leestijd

Cloud-adoptie en de moderne werkplek

Door Meindert Jan Waardenburg

Van de oude naar de moderne werkplek

De transitie van de oude werkplek naar de moderne werkplek is geen sinecure. Cloudificatie is namelijk een voorwaarde om de moderne werkplek te creëren. Medewerkers verrichten hun werkzaamheden namelijk niet meer alleen binnen de muren van het kantoor, maar vanaf elke mogelijke locatie. 

De moderne werkplek kan dus overal zijn. Het doel is dat medewerkers optimaal presteren, optimaal samenwerken en zeer flexibel zijn. Ze hebben daarbij keuze tussen meerdere apparaten en applicaties. En voor jouw organisatie kan werken in de cloud een kostenbesparing betekenen en het beheer uit handen geven. 

Flexibel en mobiel werken is niet het doel van de cloud-adoptie en de moderne werkplek an sich. Het doel is om jouw organisatie door te ontwikkelen, voor te bereiden op de toekomst en zodoende een efficiëntere en productievere organisatie te worden waarbij het werkplezier centraal staat. Werken in de cloud kan jouw organisatie op grofweg 2 manieren bereiken: 

  • Door middel van Microsoft applicaties zoals Office 365 kun je de moderne werkplek optimaal inrichten en optimaliseren.

  • Al je bestaande applicaties kunnen ondergebracht worden in de cloud. Dit gebeurt kan bijvoorbeeld via het cloud-platform Microsoft Azure.

Download nu: 'Waarom Cloud diensten het einde betekenen van de ICT-manager'

Cloud-adoptie

Microsoft brengt alles in de cloud. De adoptie van Office 365 is een totaaloplossing voor de moderne werkplek. De software is daarbij ideaal voor het inrichten van die digitale werkplek. Naast applicaties die je waarschijnlijk al gebruikt, zoals Word of Outlook, biedt Office 365 een totaalpakket aan applicaties die samenwerken, verbinding, communicatie en productiviteit vergroten van jouw organisatie. Denk hierbij aan programma’s als Teams en SharePoint 

Met Teams kun je bijvoorbeeld ‘live’ gezamenlijk in bestanden werken, maar uiteraard ook chatten, bellen, videobellen en nog veel meer. Met SharePoint kun je een sociaal intranet bouwen. 

Hiermee is het mogelijk nieuws en informatie te delen, documenten en werkprocessen te beheren en samen te werken binnen teams en projecten. Met andere woorden, jouw organisatie ondersteunt met deze middelen en mogelijkheden de medewerkers optimaal. Samenwerken, zowel intern als extern, is nog nooit zo goed gefaciliteerd. 

Microsoft Azure wordt veelal gebruikt om applicatiesgegevenssets en servers op de hosten. Jouw organisatie kan dus alle processen onderbrengen in de cloud. Het grootste voordeel hiervan is dat Azure volledig schaalbaar is. Je kunt zelf kiezen wat je wel en wat je niet onderbrengt in de cloud. Daarbij betaal je enkel voor wat je gebruikt. Het is dus volledig schaalbaar. 


Cloud Adoption Framework 

I-Experts is een Microsoft Gold partner en heeft veel ervaring met het cloud-adoptie framework van Microsoft, te weten het Cloud Adoption Framework (CAF). Dit Framework is ontworpen om succesvol te zijn in de overgang naar de moderne werkplek. Het helpt jouw organisatie namelijk de cloud goed te adopteren. 

Het framework helpt jouw organisatie om cloud ready te worden en ondersteunt met het nemen van de juiste beslissingen omtrent people, products en processen. Cultuur, business en technische aspecten zijn allemaal even belangrijk om je doel te behalen.

Elke organisatie dient in dit framework daarbij dezelfde vragen te beantwoorden, maar realiseert vaak verschillende uitkomsten.


1. Plan 

'Plan' is de eerste stap in het CAF. De belangrijkste onderdelen in deze fase zijn het duidelijk formuleren van een breed gedragen doel, ‘het waarom’, en het ontwikkelen van een businesscase. De breed gedragen doelstelling komt tot stand door de gehele organisatie. IT, Finance, HRM, Sales en Marketing moeten het allemaal kunnen ondersteunen.

