijf niet. Je kunt hen aanwijzen als ‘ambassadeurs’ van de nieuwe technologie om zo anderen te inspireren. Tot slot is commitment van het management bepalend voor het succes van digitaal samenwerken. Het is belangrijk dat onder managers voldoende draagvlak is om zelf met de tools te gaan werken en het gebruik onder medewerkers te stimuleren. 

Maak van digitaal samenwerken een succes! 

Hoe succesvol jouw medewerkers digitaal samenwerken, valt of staat met de basis: een gedegen visie en strategie, een goede planning van de implementatie en focus op adoptie en training. Het is zonde van alle tijd en kosten van nieuwe tools als deze niet optimaal worden benut in de organisatie. Wil je ook stappen zetten om de samenwerking in jouw organisatie te verbeteren en te digitaliseren? We denken graag met je mee! 

Wil je meer lezen over hoe je digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek