leestijd

Altijd en overal online werken in Teams

Door Meindert Jan Waardenburg

Online werken in Teams vergt een andere instelling van je medewerkers dan wanneer iedereen op kantoor zit. De moderne werkplek is immers een digitale werkplek. Daarom heeft I-Experts een aantal tips op een rij gezet waardoor je het maximale kunt halen uit online werken in Teams.

De werkomgeving

Thuiswerken kan soms hectisch zijn. Je hebt wellicht kinderen of een huisdier die aandacht vragen. Maar ook andere zaken kunnen afleidend werken, zoals huishoudelijke taken. Vergis je dus niet, enkel omdat je op afstand werkt betekent dat niet dat jij en je collega's geen invloed op elkaar hebben.

Zoek daarom een ruimte in je huis waar je je kunt concentreren. Daarbij is het voor je collega’s niet fijn als je ergens bent waar je achtergrond mogelijk afleidt. Je kunt in dat geval gebruik maken van 'Achtergrond vager maken' in Microsoft Teams zodat teamleden niet afgeleid raken en dus gefocust blijven.

Blijf communiceren

Online werken in Teams zorgt er vaak voor dat medewerkers een ander ritme hebben dan wanneer ze op kantoor werken. Waarschijnlijk wisselt het werk vaker af, maar begint het ook vroeger. Immers, men heeft geen reistijd meer. Daarom is het van belang dat iedereen z’n werkrooster doorgeeft aan en deelt met medewerkers, zodat je collega’s weten wanneer ze je kunnen bereiken.

Gelukkig houden de meeste medewerkers al nauwkeurig hun agenda bij in Outlook. En deze Outlook agenda is goed te synchroniseren met Teams, waardoor je er geen dubbel werk aan hebt. Tevens kun je jouw agenda in Teams delen met alle medewerkers. Andere voordelen van Teams zijn dat je via Teams ook vergaderingen kunt inplannen bijvoorbeeld. Met andere woorden, het vergt even een kleine aanpassing, maar met Teams kun je uitstekend online samenwerken en communiceren.

Grensbewaking

Aangezien iedereen altijd en overal kan werken in Teams online lopen jouw medewerkers ook extra risico. De gebruikelijke werkdagsignalen, zoals naar huis rijden of de gezamenlijke lunch, kunnen immers vervagen. Het is daarom van belang dat een ieder z’n grenzen in de gaten houdt. Het gebeurt namelijk best vaak dat medewerkers wegens gebrek aan daadwerkelijke kantoorkaders vergeten te hydrateren of uit te klokken op tijd.

Online vergaderen

Maak van online vergaderen in Teams een gewoonte. Zorg ervoor dat alle medewerkers die een vergadering organiseren gebruik maken van de optie ‘virtueel deelnemen’. Hierdoor kunnen alle medewerkers deelnemen vanaf elke locatie. Schakel daarbij de videofunctie in, zodat je team face-to-face kan communiceren en zich meer verbonden voelt.

Vergader toegankelijk

Drukke telefonische- of videovergaderingen kunnen ervoor zorgen dat het ‘open’ karakter van jouw overleggen onder druk komt te staan. Immers, Microsoft Teams is een meester in efficiëntie en effectiviteit. Wanneer je online werkt in Teams is het daarom te adviseren dat je regelmatig een pauze inlast zodat medewerkers meer ruimte en tijd ervaren om hun inzichten te delen. Een andere handige optie in Teams is dat jouw medewerkers het chatvenster kunnen gebruiken om hun meningen te delen.

 

Een andere tip voor het online vergaderen is dat het gehele team regelmatig virtueel samenkomt. Op afstand werken kan namelijk soms eenzaam voelen. Organiseer daarom brainstormsessies met de Microsoft Whiteboard-app of plan een korte dagelijkse ‘’dagstart’’ waarbij een sociaal rondje wordt gedaan.

Wie schrijft die blijft

’Wie schrijft die blijft’’ betekent zoiets als: wanneer je alles goed vastlegt blijf je in beeld als persoon. Vroeger betekende het dat vergaderingen goed genotuleerd moesten worden. Nu het moderne werken sterk aan populariteit wint betekent het dat je vergaderingen kunt opnemen. Zodoende kun je altijd terugvallen op accurate verslaglegging. Maak daarom dus gebruik van de optie ‘opnemen’ wanneer de vergadering begint.

Praatje bij het koffieapparaat

Mensen zijn sociale wezens. De persoonlijke praatjes bij het koffieapparaat is wat mensen het meeste missen wanneer ze overgaan op de moderne werkplek. Daarom is het van essentieel belang dat wanneer je Teams gebruikt je daadwerkelijk goed verbonden blijft met je medewerkers.

Teams leent zich goed voor sociale interactie. Informele chatberichten vervullen vandaag de dag de functie van het gesprek bij het koffiezetapparaat. Maak daarom gebruik van alle opties, zoals het sturen van spraakberichten, chats, emojis en #hashtags. Dit zorgt ervoor dat Teams meer is dan enkel een handige manier voor iedereen om online en ‘live’ in hetzelfde document te kunnen werken.

Creëer bekendheid met de functionaliteiten

Alle tips tot nu toe zijn vooral gericht op het menselijke aspect van overal en altijd kunnen werken in Teams. Echter, wat niet onbenoemd mag blijven is de bekendheid met de functionaliteiten van Teams. Immers, online werken in Teams zal pas daadwerkelijk een vogelvlucht nemen binnen jouw organisatie wanneer iedereen weet wat ze er daadwerkelijk mee kunnen. De ‘what’s in it for me’ fase. Daarom hieronder een overzicht van de meest vooraanstaande functionaliteiten van Teams.  

  • Alle documenten, informatie, applicaties en communicatiefuncties zijn centraal beschikbaar;
  • Medewerkers kunnen altijd en overal samenwerken op ieder gewenst apparaat; 
  • Alles staat in de Cloud, beperkingen van een lokaal netwerk behoren tot het verleden;
  • Geen onnodige handelingen en tijdverspilling meer door versnipperde informatie en functionaliteiten;
  • Informatie is altijd up-to-date en maximaal beveiligd.

Onze #ExpertsTogether aanpak

Heb jij nu ook interesse om Teams optimaal in te passen binnen jouw organisatie? I-Experts kan jouw daarbij helpen. I-Experts is een ervaren Microsoft Gold Partner. Wij hebben vele organisaties succesvol geholpen met de inrichting van Microsoft Teams. Een belangrijk onderdeel daarvan is training & adoptie. Meestal kiezen wij daarbij voor een gefaseerde gebruikersadoptie, waarbij medewerkers geleidelijk kunnen wennen aan de nieuwe werkomgeving.

Heb je interesse in een vrijblijvend oriënterend gesprek? Neem contact op door te mailen naar info@i-experts.nl of te bellen naar 0557998170.