leestijd

De 7 grootste voordelen van een intranet op Sharepoint

Door Meindert Jan Waardenburg

Microsoft SharePoint is in 2001 opgezet als systeem voor documentenbeheer en -opslag. Maar inmiddels biedt SharePoint je veel meer dan dat. Vorig jaar benoemde Gartner SharePoint tot leider in het Magic Quadrant for Content Services Platforms. Al voor het derde jaar op rij. Meer dan 100 miljoen actieve gebruikers benutten de voordelen van Microsoft SharePoint voor bedrijfskritische processen. Niet voor niets, want een intranet in SharePoint stimuleert slimmer samenwerken, verbetert interne communicatie en verhoogt de betrokkenheid binnen je organisatie. Dit zijn de zeven grootste voordelen van SharePoint. 

1. Een schaalbaar intranet in de cloud

Eén van de grootste voordelen van SharePoint is dat het beschikbaar is in de cloud. Je hebt toegang tot intranet via je desktop, tablet, smartphone of laptop ongeacht je locatie. Dit maakt het aantrekkelijk en eenvoudig om SharePoint te gebruiken naar jouw voorkeur.  

 

De cloud is bovendien schaalbaar, bijvoorbeeld in opslagcapaciteit. Je bent niet gebonden aan de servercapaciteit van je organisatie. Bovendien bespaar je direct kosten, doordat je geen serverparken moet onderhouden en je minder tijd kwijt bent aan het doorvoeren van updates of bepaalde functionaliteiten. SharePoint Online is altijd up-to-date en de nieuwste functionaliteiten zijn als eerste beschikbaar.  

 

2. Slimmer samenwerken met SharePoint

SharePoint is een open en sociaal platform, wat het gemakkelijk maakt om documenten te maken en te delen. Via het intranet heb je toegang tot teamsites, informatie, personen en projecten om je werkzaamheden effectief en efficiënt uit te voeren. Je kunt eenvoudig met meerdere collegas aan hetzelfde document werken. In een live feed zie je in één oogopslag wie tegelijk met jou in het document werkt. Door het bestand te vernieuwen, zie je direct hun aanpassingen. Dit voorkomt meerdere versies van hetzelfde bestand en bespaart je tijd en miscommunicatie.  

 

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

3. Eén integraal platform

Een van de andere voordelen van SharePoint is dat je een consistente beleving van het platform ervaart, omdat het naadloos is geïntegreerd met Microsoft Teams, de Microsoft Office Suite en ERP-, CRM- of andere back-officesystemen. Via één portaal heb je toegang tot alles wat je aan informatie nodig hebt.  

 

Een groot voordeel van een integraal platform in plaats van losstaande oplossingen, is dat je je informatie- en archiveringsbeleid centraaop de gehele omgeving kunt toepassen. Alle informatie is namelijk opgeslagen in de Microsoft-cloud, en niet versnipperd over aparte applicaties. Dit maakt je informatiebeheer een stuk eenvoudiger. Denk aan automatische classificatie van documenten op basis van gevoelige informatie, het automatisch instellen van bewaartermijnen en monitoring ten behoeve van audits 

 

Omdat veel gebruikers bekend zijn met Microsoft Office verloopt het adoptieproces van aanvullende Microsoft-oplossingen bovendien sneller. Door de uniforme beleving kun je SharePoint al snel als intranet gebruiken voor je dagelijkse werkzaamheden.

4. Veilig werken met SharePoint

Gevoelige bedrijfsinformatie en persoonsgegevens hebben de optimale bescherming nodig. Ook om je integriteit en reputatie te beschermen. In SharePoint zijn meerdere geavanceerde veiligheidsmaatregelen geïntegreerd, bijvoorbeeld om datalekken en ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Zonder de mogelijkheden van het delen van informatie te beperken. Tot op bestandsniveau beheer je de rechten voor inzage en bewerking en veiligheidsupdates worden automatisch verwerkt. Dataopslag in de cloud is veel betrouwbaarder en veiliger dan on-premise.

 

20200602-Iexperts_71 (1)

 

5. SharePoint personaliseren zonder code 

Eén van de voordelen van SharePoint is dat je het intranet kunt inrichten naar jouw wensen en behoeften zonder dat er een ontwikkelaar aan te pas komt. Dat doe je bijvoorbeeld met de beschikbare templates om diverse werkprocessen voor terugkerende taken te automatiseren. Of creëer bepaalde formulieren om online benodigde informatie van medewerkers, klanten, partners of leveranciers te verzamelen. Zo voorkom je onjuiste of dubbele data, omdat je gegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren. SharePoint kun je dus personaliseren en optimaliseren voor jouw werkzaamheden zonder code.  

6. Uitgebreide zoekfunctie

Soms kan het moeilijk zijn om specifieke informatie te vinden, zeker in omvangrijke intranetsites. De slimme zoekfunctie in SharePoint toont je direct de documenten, personen of intranetpagina’s die overeenkomen met of gerelateerd zijn aan jouw zoekopdracht. Verder bevat de zoekfunctie een spellingcorrector en kun je meldingen inschakelen voor specifieke zoektermen. Deze uitgebreide zoekfunctie is ook gemakkelijk te gebruiken via mobiele apparaten.  

7. Intelligente werkplek

Van veilig werken tot samenwerken met behulp van software: vaak komt er Artificial Intelligence (AI) bij kijken. Door toepassing van AI in SharePoint zijn interessante functionaliteiten beschikbaar gekomen. Zoals de al eerdergenoemde zoekfunctie. Behalve documenten vind je nu net zo snel afbeeldingen op basis van metadata. Een andere toepassing van AI is de chatbot waar medewerkers met hun vragen over bijvoorbeeld personeelszaken terechtkunnen. Hoe meer data en gebruikers hoe beter de functionaliteiten die AI biedt op intranet! 

 

Conclusie voordelen van SharePoint 

Het SharePoint-platform van tegenwoordig is niet meer te vergelijken met de SharePoint van 2001. Het intranet is veiliger, intuïtief, schaalbaar, te integreren met andere IT-systemen en gericht op samenwerking en gebruikersgemak. Medewerkers zijn effectiever en efficiënter in hun dagelijkse werkzaamheden en ervaren meer werkplezier. Tot slot heb je als organisatie lagere kosten voor beheer en onderhoud van een intranet op SharePoint. 

 

Een sociaal intranet is een onmisbaar onderdeel van een slimme digitale werkplek. Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons gratis whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek