leestijd

7 Tips om SharePoint optimaal te gebruiken binnen jouw organisatie

Door Meindert Jan Waardenburg

Microsoft SharePoint is een krachtig platform dat uitermate geschikt is voor documentbeheer en kennisdeling, zowel intern als extern. Toch krijgen wij vaak veel vragen omtrent onze SharePoint ervaringen. Vragen als, welke voor- en nadelen heeft SharePoint voor mij? Daarom zet ik hier 7 SharePoint Tips uiteen. Gericht op SharePoint documentbeheer, SharePoint Online website en hoe deze goed te implementeren. Dit kan je helpen beoordelen of SharePoint iets voor jouw bedrijf is.

 

1. SharePoint documentbeheer: werk vanuit één bestand

Wanneer ondernemingen groeien neemt het belang van een duidelijk en robuust documentbeheer toe. Documentbeheer in SharePoint is daarbij een veelgebruikte oplossing.

De oude situatie van gedeelde mappen op servers functioneerde wellicht toen de organisatie nog klein en overzichtelijk was. En werknemers voornamelijk op kantoor werkten. Maar nu zorgt het vaak voor onnodige verwarring. Eerst mailt iemand een kopie naar een collega, waardoor er meerdere versies ontstaan. Als de ontvanger dan ook nog zijn versie download en gaat bewerken, is het overzicht helemaal zoek binnen je organisatie. Je wilt dat iedereen altijd over dezelfde actuele informatie beschikt en efficiënt kan werken.

> Zorg dus dat je altijd vanuit één bestand werkt.

Microsoft SharePoint documentbeheer biedt hiervoor een robuuste oplossing. SharePoint gaat altijd uit van één actueel bestand voor alle gebruikers. Zo blijft er dus ook maar één versie van het bestand in omloop, wat zorgt voor een overzichtelijk documentbeheer. Ook als een gebruiker een document bewerkt, wordt dit real-time bijgehouden voor alle SharePoint gebruikers.

Zo zorg je voor overzichtelijk en efficiënt documentbeheer. Zeker met de wijzigingen bijhouden functie in bijvoorbeeld Microsoft Word, kun je als team dynamisch werken in één bestand. Daarnaast zijn wijzigingen van collega's real-time zichtbaar, wanneer in hetzelfde document wordt gewerkt. Hierdoor wordt gelijktijdig in hetzelfde document werken mogelijk.

 

2. SharePoint documentbeheer: veilig samenwerken

Organisaties staan voor toenemende veiligheidseisen omtrent hun informatiehuishouding. Denk aan de AVG of de BIO. Om aan deze eisen te voldoen, is het zaak dat het documentbeheer centraal is ingericht. Maar dan ben je er nog niet. Niet elke medewerker of klant heeft namelijk toegang tot bepaalde gevoelige informatie nodig. Door een sterk toegangs- en gebruikersrechten beleid te implementeren binnen je documentbeheer, zorg je voor veilige samenwerking.

Microsoft SharePoint is uitermate geschikt om die veilige samenwerking voor documenten te bereiken. Je kunt namelijk de toegankelijkheid tot op document-niveau gemakkelijk op- of afschalen. Implementeer dit op je documentbeheer binnen SharePoint en elke medewerker en klant heeft de juiste rollen en rechten. Centraal en overzichtelijk in te stellen dus. Hierdoor is veilig samenwerken optimaal vormgegeven en zorg je voor een veilige inrichting.

 

3. SharePoint documentbeheer metadata: zoek slim!

Metadata is informatie over data. Denk bijvoorbeeld aan een klantnummer van een klant. Of een auteur van een boek. Als je optimaal wil profiteren van het gemak van SharePoint documentbeheer, is het handig om metadata te koppelen aan je documenten.

Hierdoor kun je namelijk slim zoeken binnen je documenten in SharePoint. Wat van grote meerwaarde is wanneer je over veel bestanden beschikt in verschillende mappen. Metadata koppelen zorgt er dus voor dat medewerkers relevante informatie gemakkelijker kunnen vinden.

 

4. SharePoint Online website: omarm het intern!

Centraal documentbeheer en informatiebeveiliging zijn dus goed geregeld binnen Microsoft SharePoint. Maar een goed vormgegeven SharePoint omgeving, zorgt niet automatisch dat iedereen het omarmt. Velen zijn gewend te werken vanuit netwerkschijven en mailboxen.

Niets is zo lastig als het bereiken van gedragsverandering. Oftewel SharePoint gebruikersadoptie.

Medewerkers raken pas overtuigd van de voordelen van SharePoint wanneer ze die beleven. Eerst zien, dan geloven.

Medewerkers beginnen de werkdag vaak met het openen van het internet. Zorg dus voor een aansprekende en overzichtelijke landingspagina binnen de SharePoint Online omgeving. Deze intranetpagina wordt de start van elke medewerker. Dit is een laagdrempelige manier om SharePoint Online een vast onderdeel van je collega’s werkdag te maken en een belangrijke eerste stap in het omarmen van MS SharePoint door middel van de kennismaking.

