leestijd

De winnende intranet business case in 7 essentiële stappen

Door Meindert Jan Waardenburg

Supermarkten bieden ons gemak. Het gemak van one-stop-shopping. Vroeger moest je voor groenten en fruit naar de groenteboer, voor brood naar de bakker en voor vleeswaren naar de slager. Nu heb je met één bezoek aan de supermarkt al je boodschappen in huis. Dat scheelt tijd.

Ook jouw medewerkers hebben behoefte aan een zakelijke one-stop-shop. Een one-stop-shop voor alle relevante informatie die nodig is om hun werk te doen. Een sociaal communicatieplatform om samen te werken. Want op een effectieve manier kennis en informatie delen, is cruciaal voor elke organisatie. Toch hebben bedrijven hier problemen mee, waardoor medewerkers minder efficiënt en effectief werken. Een intranet biedt jou de mogelijkheden om dit wél voor elkaar te krijgen.

Een intranet vergt een investering die je moet verantwoorden. Daar is budget en betrokkenheid vanuit de directie voor nodig. Een intranet business case is een uitstekende manier om dit te doen. Met het resultaat kun je de waarde van het nieuwe intranet aantonen en de besluitvormers overtuigen van de nut en noodzaak. Om je op weg te helpen, vind je hieronder een handig stappenplan om een succesvolle intranet business case te bouwen.

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Wat is eigenlijk een intranet?

Veel bedrijven maken gebruik van een website binnen de organisatie om medewerkers op de hoogte te houden van bedrijfsnieuws. Punt. Maar een intranet is zoveel meer dan alleen een nieuwsplatform. Het is de centrale digitale werkplek waar alle bedrijfscommunicatie bij elkaar komt. Een contentplatform en samenwerkingsomgeving om je medewerkers te ondersteunen bij hun werkzaamheden.  

Kijk maar eens naar wat Microsoft zegt over de mogelijkheden van een intranet:

"Deel en beheer inhoud, kennis en toepassingen om teamwerk te stimuleren, snel informatie te vinden en moeiteloos samen te werken in de hele organisatie."

Een intranet is dus een communicatiekanaal, samenwerkingstool en kennisplatform ineen. Voor het gemak van je medewerker is het platform overal en via elk apparaat toegankelijk en geïntegreerd met andere digitale tools. Want bij een intranet staat jouw medewerker centraal.

Een intranet komt dan ook tot stand door en voor medewerkers. Iedereen binnen de organisatie levert een bijdrage door het delen van documenten, schrijven van bedrijfsnieuws, meedoen aan online sociale activiteiten en delen van vacatures. Een intranet draagt bij aan het stimuleren van succes, samenwerken, communicatie en betrokkenheid.

Waarom is een sterke business case belangrijk?

Je organisatie loopt tegen een bepaald probleem aan en zoekt naar een oplossing. Om die oplossing te implementeren wordt een project opgestart. Om te voorkomen dat er met dat project geen resultaten worden behaald en alle investeringen voor niets zijn, bouw je een business case. 

Met een business case toon je aan waarom de voorgestelde oplossing de juiste is voor het pijnpunt binnen de organisatie. Jouw plan ligt daarom in het verlengde van de organisatiestrategie. Een business case draait niet alleen om de kosten en opbrengsten van de implementatie, maar kijkt breder. Wat is de totale impact op het bedrijf? Kortom, je onderzoekt de toegevoegde waarde van het project op de organisatie.

Het resultaat is een document met alle relevante projectinformatie. Met een business case ondersteun je transparante besluitvorming voor alle betrokkenen, want uiteindelijk wil je goedkeuring krijgen vanuit de directie. Het bouwen van een business case is daarom een belangrijke stap.

In dit stappenplan leggen we uit hoe je dat doet. Laten we bij het begin beginnen: iedere intranet business case begint met een visie.  

Intranet business case stap 1: Vorm een visie voor jouw intranet

Waarom wil je aan de slag met een nieuw intranet? En wat is jouw ideale toekomstbeeld als we het hebben over onderlinge betrokkenheid, eenvoudig (online) samenwerken en efficiënte bedrijfsprocessen? Kortom, wat is jouw visie om een intranet te implementeren.  

Een visie moet inspireren en enthousiasmeren. Daarom is het van belang om daar goed over na te denken. Waarom willen we een intranet? Wat is de huidige staat en waar willen we naartoe? Wat is het doel van een intranet? Een visie helpt anderen begrijpen hoe een intranet bedrijfsprocessen verandert. Een visie zorgt dat mensen in beweging komen. Enkele voorbeelden van inspirerende visies:

  • LinkedIn: Create economic opportunity for every member of the global workforce.
  • UNICEF: A world where the rights of every child are realized.
  • Ikea: To create a better everyday life for the many people.
  • Microsoft: To empower every person and every organization on the planet to achieve more.
  • World Health Organization (WHO): A world in which everyone can live healthy, productive lives.

Zodra jij je visie hebt gevormd, deel je deze met iedereen in de organisatie. Een visie moet worden gehoord: om betrokkenheid te creëren bij het management en anderen te overtuigen van het ‘waarom’ van een nieuw intranet.

Prikkel je medewerkers om na te denken over jouw visie. Maak ze enthousiast. Een intranet business case wordt alleen succesvol wanneer anderen jouw visie begrijpen. Als je medewerkers niet snappen waarom een nieuw intranet nodig is, hoef je van hen geen actie te verwachten.

Intranet business case stap 2: Opstellen van vereisten voor het intranet

De vraag die in deze stap centraal staat, is: hoe maak ik het intranet relevant voor mijn medewerkers, zodat ze er elke dag graag gebruik van maken? Met andere woorden: waar moet een intranet aan voldoen om een efficiënte en effectieve bijdrage te leveren aan onze werkzaamheden? En waar moet een intranet aan voldoen om jouw visie waar te maken?

Voor een antwoord op die vragen heb je hulp van je collega’s nodig. Want jouw medewerkers zijn de eindgebruikers van het intranet. Ontdek waar zij behoefte aan hebben als het gaat om kennis, informatie en samenwerken. Wat helpt hen hun werk beter en sneller te doen? Er zijn vele manieren om hierachter te komen. Verstuur een vragenlijst, houd focusgroepen, interview medewerkers, observeer en onderzoek gebruikersdata van het huidige intranet.

Bedenk: een intranet is van iedereen, niet alleen van de IT- of communicatieafdeling. Dus iedere gebruiker staat centraal in jouw onderzoek naar de ‘interne klant’. Het opstellen van persona’s (bijvoorbeeld van een manager van de afdeling HR, marketing, communicatie, IT of klantenservice) helpen je te benoemen wat een medewerker in een specifieke rol wil bereiken en waarom. Drie voorbeelden:

  • Communicatiemanager: “Veel van mijn collega’s werken op afstand: thuis of bij de klant. Ik zou graag een online plek creëren waar iedereen binnen de organisatie samenkomt. Een sociaal platform waar medewerkers op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen. Zodat mijn collega’s op afstand zich betrokken voelen bij het bedrijf.”
  • IT-manager: “Mijn wens is om al onze oudere ICT-systemen te vernieuwen. In plaats van verschillende applicaties aan elkaar te koppelen, wil ik één veilig digitaal platform dat toegankelijk is in de cloud. Voor ons is dat gemakkelijker in beheer en onderhoud.”
  • Algemeen directeur: “Ik wil af van al die interfaces en losse ICT-systemen. Met een integraal platform als een intranet is de kans op fouten in de werkprocessen aanzienlijk kleiner, omdat iedereen werkt met de juiste informatie. Mijn medewerkers krijgen zo hun werk sneller en gemakkelijker gedaan.”

Bovenstaande wensen kun je vertalen naar specificaties, zodat straks iedere eindgebruiker zijn of haar behoeften terugvindt op het intranet. Deze vereisten helpen je verder in de volgende stappen voor jouw intranet business case. 

Intranet business case stap 3: Kies je een standaard of maatwerkoplossing?

Standaardoplossingen bieden voor veel organisaties een compleet pallet aan functionaliteiten. Maar het kan zijn dat je wensen of specificaties hebt die hiervan afwijken. Dan kun je kiezen voor maatwerk.

We raden je aan om van tevoren je specificaties helder op papier te zetten en eens te sparren met een intranetleverancier. Wellicht heb je een vereiste zo omschreven, dat je deze niet kunt terugvinden in de functionaliteitenlijst. Terwijl dit wel gewoon een optie is in de standaardoplossing.

Hieronder een snelle vergelijking tussen de standaardoplossing en maatwerk:

Aspecten

Standaardoplossing

Maatwerkoplossing

Uitrol

 

De uitrol verloopt sneller, omdat de standaardoplossing al uitgebreid is getest. Vaak heb je binnen 2 maanden een intranet live.

De uitrol verloopt langzamer, want er wordt maatwerk ontwikkeld. Deze moet nog worden getest, voordat je hiermee live kan. Het bouwen van een maatwerkoplossing kan 8 tot 12 maanden duren.

Kosten

Je schaft een standaardpakket aan inclusief verschillende functionaliteiten. Dat scheelt in de kosten.

Maatwerk vraagt specialistische ontwikkelwerkzaamheden. Dat kost extra uren, dus extra geld.

Gebruikersvriendelijk

De standaardoplossing is al geïmplementeerd bij vele andere bedrijven. In de loop van de tijd is de gebruikersvriendelijkheid geoptimaliseerd op basis van al deze gebruikerservaringen.

Bij maatwerk wordt er een nieuwe oplossing gebouwd. Functionaliteiten zijn nog niet optimaal ingericht voor de gebruiker. Dat ervaar je pas tijdens en na het project. Je kunt dit natuurlijk optimaliseren. 

Flexibiliteit

Je krijgt een standaardpakket. Wellicht voldoet dit niet helemaal aan je eisen. Ook moet je sommige bedrijfsprocessen aanpassen aan het nieuwe intranet.

Een maatwerkoplossing kun je helemaal naar wens laten ontwikkelen. Je bent dus enorm flexibel in de inrichting van je intranet. Bovendien is een maatwerkoplossing schaalbaar.

Gebruikersadoptie

Zoals hierboven omschreven: de standaardoplossing is uitgebreid getest op gebruikersvriendelijkheid. De adoptie door de eindgebruiker verloopt snel en gemakkelijk.

 Maatwerkoplossingen sluiten goed aan bij jouw wensen en vereisten. Daarom zal de adoptie van het nieuwe intranet soepel verlopen.

Onderhoud en updates

Deze oplossing wordt beheerd in de cloud. Updates en onderhoud worden automatisch uitgevoerd.

Bij maatwerk is geen sprake van automatische updates. Dit moet je zelf doen of je besteedt dit uit aan je leverancier.

Vaak ontkom je niet aan een stukje maatwerk bij een standaardoplossing, bijvoorbeeld voor koppeling en aansluiting op bestaande bedrijfssoftware. Of je nu kiest voor een standaardpakket of een maatwerkoplossing, het belangrijkste is dat je straks een goed werkend intranet hebt dat voldoet aan de vooraf gespecificeerde wensen.

Intranet business case stap 4: Kosten en baten van jouw nieuwe intranet

Om inzicht te krijgen in de voor- en nadelen werk je in jouw intranet business case met scenario’s. Wat betekent het als er geen nieuw intranet komt? Wat als er wel een nieuw intranet wordt geïmplementeerd? En kies je dan voor een standaardoplossing of maatwerk? Of een combinatie van beide? Op die manier kun je eenvoudig de plus- en minpunten aantonen als het gaat om betrokkenheid, samenwerken, kennis delen, efficiënte werkprocessen en interne communicatie. 

