leestijd

Bedrijfsprocessen automatiseren met Power Automate

Door Meindert Jan Waardenburg

Power Automate is onderdeel van het Power Platform van Microsoft 365, samen met Power AppsPower BI en Power Virtual Agents. Deze vier Microsoft applicaties versterken elkaar en worden vaak samen toegepast. Power Automate zorgt ervoor dat je geautomatiseerde werkstromen kunt maken tussen verschillende applicaties, services en software.

Maar hoe kun je dan automatiseren met Power Automate? Ten eerste is het belangrijk om te weten dat je dat zelf kunt doen! Power Automate democratiseert namelijk automatisering door een betaalbare, low-code automatiseringsoplossing aan te bieden. Met andere woorden, Power Automate is gebruiksvriendelijk voor non IT-experts en mensen aan de business-zijde binnen jouw organisatie.

Waarom automatiseren?


Automatiseren is de manier van slimmer en efficiënter werken. Routinematig werk wordt door automatisering efficiënter en slimmer ingevuld waardoor jouw medewerkers meer tijd kunnen besteden aan hun kerntaken. De voordelen van automatiseren zijn legio, zoals kostenbesparing en meer werkplezier voor jouw medewerkers en minder menselijke fouten. Dit alles ligt binnen handbereik met
Power Automate, de Microsoft oplossing voor het automatiseren van bedrijfsprocessen.

Veel medewerkers hebben immers repetitieve taken die ze elke dag opnieuw uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het doorsturen van (web)formulieren naar een bepaalde afdeling, of het versturen van een e-mail aan het team wanneer de team-agenda wordt aangepast. Wanneer deze tijdrovende menselijke handelingen foutief of niet worden uitgevoerd zijn de gevolgen vaak vervelend voor anderen.

Dezelfde handelingen worden dus continu herhaald. Wanneer deze handelingen geautomatiseerd worden bespaar je dus tijd, geld en je bedrijfsprocessen worden robuuster omdat menselijke fouten worden uitgesloten. En het fijne is, met Power Automate kun je dit bereiken zonder dat je een programmeur nodig hebt.

Voordelen

  • Jouw medewerkers besparen tijd;
  • Jouw organisatie bespaart geld;
  • Processen worden robuuster;
  • Menselijke fouten worden geminimaliseerd;
  • Power Automate is een low/no-code applicatie;
  • Vergroot werkplezier.

Hoe gaat het in z’n werk?


Jouw medewerkers kunnen dus gegevensstromen automatiseren. Dit gebeurt op basis van
triggers en acties. Stap 1 is dus een gegevensstroom creëren. Een van de meest gemakkelijke stromen die je kunt aanmaken is het versturen van automatische mails. Zo’n stroom (de automatische mail) kun je dan vervolgens koppelen aan een gegevensbron, waarmee je dus een gegevensstroom hebt gecreëerd.

Deze gegevensstroom werkt dan in de toekomst als volgt: een actie laat een trigger afgaan. Bijvoorbeeld, er wordt door die iemand een document gedeeld in SharePoint. Deze actie zorgt ervoor dat er   een trigger afgaat. Vervolgens wordt de automatische mail verstuurd naar de afdeling of team waarvoor het betreffende document relevant is. De automatische mail is de gegevensstroom die is gecreëerd.

Er zijn drie primaire Power Automate stromen, namelijk cloud-, desktop- en bedrijfsprocesstromen. Cloudstromen zijn geautomatiseerde stromen die worden geactiveerd wanneer een specifieke gebeurtenis plaatsvindt. Zie het bovenstaande voorbeeld van de verstuurde e-mail als een document wordt gedeeld in een SharePoint.

Desktopstromen of bureaubladstromen worden gebruikt om taken op het web of het bureaublad te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een automatische e-mail wanneer jouw organisatie een lead binnenkrijgt via Twitter. Ook hierbij geldt dus weer dat de gegevensstroom werkt op basis van acties en triggers. In dit geval wordt jouw organisatie genoemd op Twitter. Die actie van iemand brengt een trigger  teweeg waardoor een automatische e-mail wordt verstuurd naar de accountmanager.

Bedrijfsprocesstromen vormen een handleiding voor medewerkers. Ze bieden een gestroomlijnde gebruikerservaring aan zodat medewerkers door de processen die jouw organisatie heeft opgesteld heen moeten. Met andere woorden, het stroomlijnt/kapselt het bedrijfsproces (in).

Jouw medewerkers kunnen bedrijfsprocesstromen gebruiken om hun stappen te definiëren. Deze stappen brengen medewerkers vervolgens naar het gewenste proces. Bedrijfsprocesstromen verminderen op deze manier de behoefte aan trainingen, omdat gebruikers zich niet hoeven te oriënteren binnen applicaties. Ze kunnen immers ‘gewoon’ het proces volgen. 

Concrete voorbeelden van de drie Power Automate stromen:

  • Synchroniseren van bestanden;
  • Verzamelen van gegevens;
  • Versturen van herinneringen en notificaties;
  • Goedkeuren van aanvragen met één druk op de knop;
  • Uitvoeren van periodieke kwaliteitscontroles
  • Genereren van rapportages.

Integratie


Power Automate is standaard onderdeel van
Microsoft Office 365. Het spreekt dus voor zich dat Power Automate makkelijk te integreren is met alle andere Microsoft applicaties. Maar Power Automate is ook te integreren met vele non-Microsoft applicaties, zoals Trello, SAP en Wordpress. Voor een volledige lijst, met meer dan 200 applicaties, kun je hier kijken.


Ons advies

Overweeg je bedrijfsprocessen te automatiseren en werkstromen efficiënter in te richten? Wij van I-Experts helpen je graag met de succesvolle implementatie van Power Automate. Wij zijn namelijk zeer bekwaam en ervaren met de succesvolle toepassing en gebruikersadoptie van Power Automate in vele organisaties. Als Microsoft Gold Partner zijn wij tevens goed op de hoogte van alle mogelijkheden en de nieuwste updates.

Wij beginnen met het in kaart brengen van jouw processen en zorgen vervolgens met Power Automate voor een goede inrichting van de werkstromen. Jouw uitgangssituatie en doelen staan bij ons centraal: wij komen altijd met oplossingen die jouw organisatie verder helpt. Zo ben je ervan verzekerd dat je optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden die Power Automate te bieden heeft.

Interesse naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op voor een oriënterend gesprek. Mail naar info@i-experts.nl of bel: 0557998170.