Een ander aandachtspunt is het personaliseren van de landingspagina in de SharePoint Online omgeving. Hierdoor laat je namelijk direct de kracht en meerwaarde van SharePoint zien aan je collega’s. Met voor die specifieke gebruiker relevante informatie. Een zeer gewaardeerde mogelijkheid is dat je een lijst kunt genereren met de laatst gewijzigde documenten van een gebruiker. Zodoende kan een gebruiker in één klik weer doorwerken in het document waar hij was gebleven. Dit gemak zorgt er voor dat gebruikers SharePoint snel omarmen.

Daarnaast biedt de SharePoint landingspagina een uitgelezen mogelijkheid voor je interne communicatie. Ontwikkelingen binnen je organisatie, nieuwe regelingen, verjaardagen van collega’s, belangrijke telefoonnummers... Noem maar op, jouw collega’s zijn altijd op een laagdrempelige manier op de hoogte van belangrijke informatie.

Tip: Wil je gebruikers van SharePoint een Windows Verkenner look geven voor hun bestandsbeheer? Zet dan FileExplorer in, deze oplossing sluit naadloos aan op SharePoint en biedt gebruikers extra gemak.

 

5. SharePoint Online website: omarm het extern!

Hoe fijn zou het zijn als SharePoint niet enkel intern geaccepteerd zou zijn, maar ook extern? Dat is geen vanzelfsprekendheid. In een reguliere SharePoint omgeving is er namelijk geen standaard methode om met gebruikers buiten het domein bestanden te delen. Dat is wel te realiseren, maar maatwerk kost veel tijd en onderhoud.

Toch, als zowel interne medewerkers als externe contacten in dezelfde omgeving werken met alle voordelen van het SharePoint documentbeheer zorgt dat voor een veilig overzichtelijk werkproces voor de hele keten.

De toepassing van SharePoint Online is hierin de oplossing.

Met SharePoint Online is het namelijk gemakkelijk om externe gebruikers toegang te geven tot jouw documenten.

Interne gebruikers kunnen namelijk externe gebruikers toegang tot bestanden verschaffen via de SharePoint Online website. Dit doe je door een Microsoft Account te linken aan een zakelijk mailadres.

Ook Guest Links zijn opties om externen te betrekken. Hiermee genereer je Links waarmee je een externe gebruiker lees- of bewerkrechten verschaft. Uiteraard zijn alle rechten aan externen altijd aan te passen of in te trekken. Zeker met de introductie van Microsoft Teams is het extern delen van documenten gemakkelijker geworden. Ook Microsoft Teams maakt hiervoor gebruik van SharePoint.

 

6. SharePoint: denk na over de inrichting voor de implementatiefase

Enkele tips voor het optimale gebruik van SharePoint documentbeheer en de Online SharePoint website zijn nu belicht. Echter, niet onbelangrijk is de weg naar al die fijne gebruikersfuncties toe. Een belangrijk aandachtspunt voordat je aan de gang gaat met SharePoint Online.

Denk goed na over de functies en de structuur voordat je overgaat tot implementatie van SharePoint. Welke SharePoint functies en structuur wil je waarvoor gebruiken?

Wanneer je duidelijk hebt welke behoeften er zijn vanuit de gebruiker en welke tools daarop goed aansluiten kun je een roadmap maken. In de roadmap staat het verloop van het implementatieproces, welke functionaliteit prioriteit heeft en de tijdslijn die daarbij hoort.

De tweede stap voor een juiste implementatie van SharePoint focust zich op de IT governance. Governance richt zich in deze op het gegeven dat alle lagen van de organisatie meegenomen zijn in het besluitvormingsproces, dus van de directie tot klant.

Het dient voor de hele organisatie transparant te zijn welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toebedeelt aan wie. De kwaliteit van het IT besluitvormingsproces is dus key.

Voor meer informatie verwijs ik naar het whitepaper, daarin wordt verder ingegaan op aspecten als informatie architectuur, ontwerp en de daadwerkelijke implementatie van SharePoint.

 

7. SharePoint: organiseer kennissessies na implementatie

Een succesvolle gebruikersadoptie van SharePoint hangt nauw samen met kennisoverdracht naar de nieuwe gebruikers. Na implementatie van SharePoint is het van belang dat de eindgebruikers bij de hand worden genomen. Wat zijn voor hen de voordelen? Hoe maakt het hun werk gemakkelijker en kunnen ze efficiënter maar bovenal prettiger hun werk doen?

SharePoint is een Microsoft applicatie, waarbij het grote voordeel is dat vele (thuis)gebruikers al bekend zijn met de herkenbare vormgeving en aanverwante applicaties uit het Microsoft 365 platform.

Met kennissessies zorg je ervoor dat er extra draagvlak is voor de transitie naar de SharePoint omgeving. De specialisten van I-Experts heeft veel ervaring bij het implementeren en adapteren naar SharePoint. Daarbij zorgen wij voor een implementatie op maat, succesvolle gebruikersadoptie, veilige inrichting en uitrol onder de medewerkers. Waarbij hun succes voorop staat en er draagvlak is voor een nieuw manier van werken.

 

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? We vertellen je er graag meer over tijdens een kennismaking.

Ja, ik wil graag kennismaken