Cloudificatie is dus geen IT feestje, maar een manier om de organisatie verder te ontwikkelen op een wijze die breed gedragen wordt. 

Een businesscase dient als onderbouwing voor de doelstelling. Met een business case toon je aan waarom jouw oplossing passend is bij de visie die is geformuleerdDe businesscase ligt daarom in het verlengde van de bedrijfsstrategie. 

Het is daarbij dus van het uiterste belang dat een businesscase meer is dan een spreadsheet met enkel kosten en baten daarin. Het is breder dan dat. Een business case kijkt naar de gehele impact. Samenwerking is immers lastig te kwantificeren in Excel, maar heeft zeker wel een toegevoegde waarde.  

Een business case is dus een breed document en kijkt naar de gehele impact voor jouw organisatie. Maak er geen Excel-sheet van. Vergelijk het met een huwelijk. Trouwen doe je ook niet op basis van een kosten-baten analyse. Dat maakt de bruidsschat namelijk belangrijker, terwijl de liefde zich lastig laat vangen in getallen.

2. Ready 

In deze fase zorg je ervoor dat jouw organisatie klaar wordt voor het cloud avontuur. Dus worden er concrete actiepunten geformuleerd, tijdlijnen afgesproken en weet iedereen wat hij/zij moet doen en wanneer. 

Een onderdeel wat niet mag ontbreken is het ontwerpen van een trainingsplan. Immers, nadat we over zijn gegaan naar de cloud is het van belang dat jouw medewerkers er goed mee uit de voeten kunnen. De Ready fase is dus een projectfase. Er dienen keuzes gemaakt te worden door een cloud-adoptie consulent zodat de basis goed wordt gelegd.  


3. Adopt 

De Adopt fase begint met het migreren van workloads naar de nieuwe Cloud omgeving. Tegelijkertijd dient er gestart te worden met de stappen operations & security en governance.

Denk hierbij aan veiligheidsaspecten. Hoe wordt alles beheerd in de cloud en blijft het wel veilig? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Contractmanagement en samenwerkingen staan tevens centraal, net als welke methoden qua IT-servicemanagement jouw organisatie kiest te hanteren.

De focus ligt op datgene wat voor jouw organisatie het best passend is m.b.t. het behalen van de doelstellingen. De laatste stap van de Adopt fase betreft governance, oftewel controle. Controle gaat over de kosten, security, identity en resources.

 

3 manieren van moderne werkplek adoptie 

Gebruikersadoptie kan op 3 manieren plaatsvinden.

  • De eerste manier heet de ‘big bang’ en is redelijk zelf-verklarend. Elke medewerker gaat tegelijkertijd over. Dus met z’n allen, in één keer. Deze manier kan geschikt zijn wanneer jouw organisatie ervoor kiest om met Office 365 de moderne werkplek optimaal te laten inrichten. Al het voorwerk is dan voor je gedaan door een ervaren partner die het klappen van de zweep kent.
  • De tweede manier van gebruikersadoptie voor de moderne werkplek heet ‘parallelle adoptie’. Hierbij bestaat de oude inrichting parallel aan de nieuwe. Zodoende kan men rustig aan wennen en altijd terugvallen op het oude vertrouwde.

    Dit is echter wel een groot risico. Niks is zo lastig als het bewerkstelligen van gedragsverandering en deze wijze biedt medewerkers de mogelijkheid terug te vallen in oud gedrag. Immers, waarom zou je veranderen als de oude manier van werken nog volstaat.

  • De derde manier van gebruiksadoptie van de moderne werkplek heet de hybride of gefaseerde aanpak. Dit impliceert dat de organisatie per afdeling overgaat op de nieuwe manier van werken, dus stapsgewijs.

    Dit kan een verstandige keuze zijn. Immers, een cloudificatie vraagt veel van een organisatie. Fasering werkt dan soms beter. Azure ondersteunt daarbij ook je lokale infrastructuur zodat een geleidelijke transitie met hybride cloud-migratie tot de mogelijkheden behoort. 


Wil je meer weten over Cloud-adoptie en de moderne werkplek? Neem contact met ons op via info@i-experts.nl of bel 055-7998170. Je kunt ook met ons chatten. Ga hiervoor naar onze website en typ je vraag in de chatbalk rechtsonder op de pagina.