leestijd

7 Tips voor succesvolle adoptie van de digitale werkplek

Door Meindert Jan Waardenburg

Veel organisaties zitten midden in een digitale transformatie en gaan gebruikmaken van de digitale werkplek. Je werkplek verplaatst zich naar de cloud, samenwerken wordt gestimuleerd en je kunt werken waar en wanneer je dat wilt. Implementatie van dergelijke nieuwe applicaties vereist nieuwe vaardigheden van je medewerkers. De acceptatie en het gebruik door de eindgebruiker is cruciaal voor het succes van nieuwe digitale tools. Daarom zeven tips voor een succesvolle adoptie van de digitale werkplek! Zo kun je daadwerkelijk vormgeven aan duurzaam samenwerken.

Wat is gebruikersadoptie?

Gebruikersadoptie kunnen we omschrijven als een proces waarin gebruikers met een nieuw systeem leren werken dat uiteindelijk betere resultaten zal opleveren. Verder is het belangrijk om te zorgen dat die nieuwe manier van werken blijft aansluiten bij de veranderende behoeften van je medewerkers. Adoptie van nieuwe technologie vereist een andere werkwijze van de eindgebruiker. Van nature heeft de mens moeite met veranderingen. Daarom is het zo belangrijk om je medewerkers mee te nemen in het implementatieproces van de digitale werkplek. Want succesvol digitaal samenwerken kan alleen als de basis op orde is. 

Lees: 'In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek'

Waarom is adoptie van de digitale werkplek van belang?

Aanschaf en implementatie van nieuwe technologie kost tijd en geld, maar moet uiteindelijk tot betere resultaten leiden. Als organisatie wil je dan ook dat je medewerkers de nieuwe digitale werkplek gaan gebruiken. In de transitie van een oud naar een nieuw systeem is het van belang om je medewerkers goed te begeleiden. Zonder een strategie om de adoptie van de digitale werkplek te bevorderen, kunnen er negatieve consequenties ontstaan:

  • Verlies van rendement van het nieuwe systeem wanneer dit niet of niet juist wordt gebruikt.
  • Een wildgroei aan werkwijzen in de organisatie wanneer een deel van de medewerkers de nieuwe digitale werkplek gebruikt en een ander deel niet.
  • Versnipperde informatie, omdat gegevens niet centraal worden opgeslagen. Er worden meer fouten gemaakt, omdat medewerkers het overzicht verliezen.
  • De informatiebeveiliging is niet optimaal, doordat data is verspreid over meerdere systemen en er geen overzicht is.
  • Ontevreden en minder productieve medewerkers.

Strategieën voor adoptie van de digitale werkplek

Er zijn drie adoptiestrategieën die je kunt gebruiken bij het implementeren van de digitale werkplek:

1. Gebruikersadoptie met een ‘Big Bang’. Vanaf hetzelfde moment gaat iedere medewerker over naar de nieuwe digitale werkplek. Omdat het oude systeem zo snel mogelijk wordt uitgefaseerd, resulteert dit in minder complex beheer, kortere doorlooptijden van het project en minder dubbele kosten. Wanneer je gebruikersvriendelijke software aanschaft die je medewerkers snel onder de knie hebben, dan past de Big Bang strategie. Richt de tool van tevoren goed in en train alle eindgebruikers.

2. Parallelle adoptie van de digitale werkplek. Met deze strategie blijven het oude en nieuwe systeem voor een bepaalde tijd naast elkaar bestaan. Zo kunnen medewerkers wennen aan de nieuwe werkplek. Als ze vastlopen, kunnen ze alsnog hun werk voortzetten in het oude systeem en uitzoeken hoe het wel werkt.

3. Gefaseerde gebruikersadoptie. Je implementeert de nieuwe digitale werkplek per afdeling. Wanneer dat team alle functionaliteiten onder de knie heeft, is een andere afdeling aan de beurt. Stap voor stap gaat je bedrijf georganiseerd over naar de nieuwe digitale werkplek.  

ADKAR-model als hulpmiddel bij organisatieveranderingen

Het ADKAR-model is een goed hulpmiddel om veranderingen in organisaties te realiseren en nieuwe samenwerkingsmethodes te implementeren. Met het doorlopen van onderstaande vijf stappen neem je je medewerkers mee in het waarom en de voordelen van de nieuwe digitale werkplek, help je hen op weg met het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden, monitor je het implementatieproces en stuur je bij waar nodig.

I-Experts blog - duurzaam samenwerken - ADKAR methode


7 tips om adoptie van de digitale werkplek te stimuleren

Er zijn veel manieren om adoptie van de digitale werkplek tot stand te brengen en te versnellen. Het is slim om hiervoor een plan op te stellen. Adoptie van een nieuw systeem valt en staat met de gebruiker, dus de mens moet centraal staan.

1. Betrek je medewerkers vanaf het begin bij het project. Deel je visie op het nieuwe werken. Vraag wat zij nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen en welke functionaliteiten zij missen in de huidige werkwijze. Je kunt hun suggesties meenemen in de keuze voor een tool.

2. Start met een kleine groep representatieve key-users. Dit team bestaat uit medewerkers uit de gehele organisatie. Eindgebruikers hebben namelijk verschillende behoeften voor een digitale werkplek. De key-users zijn nauw betrokken bij de keuze voor de nieuwe software. Betrek hen ook bij het opstellen van je adoptieplan.

3. Stel een roadmap op voor de implementatie. Nu duidelijk is welke behoeften er zijn vanuit de eindgebruikers en welke tool daarop aansluit, kun je een roadmap maken. Hierin staat het verloop van het implementatieproces, welke functionaliteit prioriteit heeft en de tijdslijn. 

4. Communiceer continu over de nieuwe digitale werkplek. Maak de nut en noodzaak van het nieuwe systeem duidelijk, zodat medewerkers ontdekken wat specifiek voor hén de voordelen zullen zijn. Hierdoor neem je weerstand weg. Zorg dat je medewerkers er niet omheen kunnen. Hang posters op, verstuur regelmatig een e-mail met nieuws en tips en organiseer een feestelijke kick-off wanneer de digitale werkplek in gebruik wordt genomen.

5. Zoek ambassadeurs van de digitale werkplek vanuit elke laag en afdeling van de organisatie. Zo zorg je ervoor dat deze kleine groep early adopters een goede afspiegeling is van het bedrijf. Zij vinden de nieuwe technologie interessant en zijn enthousiast. Zet deze medewerkers in als ambassadeurs van de nieuwe tooling. Zij kunnen andere medewerkers overtuigen van het nut van het nieuwe systeem en ze ondersteunen in het gebruik ervan.

6. Train je medewerkers. Om de digitale werkplek te leren kennen en er vertrouwd mee te raken, kun je medewerkers op verschillende manieren ondersteunen. Denk aan klassikale trainingen, maar ook webinars, chatbots en vragenuurtjes helpen je medewerkers verder. Laat iedereen experimenteren met de nieuwe software en stem je trainingen af op de behoeften van je organisatie en eindgebruikers.

7. Deel de eerste ervaringen. Wanneer medewerkers aan de slag gaan met de nieuwe digitale werkplek, ervaren ze al snel enkele voordelen. De onderlinge samenwerking en die met ketenpartners is bijvoorbeeld gemakkelijker en medewerkers zijn minder tijd kwijt aan e-mailen en het zoeken van informatie. Door deze positieve ervaringen te communiceren, maak je ook de achterblijvers enthousiast voor het nieuwe systeem!

Inzichten in gebruikersadoptie

Hoe de adoptie van de digitale werkplek verloopt, kun je meetbaar maken met KPI’s. Veel tools hebben dashboards die inzichten bieden als: hoeveel medewerkers gebruiken de nieuwe werkplek, welke functionaliteiten zijn in gebruik en de veranderingen in gebruik per maand. Andere doelen zijn bijvoorbeeld: het percentage fouten verminderen, het aantal gebruikers die voor de eerste keer inloggen verminderen en een bepaald productiviteitsniveau behalen.

Gebruikersadoptie is een continu proces

Blijf je medewerkers ondersteunen in het gebruik van de digitale werkplek door hen regelmatig tips te geven en een forum te bieden waar ze met hun vragen terechtkunnen. Onderzoek hoe tevreden en productief je medewerkers zijn, nadat de software in gebruik is genomen en handel op de verbeterpunten die daaruit komen.

Daarnaast komen er steeds weer nieuwe functionaliteiten in de digitale werkplek bij die ook interessant zijn voor jouw organisatie. Hierdoor kunnen je medewerkers weer andere behoeften krijgen. Een periodieke sessie met je ambassadeurs is ideaal om te zien waar verbetering mogelijk is.

Het vergt enige inzet, maar het is belangrijk dat de digitale werkplek tijdens de gehele levenscyclus aansluit bij de behoeften van je medewerkers. Dan zul je snel duurzame resultaten zien!

Wil je meer lezen over hoe je digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’. 

Gratis Whitepaper Digitale Werkplek