Een nieuw intranet brengt kosten met zich mee. Ook die verwerk je in bovenstaande scenario’s. Denk aan kosten voor: hosting, de aankoop van het pakket, servicelevel agreements, interne (personeels)kosten, hardware, licenties, gebruikersadoptie en -training.

Als het over kosten gaat, schetst de volgende intranet business case met Microsoft-software een interessant voorbeeld:

Clientapplicaties worden vrijgegeven via Microsoft 365-licenties. Een klant werkte met E3-licenties van €19,70 per gebruiker per maand. Na onderzoek kwam men erachter dat maar liefst 80% van het medewerkersbestand volledig online werkt. Deze klant kon dus gemakkelijk overstappen naar een andere licentievorm. Deze E1-licentie kost €6,70 per gebruiker per maand. Op 1.000 gebruikers is dat een aanzienlijke besparing van €13.000,00 per maand!

Kosten betalen zich na verloop van tijd terug. Niet alleen in harde cijfers, maar ook in ‘softe’ aspecten als communicatie en samenwerken. ‘Softe’ resultaten zijn wat lastiger te meten, maar het is wel mogelijk. Door kosten en baten goed te onderzoeken en op een heldere manier uiteen te zetten, voorkom je onaangename verrassingen in de toekomst.

Intranet business case stap 5: Uitrollen van een nieuw intranet

Voor de uitrol van een nieuw intranet vormen drie plannen een stevige basis. Dat zijn de roadmap, het governanceplan en het plan voor gebruikersadoptie. Deze documenten bevatten belangrijke aspecten voor een succesvol intranet die aan bod gaan komen voor, tijdens en na het implementatieproces.

1. Roadmap. In de roadmap omschrijf je het verloop van de invoering van het nieuwe intranet. Wanneer ga je wat doen in het implementatieproces? Welke functionaliteiten hebben prioriteit? En hoe ziet de tijdslijn eruit? 

2. Governanceplan. In het governanceplan leg je gedurende de uitrol van het intranet vast welke besluiten je waarom hebt genomen. Het is een dynamisch document waarin onderwerpen als rollen en verantwoordelijkheden, gegevensclassificatie en informatiearchitectuur terugkomen. Het schetst de beheerkaders voor de gebruiksperiode, voorkomt chaos en borgt de beheersbaarheid op de middellange en lange termijn.

3. Adoptieplan.  Een essentieel onderdeel bij de aanschaf van een nieuw intranet! Je kunt alles technisch op orde hebben, maar als de eindgebruikers hun weg niet vinden naar het intranet zijn alle investeringen voor niets gedaan. In stap twee startten we al met gebruikersadoptie door de juiste medewerkers bij het project te betrekken. Verder kun je eindgebruikers de kans geven om het intranet te ervaren en ermee te experimenteren. Hun feedback en vragen zijn belangrijke lessen. Door je medewerkers te trainen, raken ze bekend en ervaren met het intranet. Vergeet niet: gebruikersadoptie is een continu proces. 

De roadmap, het adoptieplan en het governanceplan vormen het fundament van je intranetproject. Zonder een goede uitwerking van deze drie plannen is er slechts een kleine kans op succes voor het nieuwe intranet.

Intranet business case stap 6: Opstellen van KPI’s om successen te meten 

Key Performance Indicators (KPI’s) helpen je veranderingen te analyseren en meetbaar te maken. Uiteindelijk wil je weten en laten zien hoe succesvol het nieuwe intranet is in vergelijking met de oude situatie. Probeer met een nulmeting zo vroeg mogelijk te beginnen met het opnemen van de effecten van het verandertraject.

Definieer eerst een aantal succesfactoren en maak ze dan concreet:

Succesfactoren

Meetbare doelstellingen

Gebruik van het intranet 

  • Aantal gebruikers dat per dag inlogt op het intranet.
  • Aantal medewerkers dat gebruikmaakt van het intranet.

Kostenbesparing

  • Besparing op print- en papierkosten per kwartaal.
  • Besparing op reiskosten per kwartaal.

Medewerkers-betrokkenheid 

  • Hoe vaak wordt er op een nieuwsbericht geklikt? 
  • Hoe vaak wordt er op een nieuwsbericht gereageerd (met ‘likes’ en/of reacties)?

Samenwerken

  • Aantal nieuwe projecten op het intranet.
  • Aantal documenten dat wordt gedeeld via intranet.

Gebruikersgemak

  • Aantal hulpvragen bij de IT-afdeling omtrent het intranet.
  • Aantal medewerkers dat gebruikmaakt van de mobiele applicatie.
  • Aantal keer dat de zoekfunctie wordt gebruikt.

Productiviteit

  • Dit meet je met een gebruikersonderzoek. Vraag bijvoorbeeld naar het e-mailgebruik voor en na de invoering van het intranet.
  • Vraag of medewerkers nu sneller relevante informatie vinden.

Neem ook eens alle andere applicaties in je organisatie onder de loep. Wellicht kun je vele daarvan uitfaseren wanneer je van een intranet gebruikmaakt. Denk aan formulierentools, wiki-applicaties, contractbeheertools en kwaliteitsapplicaties. Neem dit aspect zeker mee als onderdeel van je Return on Investment (ROI) en voeg dit toe aan je intranet business case. Successen worden pas concreet en aantoonbaar met KPI’s!

Intranet business case stap 7: Maak een aantrekkelijke presentatie

Heb je alle voorgaande stappen doorlopen? Dat kost even wat tijd, maar al deze verzamelde informatie ondersteunen jouw verhaal en visie. Dan is nu het moment gekomen dat je jouw intranet business case kunt presenteren. Maar hoe overtuig je interne besluitvormers?

Schets een kader en zet de volgende zaken uiteen:

  • Waarom hebben we een nieuw intranet nodig?
  • Wat zal de impact zijn op onze organisatie?
  • En welke oplossing sluit het beste aan bij onze behoeften?

Bovenstaande punten ga je ‘aankleden’. Door er een (visueel) verhaal van te maken dat aansluit bij jouw publiek. Het is daarom verstandig te onderzoeken wie jouw publiek exact is en wat zij belangrijk vinden. Een financieel manager stuurt namelijk op hele andere resultaten dan een communicatiemanager.

Voor de beleving van het nieuwe intranet nodig je een leverancier uit om een demo te geven van de oplossing die door jou is voorgesteld. In die demo komen vooral de functionaliteiten naar voren als ‘antwoord’ op de pijnpunten. Ook referenties, gelijk aan jouw organisatie, zorgen voor herkenning en helpen je om jouw intranet business case te ondersteunen met behaalde resultaten. 

Als je jouw intranet business case hebt gepresenteerd, is het nog niet afgelopen. Nu begint het echte werk, want het is tijd voor de vragenronde. Bedenk van tevoren welke vragen en tegenwerpingen kunnen ontstaan en formuleer antwoorden en argumenten. Vraag bij weerstand goed door om te bepalen waar die vandaan komt. Sommige besluitvormers willen betrokken worden, anderen durven het project niet goed aan of hebben er pas vertrouwen in als een naaste collega positief is.

Zorg voor de zekerheid dat je jouw verhaal vormgeeft in een uitgebreide presentatie, maar ook in een korte pitch. Als je je intranet business case levendig vertelt, aantrekkelijk visualiseert en concrete resultaten kunt tonen van overeenkomstige referenties, is het alleen nog wachten op het besluit!

Conclusie

Een intranet business case is noodzakelijk om het besluitvormingsproces te ondersteunen en betrokken medewerkers te overtuigen en te activeren. Dat een nieuw intranet niet een ‘nice to have’ is, maar echt nodig. Jouw visie inspireert besluitvormers. De specificaties structureren het project. En het kosten-batenplaatje geeft een indicatie van de ROI. De kans is groot dat je met een krachtige intranet business case binnenkort van start kan met het intranetproject!

Een sociaal intranet is vaak onderdeel van een slimme digitale werkplek. Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’.

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek