leestijd

9 Tips voor een succesvolle Microsoft Teams gebruikersadoptie

Door Meindert Jan Waardenburg

Jouw medewerkers hebben waarschijnlijk al het gemak ervaren van Microsoft Teams, bijvoorbeeld om online te vergaderen met collega’s en klanten. Maar je kunt gemakkelijk verdwalen in de vele andere mogelijkheden die Teams te bieden heeft. Dus hoe zorg je ervoor dat iedereen Teams op de juiste manier gaat gebruiken en de voordelen van het platform maximaal benut? Met deze tips willen we bijdragen bij aan de Microsoft Teams gebruikersadoptie in jouw organisatie.

Microsoft Teams gebruiken is niet vanzelfsprekend

Iedere technologie die je inzet zou als doel moeten hebben om het werk van je medewerkers gemakkelijker, veiliger en efficiënter te maken. Om de productiviteit te verhogen, tijd en kosten te besparen en de medewerkerstevredenheid te verhogen. Adoptie van nieuwe tools en applicaties is echter niet vanzelfsprekend. Vaak hebben mensen moeite met verandering; omdat ze het nut er niet van inzien of omdat ze het lastig vinden om een nieuwe werkwijze aan te leren.

Volgens Microsoft is bij de implementaties van nieuwe tooling doorgaans 80% van de inspanningen gericht op mensen en slechts 20% op de technologie. Als je medewerkers niet goed meeneemt in een verandertraject, dan zul je nooit maximaal resultaat behalen. Dat geldt dus ook voor het gebruik van Microsoft Teams.

Verklein risico’s met Microsoft Teams gebruikersadoptie

De Microsoft Teams gebruikersadoptie in je organisatie heeft mogelijk een voorsprong omdat iedereen vanwege corona wel met Teams moest werken. Maar het risico is groot dat zo’n snelle implementatie op de langere termijn juist voor problemen gaat zorgen; omdat je te weinig aandacht hebt besteed aan governance, security én een goede gebruikersadoptie.

Faciliteer medewerkers en neem hindernissen weg

Als je een nieuwe tool als Teams goed wilt uitrollen, dan zijn drie aspecten essentieel:

  1. De tool is geen doel op zich maar ondersteunt het werk van je medewerkers.
  2. Je medewerkers zijn zich bewust van de voordelen van de tool voor henzelf.
  3. Zij beschikken over de kennis en vaardigheden om de tool goed te gebruiken.

Dat betekent enerzijds dat je Teams zodanig inricht dat het je medewerkers optimaal faciliteert; en anderzijds dat je zoveel mogelijk obstakels en vooroordelen bij medewerkers wegneemt.

Voorbeelden van ‘hindernissen’ bij de Microsoft Teams gebruikersadoptie zijn:
  • De toegevoegde waarde van de app ten opzichte van de andere Office 365-tools is niet duidelijk.
  • Mensen zijn bang dat ze met Teams op al hun apparaten altijd en overal bereikbaar moeten zijn.
  • De vele functionaliteiten van Microsoft Teams worden als overweldigend ervaren.
  • Er zijn geen regels en afspraken gecommuniceerd, waardoor iedereen op zijn eigen manier met Teams werkt.

9 Tips voor de Microsoft Teams gebruikersadoptie

Het is belangrijk dat je dit soort obstakels wegneemt in het adoptietraject. Dus hoe pak je dat aan? Hieronder geven we enkele tips die je helpen bij een succesvolle Microsoft Teams gebruikersadoptie.

Tip 1. Kies de juiste functionaliteiten

Richt het platform zo in dat het kan voorzien in de behoeften van je medewerkers en bijdraagt aan je bedrijfsstrategie. Dit betekent keuzes maken in de functionaliteiten en de manier waarop je ze toepast. Doe dit met een team in je organisatie of schakel een externe expert in die je hierover kan adviseren. Maak bij iedere keuze de afweging of en op welke manier de functionaliteit bijdraagt aan je organisatiedoelen.

Tip 2. Ga voor een gefaseerde uitrol

Ga niet alle gekozen functionaliteiten in één keer invoeren; de verandercapaciteit van organisaties en medewerkers is beperkt. Kies voor een gefaseerde uitrol en maak een roadmap met een planning en prioriteiten. Kijk waar quick-wins te behalen zijn. Zo voorkom je dat medewerkers overweldigd raken en te veel in één keer moeten leren.

Tip 3. Maak afspraken voor Microsoft Teams gebruik

Stel duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van Teams, en - minstens zo belangrijk - communiceer deze! Maak bijvoorbeeld afspraken over het aanmaken, inrichten en beheren van teams en kanalen en leg deze vast in een governanceplan. Maak daarnaast binnen een team afspraken over de manier waarop je via Teams gaat communiceren. Houd richtlijnen eenvoudig en gebruiksvriendelijk, anders haken mensen af.

Tip 4. Betrek je medewerkers op tijd

Mensen worden niet graag voor een voldongen feit gesteld. Om medewerkers betrokken en enthousiast te maken, is het belangrijk dat je ze in een vroeg stadium betrekt bij de uitrol. Geef ze inspraak en vraag waar ze behoefte aan hebben. Door met mensen in gesprek te gaan, heb je tevens de kans om op tijd vooroordelen weg te nemen. En vertel ze niet alleen wat de Microsoft Teams voordelen zijn, maar laat het ze zelf ervaren.

Tip 5. Identificeer key-users en early adopters

Key-users en early adopters zijn van belang voor ieder adoptietraject. Stel een klein team van key-users samen met medewerkers die een dwarsdoorsnede vormen van de organisatie. Zo weet je zeker dat je alle belangen en behoeften in je organisatie in beeld hebt. Early adopters kunnen daarnaast andere collega’s enthousiast maken en ze helpen bij het gebruik van Teams.

Tip 6. Bied Microsoft Teams training, begeleiding en ondersteuning

Een adoptietraject kan natuurlijk niet zonder de juiste training, begeleiding en ondersteuning.

Microsoft Teams training

Een Microsoft Teams training is onmisbaar om medewerkers de kennis en vaardigheden bij te brengen om efficiënt en veilig met de app te werken. Ontwikkel daarvoor een trainingsprogramma. Richt de Microsoft Teams training niet alleen op het uitvoeren van taken, maar laat je medewerkers de voordelen van de tool ervaren. Besteed dus voldoende aandacht aan de ‘what’s in it for me’.

Daarnaast is het belangrijk dat de trainingen aansluiten bij de verschillende leerbehoeftes in je organisatie. Is er bijvoorbeeld behoefte aan (online) ‘klassikale’ lessen, e-learning, training on the job of zelfstudie? En organiseer je de training per afdeling of team, organisatiebreed of per niveau?

Begeleiding en ondersteuning

Ter ondersteuning van de Microsoft Teams training kun je extra begeleiding en inloopsessies organiseren op de werkvloer en aanvullend materiaal beschikbaar stellen. Zorg er ook voor dat je helpdesk is voorbereid op vragen van medewerkers.

Binnen Teams kun je bijvoorbeeld een supportsite inrichten met de afspraken en richtlijnen, Microsoft handleidingen van veelgebruikte functionaliteiten en antwoorden op veelgestelde vragen. Voor dat laatste kun je ook gebruikmaken van een chatbot. Zo’n digitale assistent geeft op basis van een automatisch geactualiseerde FAQ-lijst direct antwoord op vragen van werknemers.

Benut vooral ook het gratis online trainingsmateriaal van Microsoft, zoals:

Tip 7. Deel best practices en successen

Adoptie is geen eenmalig maar een continu proces. Deel daarom op gezette tijden best practices, gebruikerstips en succesverhalen. Zo houd je medewerkers betrokken en gemotiveerd en zorg je ervoor dat Microsoft Teams gebruiken steeds gemakkelijker wordt. Laat key-users en ambassadeurs voorbeelden geven van succesvol teamwork en hoe Teams daaraan heeft bijgedragen. Maak deze verhalen zo SMART en concreet mogelijk.

Tip 8. Definieer succescriteria en meet resultaten

Het succes van Microsoft Teams voor je organisatie is pas meetbaar als je (SMART) succescriteria formuleert. Bepaal de KPI’s (Key Performance Indicators) die je wilt verbeteren door gebruik van Microsoft Teams. Denk aan verbeterde databeveiliging, grotere betrokkenheid onder medewerkers, lagere kosten, snellere afhandeling van taken en hogere klanttevredenheid.
Microsoft heeft bovendien een handig rapport om het gebruik van Teams in je organisatie te meten. Dit Microsoft Teams Utilization rapport vind je in een zip-bestand met templates, inclusief handleiding.

Tip 9. Toon betrokkenheid vanuit het management

Een veelgehoord commentaar bij de introductie van nieuwe tooling is dat het management het zelf niet gebruikt. Dus waarom zou je als werknemer dan moeite doen? Zorg er dus voor dat het management team zelf ook met Microsoft Teams werkt en zo het belang ervan uitdraagt. Dan laat je zien dat het gebruik ervan wordt gedragen door de organisatie.

Hopelijk helpen bovenstaande tips je organisatie met een succesvolle Microsoft Teams gebruikersadoptie en het maken van een adoptieplan.

Wil je meer weten over dit onderwerp? Of ben je benieuwd hoe wij je kunnen helpen bij een succesvolle gebruikersadoptie? Neem dan contact met ons op, we maken graag kennis!

 

Microsoft Teams is goed in te zetten als de spil van een digitale werkplek. Om maximaal succes te behalen met zo'n digitale werkplek is een solide basis nodig die aansluit op de strategie van je organisatie. Een fundament waarop je in de toekomst verder kunt bouwen leg je in zeven stappen. In ons gratis whitepaper kun je lezen hoe in je in deze zeven stappen tot een optimale digitale werkplek komt.

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek